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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Et vous qu’imprimez-vous ?

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La dernière enquête OKI  a touché 1740 répondants à travers 16 pays européens et parmi eux, 240 utilisateurs en France. Ce sont les résultats des entreprises françaises qui sont synthétisés ci-dessous.

Il ressort de cette étude baptisée « Et vous, qu’imprimez-vous ? » que près d’un utilisateur sur cinq n’utilise quasiment jamais la fonctionnalité recto/verso. Pourtant, 36,1% des entreprises possèdent des imprimantes capables d’imprimer en recto-verso, et donc les capacités de véritablement réduire la consommation de papier. Seuls 22% du personnel utilisent ‘toujours’ cette fonction, et 58,2% l’utilisent ’souvent’. Ils sont par contre près de 20% (18,7% ‘rarement’ et 1,1% ‘jamais’) à ne pas ou très peu utiliser l’impression sur les deux côtés de la feuille.

« Autant l’impression couleur est souvent utilisée de manière inutile, et de fait inutilement coûteuse pour l’entreprise et pour l’environnement, autant la fonction recto-verso est en revanche trop rarement utilisée, alors qu’elle constitue une source incontestable de réduction des coûts », explique Gérard Bouhanna, Directeur Général OKI Printing  Solutions.

Côté couleur, 98,4% des utilisateurs en entreprise ont accès à une imprimante couleur au sein de leur groupe de travail : si 28,3% l’utilisent ‘toujours’, et 52,6% ’souvent’, ils sont près de 20% à ne jamais l’utiliser.

Autre point soulevé par l’étude : les politiques d’impression mises en place dans de nombreuses entreprises sont souvent ignorées ou peu connues au sein des organisations, et de fait rarement appliquées. Ainsi,64,5% des personnes interrogées pensent qu’il n’existe pas de règles internes dans ce domaine, et 7,6 % avouent n’en avoir aucune idée. Seules 27,9% des personnes interrogées savent qu’il existe des règles internes relatives à l’impression, pour le recto-verso ou la couleur par exemple.

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Les petites entreprises face aux marchés publics

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Quand on essaie de toucher les tout petites entreprises (professions libérales, artisans…), soit ils connaissent à peine, soit ils sont persuadés que ce n’est pas pour eux. Or, il y a foultitude de marchés qui leur correspond ! que ce soit des marchés d’entretien, de nettoyage… des marchés sans publicité (car en dessous de 4000 euros) ou autre, il y a près de 20% des dépenses publiques qui passent « hors marchés publics classiques » et sur lesquels beaucoup peuvent répondre !

En ces temps de relance, la commande publique peut être un levier de développement non négligeable pour les PME. Aujourd’hui, elle représente un total de 130 milliards d’euros par an en France, dont seuls 35% sont attribués aux PME.

Le BTP en est le premier fournisseur avec près de 45% de la commande publique ! Pourtant, peu de TPE et PME du bâtiment exploitent ces opportunités et seulement 1% de celles qui soumissionnent y répondent par voie numérique.

Selon MEDE (Mission pour les Echanges Dématérialisés), partenaire de la FFB, « c’est le manque de formation et d’information sur cet enjeu – et probablement le manque de pratique – qui constitue le principal frein à une mise en œuvre accrue de ces nouvelles procédures ».

Les appels d’offres sont beaucoup plus accessibles qu’on ne veut bien le croire généralement.
On entend souvent : « Nous n’avons pas la taille suffisante ». En fait la taille des entreprises fournisseurs est rarement le critère prépondérant d’achat, tant que le fournisseur démontre sa capacité à réaliser, pour un prix raisonnable (pas forcément le moins cher), et surtout démontre qu’elle peut faire mieux que ses concurrents.

De manière spécifique pour les marchés publics, on entend également souvent : « Les administrations ne donnent pas de chances aux TPE-PME. » En 2007, 14% de la commande publique a été affectée aux P.M.E, soit environ une dizaine de milliards d’Euros. Certes avec 14%, il y a encore de la marge de progression, et tant mieux pour nos P.M.E.
2 conseils pratiques (liste non exhaustive) pour les T.P.E :

  • Postuler surtout sur des « petits » marchés, la crédibilité est en effet plus facile à démontrer. Il existe une catégorie de marchés publics correspondant très bien à ce critère : les fameux « MAPA » (Marchés A Procédures Adaptées). Au dessous des seuils de 133 000  € HT pour l’Etat et 206 000 €  HT pour les collectivités locales, les marchés de travaux peuvent être passés selon une Procédure Adaptée (Article 26 du Code des Marchés Publics). Les Marchés à procédure adaptée se distinguent aussi par l’allègement des pièces à fournir.
  • S’associer avec des entreprises plus grandes pour attaquer des marchés plus ambitieux.

