ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Les livrables de la prestation d’audit des systèmes d’impression vus par ASSPI

octobre 7th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
oct, 07 2010
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Les livrables qui restitueront l’ensemble de l’étude sont :

  • Le rapport d’audit.
  • Les préconisations.
  • Le plan d’action.
  • La synthèse.

Le rapport d’audit est un rapport détaillé qui présente :

  • Les données exhaustives de l’inventaire, statistiques du parc détaillées et analysées.
  • Les données budgétaires du parc existant et leur analyse.
  • Le compte-rendu des entretiens utilisateurs fournissant de   façon anonyme et exhaustive toutes les réponses obtenues   lors des entretiens et leur analyse.
  • La cartographie de départ du parc par site.
  • Les objectifs de l’optimisation du parc.

Les préconisations sont présentées sous la forme de :

  • Un document général regroupant la politique d’impression, le port folio des équipements et les modes opératoires à  mettre en place.
  • Un document présentant  3 scénarii d’équipement détaillés, constitués  pour chaque cas de la cartographie cible  détaillée avec les règles d’implantation choisies, la simulation financière du parc et l’estimation des économies réalisables.

Le plan d’action détaille les étapes, les objectifs intermédiaires et les moyens nécessaires pour l’optimisation du parc actuel et les règles d’optimisation de tout nouveau parc.

La synthèse est un résumé des 3 documents précédents. Elle présente l’état synthétique du parc actuel, les préconisations générales, la comparaison des 3 scénarii et la feuille de route des actions suivant l’audit préalable.

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Multifonctions pour PME/TPE ?

octobre 4th, 2010 Posted in Spécial PME-TPE
oct, 04 2010
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Laser, couleur et multifonction, voilà le tiercé gagnant des PME et TPE selon les résultats d’une étude menée cet été par Brother et TNS Direct, et intitulée « les usages d’impression des entreprises françaises ». Si, pour des raisons de compacité, l’attrait pour les MFP 3 et 4 en 1 se confirme, la progression de la couleur est indéniable : 64 % des structures interrogées privilégient des périphériques couleur pour assurer leur communication. L’impression monochrome n’est pas pour autant délaissée : 80 % des entreprises y ont recours pour les tirages en grande quantité.

Dans le détail, l’imprimante laser équipe davantage les PME. 63% d’entre elles possédent au moins une solution de ce type contre 38% des TPE. Si le prix d’achat peut expliquer cette différence, il faut également la relier au volume d’impression : le coût à la page étant en moyenne moins élevé avec un périphérique laser, les organisations effectuant d’importants volumes d’impression ont davantage tendance à se tourner vers la technologie laser. Plus l’entreprise est grande, plus elle imprime : 52% des TPE impriment moins de 100 pages par mois. 38% des PME produisent plus de 1 000 pages par mois.

Paradoxalement, si l’aspect tarifaire est primordial pour les entreprises françaises, le coût d’exploitation se révèle relativement peu important. Seulement 7% des TPE et 8% de PME l’ont cité parmi les critères de choix. Viennent ensuite la vitesse d’impression, la qualité d’impression, la typologie (monofonction ou multifonction), l’ergonomie, les services associés (gestion de documents, processus métiers, garanties, maintenance, installation).

Si, avant l’effondrement du marché en 2009, le discours adopté visait les spécifications techniques, désormais il est question d’usages et de services associés. Désormais, les enjeux économiques et énergétiques soulèvent des questions de fond : optimisation des coûts, maîtrise de l’empreinte carbone, gestion documentaire, etc. ».

Source : enquête Brother

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Notre approche de l’optimisation de vos systèmes d’impression.

septembre 30th, 2010 Posted in ASSPI, Optimisation des outils d'impression
sept, 30 2010
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Le projet est mené en 3 étapes :

  • Le recensement de l’existant et des besoins
  • Les préconisations techniques et organisationnelles
  • L’accompagnement au changement

La collaboration entre les équipes internes et le consultant externe permet de partager : vous avez la culture de votre organisation et une expérience interne, nous sommes en contact avec le monde extérieur, nous sommes force de proposition grâce à notre expertise et nous nous adaptons à la situation particulière de votre organisation. Ainsi, chaque étape fait l’objet de communications et d’échanges pour garantir que les livrables sont en phase avec vos attentes et vos priorités particulières.

