Aujourd’hui, la plupart des entreprises sont concernées par les risques associés à l’utilisation des outils informatiques. Il est communément admis que toute stratégie de sécurité doit regrouper au minimum les cinq « piliers » suivants :
- La sécurité physique, des sites ou des voitures de fonction par exemple
- La sécurité des individus constituants les publics internes et externes de l’entreprise
- La sécurité des données concernant à la fois les données électroniques (fichiers, courriel) que papier ;
- La sécurité des systèmes réseaux qui comprend :
- la protection du système informatique et de son périmètre
- La continuité des Services Informatiques et les plans de reprise d’activité après sinistre
Quels sont les risques associés au domaine de l’impression en réseau ?
Certaines entreprises ont une stratégie de sécurité qui inclut les cinq « piliers » de la sécurité mais peu d’entre elles prennent en compte les informations liées aux impressions « papier » générées par le personnel via le réseau informatique ! Nous parlerons dans ce contexte-ci de « stratégie de sécurisation de l’impression ».
Dans une entreprise, et particulièrement lors de l’utilisation d’une imprimante en réseau (c’est-à-dire partagée et physiquement accessible par plusieurs utilisateurs), un nombre important d’impressions est chaque jour oublié ou n’est pas immédiatement récupéré « sur » l’imprimante concernée, posant ainsi un problème de confidentialité important. En effet, n’importe quel collaborateur ou personne se trouvant sur le site de l’entreprise peut alors avoir accès à un document imprimé sur l’imprimante en réseau, le lire, l’emporter, le détruire ou le copier. Les risques sont multiples et d’autant plus critiques lorsqu’il s’agit de documents financiers, contractuels ou stratégiques.
La tentation de « s’emparer » d’un document laissé sur une imprimante est d’autant plus fort que les personnes ont connaissance de la classification de ces documents en tant que « public » (ouvert à tous), « confidentiel » (accès restreint à certaines personnes) ou « strictement confidentiel » (réservé à un groupe très ciblé) ; ce qui est fréquent dans les entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes.
Quelles sont les solutions disponibles sur le marché et leurs avantages ?
Il existe par exemple des solutions d’impression sécurisées permettant de stopper le document au niveau d’un serveur sécurisé qui sauvegarde temporairement le document jusqu’à ce que son propriétaire s’identifie sur l’imprimante (via par exemple un code, un badge personnel, etc.). Une fois identifié, le document peut être effectivement imprimé. Cette fonctionnalité est également viable pour les imprimantes réseaux, qu’il s’agisse d’imprimantes traditionnelles ou d’imprimantes dites multifonctions (pouvant imprimer, scanner -reproduire- et faxer).
En ce qui concerne l’authentification des utilisateurs, tous les standards de sécurité recommandent la mise en place d’une solution robuste ne reposant pas uniquement sur des mots de passe choisis et maintenus par les utilisateurs, évitant ainsi un accès permanent aux données confidentielles. Les cartes à puces électroniques ou les mots de passe générés automatiquement toutes les minutes voire même le concept de biométrie (reconnaissance des empreintes digitales, de l’iris de l’œil, etc.) peuvent appliquer au domaine de l’impression
Il est aussi possible de contrôler l’utilisation d’imprimantes multifonctions à travers l’accès à leurs fonctionnalités. L’entreprise peut implémenter une politique de sécurité autorisant certains utilisateurs à se servir des fonctions « scan to e-mail » ou « scan to fax » alors que d’autres collaborateurs ne pourront qu’imprimer ou copier des documents. Cette approche, très pragmatique, permet de contrôler le flot de documents imprimés et de définir des profils d’utilisateurs associés à chaque usage. Cette stratégie contribue conjointement à la réduction des coûts d’impression et à la mise en conformité de la politique de sécurité de l’entreprise (protection des données, lois sur les propriétés intellectuelles, etc.).
L’administration de parc, permet également d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation du parc d’impression, et par là même de le sécuriser. Les solutions d’administration fournissent des rapports précis sur les données circulant sur le réseau, y compris les impressions. Depuis une console centrale, l’administrateur créé des rapports déterminant le nombre de documents imprimés par machine, par site ou utilisateur, …..
Les solutions d’impression sécurisées offre également un contrôle des imprimantes sur le plan logistique. Par exemple, elles permettent de détecter une nouvelle imprimante sur le réseau et d’harmoniser la politique de sécurité avec le reste du parc d’imprimantes en place dans l’entreprise. Ce qui permet également de limiter les problèmes de support techniques.
Sources : ITR News
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Comme on peut le voir la mise en œuvre de solutions d’impression sécurisées peut finalement être rentabilisée très rapidement par à la réduction des coûts induite (en papier, toner, maintenance techniques).
Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise
Une entreprise désireuse de se conformer au concept américain du CIA – Confidentiality, Integrity, Availability (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) – mais qui n’inclut pas une stratégie de « sécurisation de l’impression » prend des risques importants. La« sécurisation de l’impression » doit faire partie intégrale de sa stratégie de sécurité globale obéissant aux cinq piliers fondamentaux évoqués plus haut.
Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression***, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.
L’entreprise a désormais la possibilité de déployer des solutions techniques lui permettant de sécuriser ses données, d’administrer l’utilisation des ressources de son parc d’impression de façon proactive et de créer facilement des rapports sur les documents imprimés sur son réseau.
Pour mener à bien une optimisation globale des moyens d’impression, nous avons vu qu’il est nécessaire de procéder, au préalable, à une étude sérieuse, afin d’en tirer tous les avantages en termes d’organisation, de coût et de méthodes. Cette approche est bien entendu également valable pour les ateliers de reprographie.