En conclusion, le contexte politico-légal n’est pas le frein premier pour les TPE-PME, il serait même plutôt un élément favorable. La question fondamentale devient alors : Comment ces entreprises peuvent gagner davantage d’appels d’offres ?

Il existe 3 leviers primordiaux :

  • Ce qu’elle va entreprendre avec l’entreprise acheteuse avant la sortie du cahier des charges.
  • Comment elle va concevoir sa proposition technique et commerciale : Disposer d’un bon produit ou service à un prix raisonnable n’est pas en général suffisant pour être le mieux placé.
  • Les actions que le fournisseur mettra en œuvre à l’issue de sa remise de proposition.

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Le rôle déterminant de l’impression sécurisée dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise

Une entreprise désireuse de se conformer au concept américain du CIA – Confidentiality, Integrity, Availability (Confidentialité, Intégrité, Disponibilité) – mais qui n’inclut pas une stratégie de « sécurisation de l’impression » prend des risques importants. La« sécurisation de l’impression » doit faire partie intégrale de sa stratégie de sécurité globale obéissant aux cinq piliers fondamentaux évoqués plus haut.

Cette stratégie permet donc à l’entreprise d’atteindre différents objectifs : réduction des coûts d’impression, augmentation du niveau de sécurité, amélioration notable de la productivité des employés, maintien de la confidentialité des données et donc application des lois en vigueur, et enfin diminution des coûts de support technique.

L’entreprise a désormais la possibilité de déployer des solutions techniques lui permettant de sécuriser ses données, d’administrer l’utilisation des ressources de son parc d’impression de façon pro active et de créer facilement des rapports sur les documents imprimés sur son réseau.
La stratégie de sécurité du domaine de l’impression joue donc un rôle important dans la stratégie globale de sécurité de l’entreprise.

Source ITRNews.com

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Impressions sécurisées

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Certaines entreprises ont une stratégie de sécurité qui inclut les cinq « piliers » de la sécurité mais peu d’entre elles prennent en compte les informations liées aux impressions « papier » générées par le personnel via le réseau informatique !

Dans une entreprise, et particulièrement lors de l’utilisation d’une imprimante en réseau (c’est-à-dire partagée et physiquement accessible par plusieurs utilisateurs), un nombre important d’impressions est chaque jour oublié ou n’est pas immédiatement récupéré « sur » l’imprimante concernée, posant ainsi un problème de confidentialité important. En effet, n’importe quel collaborateur ou personne se trouvant sur le site de l’entreprise peut alors avoir accès à un document imprimé sur l’imprimante en réseau, le lire, l’emporter, le détruire ou le copier. Les risques sont multiples et d’autant plus critiques lorsqu’il s’agit de documents financiers, contractuels ou stratégiques.
La tentation de « s’emparer » d’un document laissé sur une imprimante est d’autant plus fort que les personnes ont connaissance de la classification de ces documents en tant que « public » (ouvert à tous), « confidentiel » (accès restreint à certaines personnes) ou « strictement confidentiel » (réservé à un groupe très ciblé) ; ce qui est fréquent dans les entreprises de taille moyenne et dans les grands groupes.

Les lois sur la protection des données sont strictes et sont également valables pour les données imprimées sur les imprimantes de l’entreprise.

Il existe par exemple des solutions d’impression sécurisées permettant de stopper le document au niveau d’un serveur sécurisé qui sauvegarde temporairement le document jusqu’à ce que son propriétaire s’identifie sur l’imprimante (via par exemple un code, un badge personnel, etc.). Une fois identifié, le document peut être effectivement imprimé. Cette fonctionnalité est également viable pour les imprimantes réseaux, qu’ils s’agissent d’imprimantes traditionnelles ou d’imprimantes dites multifonctions (pouvant imprimer, scanner -reproduire- et faxer).

En ce qui concerne l’authentification des utilisateurs, tous les standards de sécurité recommandent la mise en place d’une solution robuste ne reposant pas uniquement sur des mots de passe choisis et maintenus par les utilisateurs, évitant ainsi un accès permanent aux données confidentielles. Les cartes à puces électroniques ou les mots de passe générés automatiquement toutes les minutes voire même le concept de biométrie (reconnaissance des empreintes digitales, de l’iris de l’œil, etc.) peuvent appliquer au domaine de l’impression

Il est aussi possible de contrôler l’utilisation d’imprimantes multifonctions à travers l’accès à leurs fonctionnalités. L’entreprise peut implémenter une politique de sécurité autorisant certains utilisateurs à se servir des fonctions « scan to e-mail* »(numériser pour créer un e-mail) ou « scan to fax** » (numériser pour créer une télécopie) alors que d’autres collaborateurs ne pourront qu’imprimer ou copier des documents. Cette approche, très pragmatique, permet de contrôler le flot de documents imprimés et de définir des profils d’utilisateurs associés à chaque usage. Cette stratégie contribue conjointement à la réduction des coûts d’impression et  à la mise en conformité de la politique de sécurité de l’entreprise (protection des données, lois sur les propriétés intellectuelles, etc.).

