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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

La lecture à l’écran, oui mais…

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Tout d’abord, nous sommes habitués à lire sur papier. On a ainsi acquis des réflexes de lecture qui sont difficilement transposables lors de la lecture sur écran. Ensuite, nos caractéristiques physiologiques ne nous permettent pas de lire sur écran comme sur papier.

Déchiffrer les caractères et les assembler est en général plus lent et plus fatiguant sur écran. La lecture sur écran serait plus lente de 25% comparativement à la lecture papier.
De plus, une lecture prolongée ou répétée sur écran est susceptible d’entraîner des problèmes de fatigue visuelle, dus en grande partie à une sollicitation importante de l’œil.

La sensation de confort visuel et les conditions de vision optimale dépendent étroitement de la répartition des contrastes des luminances et la compréhension dépend directement de la forme du texte. On doit donc optimiser les caractéristiques des informations afin d’en faciliter la lecture :

  • Pour améliorer la vitesse de perception et le confort visuel, on doit optimiser les couleurs employées. On peut dire que le contraste positif (fond clair / caractères sombres) est plus adéquat que le contraste négatif (fond sombre / caractères clairs). Ainsi, la sensation de confort visuel est en grande partie déterminée par le contraste des mots avec le fond.
  • La lisibilité dépend de paramètres propres aux caractères :  taille des caractères affichés, espacement des lettres, espacement des mots et des lignes, typographie. Il faut notamment mettre en valeur les informations importantes, les mots clés en utilisant des enrichissements typographiques tels que le gras ou l’italique (prendre en compte que le style italique est moins lisible qu’un style classique), en jouant sur les tailles de caractères. Il convient d’écrire en minuscules plutôt qu’en majuscules (les mots écrits en lettres minuscules sont plus faciles à lire que ceux écrits en lettres capitales). On peut toutefois se permettre d’écrire en majuscules pour des informations brèves (intitulé d’un bouton, titre de page, titre de rubrique, etc.).
  • La structure même du document doit être adaptée à ce média. Il est conseillé de fournir un sommaire pour les textes longs. Il convient de diviser visuellement le texte en parties (titres et sous-titres). On divisera également le texte en  unités de sens (une idée par paragraphe car on part du principe que les lecteurs ne lisent pas les paragraphes en entier mais cherchent l’idée principale). La voix active permet également d’améliorer la compréhension du texte.

Faciliter la lecture d’informations à l’écran, c’est donc à la fois travailler sur la facilité de perception et sur la facilité de compréhension du contenu. Ces notions sont relativement prises en compte pour les informations consultables sur le web. Elles le sont moins pour les documents internes des entreprises, par exemple…

Une charte d’impression

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Comme le montrent quelques études sur le sujet, la sensibilisation de chacun au niveau individuel progresse et les pratiques éco responsables à la maison s’étendent. Mais au bureau, c’est autre chose…Il faut donc poursuivre l’évangélisation, multiplier et diversifier les actions et communications.

En matière d’impression, les pratiques commencent à évoluer mais très lentement (encore 28 pages par jour par salarié !). Un des moyens de diminuer vos impressions et de mettre en place une charte d’impression. Elle permet d’établir clairement et simplement les pratiques que vous désirez mettre en place dans votre unité.

Voici quelques exemples de recommandations que vous pouvez mettre en pratique  :

  1. Recommander l’échange électronique des travaux collaboratifs sans recourir à l’impression.
  2. Transmettre les lettres d’information, notes de service ou autres par courriel ou par l’intranet.
  3. Limiter le nombre de pages dans les documents produits, quitte à faire des références à d’autres documents électroniques, à proposer des synthèses imprimables, isolées du document intégral.
  4. Réduire le tirage des documents au strict nécessaire : autant de documents que de stagiaires ou de participants à la réunion, pas d’exemplaires supplémentaires « au cas où ».
  5. Prévoir l’envoi de cartes de voeux en format électronique : c’est d’actualité

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Les PME et les marchés publics

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L’accès à la commande publique est un formidable accélérateur de croissance pour les PME françaises. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont  35% sont attribués aux PME.