Le projet a des objectifs à priori qui servent de guide à l’étude (économies, développement durable, organisation…). Ils devront être précisés après l’analyse de la situation pour être réalistes et que chacun puisse se les approprier. Nos préconisations vous proposerons 3 scénarii basés sur des objectifs d’économies et de développement durable et de confort des utilisateurs : ambitieux (le plus économique), confortable (le mieux équipé) et modéré (compromis entre économies et confort d’utilisation).

L’audit documentaire peut conduire à une réorganisation globale des pratiques d’impression. L’accompagnement au changement conditionne la réussite du projet d’optimisation du parc de systèmes d’impression. Il s’agit de s’assurer de la mise en œuvre effective des nouveaux outils, des nouvelles pratiques et de leur appropriation par chacun des agents. Ceci nécessite explications et informations. La participation des collaborateurs est le facteur clé de la réussite du projet.

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Optimiser ses outils d’impression

septembre 21st, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
sept, 21 2010
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Optimiser ses outils d’impression qu’est-ce que ça veut dire concrètement ?

Pour de nombreux consultants, c’est réduire les coûts liés à ces outils. Il s’agit effectivement d’une motivation importante. Mais, pour cet aspect financier très important, je considère qu’il s’agit d’abord d’identifier ces coûts (évidents, cachés, diffus…). Cette étape ne doit surtout pas être négligée car les résultats obtenus détermineront directement la pertinence des préconisations et des économies.

Optimiser les outils, c’est forcément adapter ces outils à vos besoins.  Il s’agit, ici, de l’aspect technologique. Cela ne passe pas obligatoirement par un changement de matériels. Dans certains cas, il s’agit de former les utilisateurs aux fonctionnalités utiles des machines en place. Dans d’autres cas, il s’agit effectivement de trouver l’outil qui répondra aux besoins (recto-verso, vitesse, volumes mensuels, couleur, chargeur de documents, scan…) et qui sera économique auprès d’un fournisseur qui propose un service adéquat (inutile de payer un service d’intervention sur site en 2 heures les yeux de la tête quand on imprime 200 pages par mois (10 par jour !!!).

Enfin, optimiser les outils d’impression, c’est apprendre à s’en servir uniquement à bon escient. Un utilisateur formé aux bonnes pratiques d’impression génèrera des économies, une meilleure productivité et une meilleure gestion documentaire. Ces pratiques doivent être économes en encre et en papier, mais aussi rapides et efficaces.

Un consultant qui vous accompagne dans votre optimisation au travers de ces 3 aspects peut vous garantir un niveau de résultats avec un % d’économies contractuel. Les autres se contenteront de vous promettre des économies à n’importe quel prix (la plus grande économie que vous puissiez faire dans ce domaine est de ne plus imprimer du tout !!!!! Est-ce souhaitable ?).

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Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

septembre 17th, 2010 Posted in ASSPI, Spécial PME-TPE
sept, 17 2010
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Vous vous dites sûrement :

  • Je n’ai qu’une imprimante.
  • Je n’imprime pas beaucoup.
  • Je fais déjà attention à ne pas trop imprimer.
  • Je vais choisir mon imprimante moi-même.
  • Mon fournisseur me conseille déjà et gratuitement.

Mais finalement…

  • Vous n’avez jamais le temps de vous en occuper.
  • Vous vous perdez dans tous les modèles proposés et ne savez pas vraiment ce qui va être important dans votre utilisation professionnelle.
  • Vous ne savez pas vraiment combien vous coûtent vos documents papier mais vous savez qu’à chaque fois que vous devez acheter des cartouches d’encre vous pestez sur le prix et le peu de temps qu’elles durent.
  • Vous vous demandez dans quel intérêt votre fournisseur vous conseille.
  • Vous savez que votre matériel peut faire du recto-verso mais vous ne savez pas comment.