L’administration de parc, permet également d’obtenir une vue d’ensemble de l’utilisation du parc d’impression, et par là même de le sécuriser. Les solutions d’administration fournissent des rapports précis  sur les données circulant sur le réseau, y compris les impressions et répondent ainsi  aux exigences des standards ISO 17799 ou PCI (Payment Card Industry). Depuis une console centrale, l’administrateur créé des rapports déterminant le nombre de documents imprimés par machine, par site ou utilisateur, …..

Les solutions d’impression sécurisées offre également un contrôle des imprimantes sur le plan logistique. Par exemple, elles permettent de détecter une nouvelle imprimante sur le réseau et d’harmoniser la politique de sécurité avec le reste du parc d’imprimantes en place dans l’entreprise. Ce qui permet également de limiter les problèmes de support technique.

Comme on peut le voir la mise en œuvre de solutions d’impression sécurisées  peut finalement être rentabilisée très rapidement par à la réduction des coûts induite (en papier, toner, maintenance techniques).

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Auditer pour rationaliser

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Ce n’est un secret pour personne, l’impression est le parent pauvre de l’informatique. Reléguée au rang des périphériques, elle représente pourtant le poste de dépense où le gâchis est le plus évident. Et en ce sens, celui qui se prête le mieux à la rationalisation. Surtout dans un contexte de réduction des coûts. Et pour s’attaquer à cette rationalisation, nombre d’entreprises n’hésitent plus à s’en remettre à un tiers. Soit le constructeur lui-même, soit une société de conseil. La prestation consiste à auditer le parc existant, à le reconfigurer et en proposer une location, généralement sous la forme d’un coup à la page.

Les besoins : réorganiser le parc et éviter l’obsolescence

Mais la refonte d’un parc d’impression n’est pas une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic, comme un déménagement, uns restructuration, une insatisfaction…

Le choix : S’engager sur un niveau de service

Cette prestation de service peut prendre ici deux visages. Soit l’entreprise dissocie les phases de conseil et de réalisation en faisant appel pour la première à un prestataire indépendant, et pour la seconde à un constructeur. Soit elle s’en remet à ce dernier pour les deux opérations.

Le déploiement : fixer le nombre et la place des machines

Mais comment bien disposer les machines ? Autrement dit, comment trouver le bon équilibre entre la centralisation des impressions (sur des systèmes multifonctions) et la distance à parcourir par les utilisateurs pour récupérer leurs éditions ?

Les gains : une transparence des consommations

Première satisfaction exprimée par les bénéficiaires des services d’impression : les économies engendrées. Cette réduction va de paire avec une meilleure transparence (suivis des consommations, des volumes, reportings techniques et financiers…).

Les écueils : la résistance des utilisateurs

La réorganisation du parc engendre un bouleversement des habitudes auprès des utilisateurs. La résistance qui en résulte peut faire achoppé le projet si elle n’est pas prise en compte.

Source : 01 informatique

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La France, l’Espagne et l’Italie n’ont pas ménagé leurs efforts afin d’améliorer l’accès des TPE/PME aux marchés publics entre 2005 et 2008, et la Commission Européenne constate à ce titre que contrairement à d’autres pays, la part des TPE/PME sur le total des attributions de marchés publics a augmenté durant cette même période.

La Commission Européenne a également procédé à l’analyse de candidatures ayant abouti à l’attribution de marchés publics. Il en résulte que les procédures spécifiques n’a pas géné les chances de succès des TPE/PME.

L’étude démontre aussi que les TPE/PME remportent plus de marchés publics, lorsque les prestations sont divisées en lots.

Le rapport souligne un certain nombre de points relatifs aux techniques procédurales pouvant être utilisées par les acheteurs publics afin de faciliter l’accès des TPE/PME aux marchés publics tels que :

  • « Simplifier les procédures d’appel d’offres en permettant la présentation de documents administratifs uniquement lorsque l’offre a été pré-sélectionnée ou sélectionnée » ;
  • « Améliorer la qualité de l’information des candidats potentiels au regard des marchés publics disponibles à travers différents canaux de communication » ;
  • « Renforcer le dialogue entre les PME et les acheteurs grâce à des réunions en face-à-face » ;
  • « Communiquer aux soumissionnaires non retenus les motifs de rejet de leurs offres afin de les aider à comprendre comment ils peuvent présenter une meilleure offre dans le futur« .