Depuis 2002, le gouvernement français s’est résolument engagé en faveur de l’accès des PME aux marchés publics : nouveau Code des marchés publics 2006, rapport Stoléru… Le décret relatif à la définition des PME en ce qui concerne la commande publique a été publié au Journal officiel du 4 mars 2009 : il s’agit des entreprises « qui occupent moins de 250 personnes et dont le chiffre d’affaires annuel n’excède pas 50 millions d’euros ou dont le total du bilan annuel n’excède pas 43 millions d’euros ».

Dans les mesures en faveur des PME, il faut noter que le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration. Bonne nouvelle, pour les entreprises récemment créées mais aussi pour celles qui n’ont travaillé qu’avec le privé jusque là. Une deuxième mesure concerne l’allotissement en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes, les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises. A défaut l’administration pourra devoir justifier pourquoi l’allotissement n’est pas la bonne solution.

Les trois difficultés majeures qui font que les PME hésitent encore à se lancer dans les marchés publics :

  • le manque d’information et de connaissances des offres, la difficulté à trouver l’information, à se faire référencer
  • la complexité et le formalisme de la procédure de réponse
  • le manque de trésorerie des TPE et PME

De nombreuses PME ne répondent pas à ces appels d’offre sous le prétexte : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

Pour les PME, accéder à ce potentiel de chiffre d’affaire, cela nécessite  de bien comprendre les mécanismes du code des marchés publics qui fixe les règles entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs, mais aussi les actions et les éléments de l’offre qui vont favoriser la réussite.

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1ère bonne résolution 2011 : j’imprime le moins possible

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En cette période de bonnes résolutions, je vous propose de modifier notre relation au document écrit.

Le développement d’internet et le recours généralisé à l’informatique au bureau permettent aujourd’hui de communiquer et d’échanger en ligne.
Bien utilisés, le courrier électronique, internet ou l’intranet, permettent de réduire de 10 à 30% sa consommation de papier au bureau.

Au delà de l’impression économique (recto-verso, mode brouillon, papier recyclé, cartouches d’encre génériques…), moins d’impressions est un objectif facilement atteignable dès lors que l’on adopte quelques réflexes :

  • Lire ses mails à l’écran, les classer et les taguer pour une recherche efficace
  • Favoriser la mise en place de formulaires de demande en ligne et remplir à l’écran tout formulaire de gestion interne (demande de fournitures, demandes de congés…)
  • Développer l’utilisation de mails en interne pour l’annonce de réunions et les communications ciblées (newsletter interne…)
  • Stocker les documents en ligne pour économiser de l’espace physique et permettre une recherche plus efficace (par client, année, étude…)
  • Penser « économie de papier » et solliciter la collaboration de ses collègues et employés à ne pas imprimer ses emails ou les documents qui peuvent y être attachés
  • Utiliser un ordinateur lors des réunions avec envoi préalable aux parties prenantes des documents de travail nécessaires
  • Répondre à une invitation sans imprimer la convocation ni la confirmation
  • Utiliser un vidéoprojecteur pour animer une réunion plutôt que d’imprimer
  • Éviter de distribuer des documents imprimés aux participants d’une réunion ou d' »une formation (envoi par mail, mise à disposition sur intranet, dans répertoire partagé, clés USB…) ou en diminuer le nombre
  • Développer une page intranet donnant accès aux éco-gestes à appliquer au bureau, une rubrique questions-réponses et un contact.

Avec un peu de pratique et une méthodologie de classement adaptée, vous constaterez une baisse significative de vos impressions mais aussi une plus grande accessibilité aux documents et informations.

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Nouveautés 2011 : Ateliers réponse aux appels d’offre publics

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Tout au long de 2010, dans le cadre de mes activités de consultant expert en systèmes d’impression,  j’ai rencontré des personnes d’horizons très divers : petites et moyennes entreprises privées des secteurs de l’ assurance, des prestations informatiques, du BTP…, petits établissements publics, collectivités territoriales, ministères. Au fil de ces rencontres, au vu de mes expériences et compétences en matière de marchés publics, on m’a régulièrement sollicitée pour accompagner soit l’administration dans la rédaction de son dossier de consultation, soit l’entreprise dans ses réponses aux appels d’offre.