Le consultant vous accompagne

  • Il vous écoute et définit avec vous la façon dont vous souhaitez imprimer (besoins et souhaits).
  • Il vous préconise le (ou les) matériel(s) qui y répondra en toute objectivité puisqu’il n’est pas intéressé à la vente de telle ou telle machine.
  • Il vous accompagne pour mettre en place de nouvelles pratiques d’impression, plus performantes, plus économes, plus durables.
  • Il vous forme pour que vous utilisiez toutes les fonctions utiles de vos outils d’impression.
  • Rémunéré au résultat, il est votre partenaire et travaille à votre intérêt commun en toute indépendance.

Rencontrons-nous …

Isabelle Obiols

Consultante en systèmes d’impression

Tél. : 06 81 02 89 74

iobiols@asspi.fr

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Réduction des coûts : anticrise des PME

septembre 15th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression, Spécial PME-TPE
sept, 15 2010
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Plus de 89% des entreprises ont mis en place fin 2009 une démarche d’optimisation des coûts. Tel est le résultat d’une étude réalisée en novembre 2009 par le cabinet Costalis auprès de 150 PME /PMI. Leurs principales motivations: améliorer la rentabilité de l’entreprise (67%), générer de la trésorerie supplémentaire (52%) ou encore faire face à un contexte économique morose (48%).

La volonté d’optimiser les coûts a d’ailleurs connu une accélération car, la crise aidant, les entreprises ont été plus nombreuses en 2009 (+88 points, par rapport à l’enquête 2008) à réaliser des économies en moins d’un an.

Autre constat de l’étude: en 2009, les entreprises ont multiplié les axes d’économies alors qu’elles avaient tendance, en 2008, à privilégier une seule piste d’action. Ainsi, les principaux leviers d’économies ont été l’optimisation des frais de fonctionnement, c’est-à-dire des achats hors production (72%), la recherche de subvention et l’obtention de crédits d’impôts (43%), puis l’optimisation des frais financiers-créances crédits bancaires (40%).

78 % des entreprises interrogées considèrent que les économies générées par des mesures prises en interne pourraient être largement améliorées en faisant appel à un prestataire extérieur, spécialiste des sujets concernés.

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Le marché de l’impression : des chiffres édifiants

septembre 13th, 2010 Posted in Divers
sept, 13 2010
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Les chiffres d’IDC sont tombés : avec 29 millions d’unités vendues dans le monde, le secteur des solutions d’impression a connu une croissance de 20 % au second trimestre en comparaison de la même période en 2009. En terme de revenus, le marché affiche + 14 % avec un total de 13,3 milliards de dollars. La multiplication des matériels d’impression est incroyable quand on sait que la centralisation est une source d’économie et de productivité. On peut se demander dans l’intérêt de qui les constructeurs  promettent à leur clients d’optimiser leurs parcs…

Le cabinet d’étude relève que, pour la première fois, dans le segment des multifonctions, les modèles monochromes font mieux que les modèles couleurs, respectivement + 39,7 % et + 33%. Le petit rayon de soleil de ses statistiques, la couleur ne serait plus indispensable…

Avec 66% de part de marché, la technologie jet d’encre domine le secteur. Elle progresse de 14 % avec 19 millions d’unités vendues dont 78% de MFP. Pour sa part, le laser connait  la croissance la plus élevée avec + 35% (9 millions d’unités vendues). Les modèles monochromes représentent 83 % du segment laser, les modèles couleurs, 17 %. En matière de consommables, le jet d’encre coûte entre 2 et 3  fois plus cher que le laser d’où la promotion que certains fournisseurs font de cette technologie. Rationnellement, excepté pour le haut de gamme qui ne concerne que les professionnels de la PAO, le jet d’encre devrait disparaître…

Le marché américain confirme sa reprise avec une progression de 14,4 % par rapport au deuxième trimestre 2009 (6,6 millions d’unités vendues) alors que l’Europe de l’Ouest renoue avec la croissance avec + 12,3 % (5,6 millions d’unités vendues). Pour la même période, la région CEMA enregistre une progression de 23,1% (3,4 millions d’unités vendues). En tête, la région Asie Pacifique atteint les + 31,8 % (7,9 millions d’unités vendues) tandis que, bon dernier, le Japon se contente d’un + 1,4 % (1,6 millions d’unités vendues).

Source : Printnews

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Quelques chiffres, vos avis



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Le secteur public optimise ses impressions

septembre 9th, 2010 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
sept, 09 2010
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Ce secteur est traditionnellement considéré comme le grand consommateur de papier. Au travers de directives ministérielles (Décembre 2008), la volonté d’optimiser les impressions est affichée et transformée en plan d’actions concrètes. Un exemple à suivre…

Objectifs cibles pour 2010 :

  1. Suppression des imprimantes à jet d’encre.
  2. Non-remplacement de 80 % des imprimantes individuelles.
  3. Développement des copieurs multifonctions.
  4. 100 % des cartouches laser ayant des caractéristiques équivalentes à celles de l’écolabel français (NF Environnement).
  5. 100 % des cartouches d’impression usagées reprises par les prestataires ou par des structures d’insertion des personnes éloignées de l’emploi ou employant une majorité de personnes handicapées.

Moyens d’action

  1. Communication sur les bonnes pratiques et les exemples : incitations à l’impression utile.
  2. Réglage en recto-verso par défaut des matériels d’impression.
  3. Développement de l’implantation d’appareils multifonctions en substitution aux imprimantes locales.
  4. Formation des agents à leur utilisation et au travail dématérialisé (constitution de dossiers, classement et archivage entièrement dématérialisés).
  5. Mise en réseau des copieurs et imprimantes pour diminuer la consommation et leur nombre avec une exemplarité forte à porter par la hiérarchie.
  6. Restriction du nombre d’imprimantes individuelles par le non-remplacement des imprimantes usagées.
  7. Recours à la dématérialisation.

Simple mais efficace…

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Quelques chiffres, vos avis…

septembre 7th, 2010 Posted in Divers
sept, 07 2010
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En cette rentrée, je vous propose quelques statistiques sur le secteur du document imprimé. Les chiffres étant traditionnellement source d’interprétation en fonction de chacun, je vous invite à nous faire partager vos avis…

200 milliards, c’est le nombre de pages imprimées en France avec une croissance de 3% par an (-4% pour le noir et blanc et +22%  pour la couleur).
Source : Gartner Group

32 milliards, c’est le nombre de pages imprimées qui sont oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture soit l’équivalent de 400 millions d’euros.
Source : SNESSI

40%, c’est la hausse de la consommation de papier liée à l’irruption du mail.
Source : l’entreprise.com – Cabinet Pricewaterhouse Coopers

Les flux de documents dans les entreprises pourraient être multipliés par cinq, voire dix, à l’horizon 2015.
Source : IDC (International Data Center)

80, c’est le nombre de pages d’information qu’un col blanc reçoit chaque jour en 2008, il en recevait 9 en 1975.                           Source : SNESSI

18 milliards d’euros, c’est environ ce que les entreprises françaises ont dépensé en 2008 dans l’impression.
Source : CEBR étude de janvier 09

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Pourquoi une politique d’impression ?

août 26th, 2010 Posted in Optimisation des outils d'impression
août, 26 2010
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Envisager une politique d’impression consiste principalement
à optimiser les coûts et rationaliser la gestion des flux de documents.

Les solutions dépassent donc l’achat ou la location de machines pour intégrer des préoccupations telles que la gestion des volumes,  la proximité de la production papier, les changements de méthodes de travail, le développement durable…

Les objectifs d’une politique d’impression peuvent être rassemblés autour de deux pôles que sont les coûts (directs et indirects) et les fonctionnalités.

Les attentes des directions informatiques et services généraux :

  • Optimisation des coûts directs : Avec une gestion des coûts par utilisateur, par service, par page… prenant en compte le coût d’acquisition, de consommables et de services…
  • Optimisation des coûts indirects : coût de la facturation des consommables, coût de la maintenance, coûts de la surface utilisée par les machines, coût du temps consacré par les utilisateurs dans la production de documents…

De leur coté les principales attentes des utilisateurs portent sur :

  • La disponibilité et la fiabilité des machines
  • La confidentialité des documents
  • La proximité d’utilisation…

Le retour sur investissement d’une nouvelle politique d’impression se calcule généralement aujourd’hui à partir de l’indicateur du coût par page et  à partir du gain de temps de production « papier » des utilisateurs.

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