Je vous ai présenté les prestations d’accompagnement des administrations dans l’article L’accompagnement dans la passation d’un marché de fourniture de systèmes d’impression.

Je souhaite apporter mon aide aux entreprises qui, comme moi, sont persuadées qu’il ne s’agit pas d’être juriste, ni d’être une multinationale pour emporter des marchés publics. Aussi, j’ai décidé en 2011 d’étendre l’offre de services de ASSPI et de vous proposer des ateliers pratiques, destinés à construire vos réponses aux appels d’offres publics (Ile de France uniquement). Découvrez le programme et les modalités dans la fiche pratique Ateliers réponse aux appels d’offre publics

Cordialement,

Isabelle OBIOLS

Une excellente année 2011

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ASSPI vous présente ses meilleurs vœux pour cette nouvelle année.

Un peu de détente en cette fin d’année…

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Je vous propose cette grille de mots cachés jouable en ligne. Il vous suffit de cliquer et de maintenir pour surligner le mot trouvé.

Souhaitant que vous prendrez plaisir à ce petit jeu qui ne s’éloigne pourtant pas de nos préoccupations communes.

Mes impressions

La réduction des coûts d’impression

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Les employés français impriment toujours autant : entre 4 et 52 pages par jour selon le secteur d’activité. Cette consommation de documents papier représente entre 1 et 3% du budget de l’entreprise chaque année, ce qui pour un grand compte, peut représenter plusieurs dizaines de millions d’euros par an. A la décharge des employés, il faut dire que pendant longtemps, le sujet n’a pas intéressé grand monde dans l’entreprise. Les services généraux s’occupaient de l’achat ou de la location du parc de copieurs et les achats de consommables informatiques et le service informatique gérait la mise en réseau des machines et les achats d’imprimantes. Personne ne se souciait vraiment du coût réel des impressions.

Mais avec les différentes crises, les entreprises ont commencé à chercher des sources d’économie et elles se sont aperçues qu’en rationalisant leur parc de machines et en modifiant les habitudes des utilisateurs elles pouvaient réduire jusqu’à 30% de leurs coûts d’impression. Par ailleurs, la sensibilisation aux problématiques écologiques pousse les entreprises à essayer d’être plus vertueuses dans leurs usages. Pour y parvenir, il convient cependant de respecter certaines étapes :

  • L’audit : diagnostic précis et exhaustif des impressions (matériels, coûts, usages…)
  • La politique d’impression : pratiques, règles d’implantation, règles de gestion…
  • L’accompagnement des utilisateurs : pour les bonnes pratiques d’impression mais aussi les règles d’équipement et la gestion documentaire

La réduction des coûts d’impression est possible pour tous les types d’entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages. On peut estimer par ailleurs que le mouvement va s’accélérer car outre l’impératif économique voire écologique d’imprimer moins, les entreprises disposent de plus en plus d’outils pour les accompagner. D’abord les solutions de gestion d’impression mais aussi, plus globalement, les solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et permettent de diminuer la circulation des documents papier. Enfin, l’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes que l’on peut transporter facilement et qui fournissent un bon confort de lecture va sans doute contribuer à accélérer ce cercle vertueux.

Le projet peut être mené en interne, mais le plus souvent l’entreprise ne dispose pas des compétences ou du temps nécessaire pour un diagnostic efficace. Elle peut alors se tourner vers un intervenant extérieur. Qui sont-ils ?

Certaines SSII à la recherche de chiffres d’affaires proposent des prestations de réduction des coûts d’impression menées par un ingénieur réseau, un spécialiste systèmes. Ces sociétés cherchent à vendre des journées d’ingénieurs, des solutions logicielles pour dématérialiser mais ne peuvent pas vraiment vous accompagner dans votre optimisation. D’ailleurs si vous leur demandez d’optimiser les impressions dans leurs relations avec vous (synthèse des rapports de 10 pages maxi séparées du document principal, nombre limité de versions papier…), vous serez surpris de leurs réponses.La dématérialisation complète de vos documents est très tentante (100% d’économie sur le budget impression) mais, même en période de noël, il faut admettre une fois pour toutes que ça ne marche pas et qu’il faut passer par des étapes intermédiaires pour qu’un projet de dématérialisation soit efficace.

Les constructeurs ou distributeurs d’imprimantes et multifonctions vous proposent tous l’étude de votre parc. Et pour cause…Nous en avons déjà parlé dans Mon fournisseur propose d’auditer mon parc.

Certains cabinets de chasseurs de coûts proposent l’étude du budget impression mais leurs spécialités sont plutôt les flottes de voitures, la téléphonie ou la fiscalité. Ils traitent les impressions comme n’importe quel budget (réduction drastiques sans accompagnement et sans adaptation à vos spécificités), méconnaissent les acteurs du marché et les contrats, n’atteignent pas les % d’économies annoncés mais vous promettent de se rattraper sur vos autres postes d’achats.

Les cabinets de conseil spécialisés vous proposent de vraies prestations spécialisées. Leurs équipes sont le plus souvent issues du monde de la bureautique (constructeur ou distributeurs de multifonctions) ou de l’imprimante. Leurs compétences spécifiques leur permettent de s’engager sur un % d’économie et d’être rémunérés aux résultats.

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Pas de politique d’impression ni de services associés sans système d’authentification efficace. Le choix de solutions reste large mais peu d’innovations viennent bouleverser le secteur. Konica Minolta, pionnier de la reconnaissance biométrique avec des systèmes capables, par exemple, d’identifier le faisceau veineux d’un doigt, vient toutefois de présenter lors du salon Info to doc des multifonctions protégés par la technologie BAN (Body Area Network ou réseau corporel de communication).

Le procédé utilise le corps humain comme support de communication, au lieu de câbles ou d’ondes radio, pour transmettre au multifonction les informations contenue dans un badge d’entreprise. Il suffit de toucher la machine pour accéder à un processus ou libérer une impression, et, dans tous les cas, activer la traçabilité sur laquelle repose sécurité et comptabilité. Une première dans le domaine de l’impression. Développée en partenariat avec Dai Nippon Printing, la solution devrait se généraliser sur les gammes Konica et tenter d’autres fabricants.

Mettre à profit l’électricité statique produite à la surface du corps humain n’est cependant pas tout à fait nouveau. Déjà sollicités dans la surveillance et de la prise en charge à distance de la santé des patients, les réseaux BAN fournissent des informations en temps réel quel que soit l’endroit où se trouve une personne disposant d’une antenne miniaturisée et intégrée aux vêtements ou dans des objets du type montre ou badge.

Source : printnews

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La dématérialisation des appels d’offre a déjà fortement diminué les volumes de papier liés aux achats publics. Je propose d’aller un peu plus loin grâce à quelques précisions que vous pouvez apporter dans votre règlement de consultation :

  • Précisez dans les modalités de réponse à l’appel d’offre le nombre de pages maximum requis pour chaque type de document à remettre.
  • Précisez le nombre d’exemplaires papier de l’offre à remettre en demandant à ce qu’elles soient recto-verso et que l’offre soit également remise sous format électronique (CD-Rom).

S’il s’agit d’un travail de consultant où des rapports d’études sont à remettre,vous pouvez préciser dans votre cahier des clauses techniques particulières :

  • Demandez un résumé-synthèse systématique de 10 pages maximum, séparé du corps du rapport.
  • Dans la mesure du possible,  précisez aussi le nombre de pages maximum du rapport principal.
  • Demandez que des exemplaires papiers recto-verso soient remis par le prestataire en nombre exact par rapport aux besoins.
  • Demandez également une version électronique des rapports.

Enfin, si le prestataire doit travailler dans vos sites, assurez-vous qu’il connaisse les bonnes pratiques en matière d’économies de papier et ne fasse pas exploser vos compteurs.

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