Lors de la présentation de « la loi sur les petites entreprises » pour l’Europe, le président de la Commission Européenne, Monsieur José Manuel Barroso, avait déclaré dans un communiqué de presse du 25 juin 2008 que l’objectif de cette « loi » consistait notamment à alléger les formalités administratives, accroître la réactivité des administrations publiques, lutter contre les retards de paiement, améliorer l’accès des PME aux marchés publics.

En conclusion, rappelons que l’une des priorités stratégiques de la Commission pour 2011 est de moderniser les règles européennes en matière de passation des marchés publics.
D’ores et déjà des mesures favorables, très concrètes ont été prises en France depuis le nouveau code des marchés publics 2006 :

  • En premier lieu, le manque de références n’est plus une cause de rejet pour l’administration, bonne nouvelle pour les entreprises récemment créées.
  • Une deuxième mesure concerne le respect des allotissements en cas de marché à multiples entrées. En d’autres termes les marchés doivent être le plus possible « saucissonnés » en lots distincts, permettant des commandes plus petites et donc plus accessibles aux plus petites entreprises.

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Les livrables de l’audit

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Comment mesurer la qualité d’une prestation intellectuelle tel que l’audit quel que soit son objet ? Comment évaluer les ressources mises en œuvre, les méthodes employées, les résultats obtenus par rapport avec le coût de la prestation ? Tous ces éléments peuvent être mesurés de façon plus concrète qu’une impression, un sentiment grâce aux livrables. Il n’est bien entendu pas question d’une mesure au poids : encore que certains cabinets vous distillent une telle quantité de lieux communs et circonvolutions presque littéraires qu’on peut se demander s’ils ne cherchent pas à justifier leur prix par le poids de leur rapport.

Ces livrables doivent être le reflet le plus exact possible des opérations d’audit et de la situation auditée. Pour ce faire, nous pensons qu’il est pertinent de définir 2 types de livrables :

  • les livrables d’avancée : rapports d’avancée des opérations (planning inventaire, indicateurs du type % d’utilisateurs interrogés…), comptes-rendus de réunion, validation intermédiaire des données…
  • les livrables finaux : rapport d’audit qui présente l’état précis et exhaustif de la situation étudiée, préconisations générales et particulières (Exemples : politique d’impression et scenarii d’équipement) et  synthèse qui est l’outil d’aide à la décision.

Au-delà de leur contenu particulier, les critères qui vous permettront d’apprécier la qualité de l’ensemble de la prestation sont :

  • l’exhaustivité des documents et des informations
  • la compréhension et reformulation du contexte, des objectifs et des enjeux.
  • la pertinence des indicateurs mis en place
  • la pertinence et la pérennité des préconisations
  • la qualité rédactionnelle
  • la lisibilité et la simplicité

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Innovations technologiques dans le monde de l’impression

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Côté innovation, l’heure n’est plus aux grands bouleversements comme a pu l’être le passage du noir & blanc à la couleur. Aujourd’hui, les technologies d’impression sont techniquement abouties, notamment en termes de rendu et de qualité d’impression, et surtout en fiabilité. En matière d’innovation technique, il faut s’attendre dorénavant plus à des ajustements technologiques qu’à des révolutions.

Désormais, les constructeurs concentrent leurs efforts de R&D sur le développement de services et de solutions d’aide à la productivité. C’est la convivialité dans l’utilisation du matériel qui est la priorité des constructeurs. Cela passe par des panneaux de configuration en couleur, la possibilité pour l’utilisateur de créer ses propres boutons sur la machine pour bénéficier de tâches répétitives automatisées… L’utilisateur crée son propre environnement ce qui lui permet d’être plus productif.

L’innovation technologique n’est cependant pas totalement absente, même dans une technologie aussi aboutie que l’impression laser. Ainsi, la dernière génération des matériels laser HP est équipée de la technologie de fusion instantanée permettant de réduire leur empreinte environnementale en diminuant leur consommation énergétique de moitié. Chez Brother, c’est l’arrivée sur le
marché en novembre dernier de la nouvelle gamme de matériels laser couleur à LED qui rend le prix des matériels d’impression
couleur encore plus accessible.

Les avancées technologiques dans le domaine du jet d’encre vont également dans le sens d’une plus grande accessibilité de la couleur pour les petites entreprises. Les imprimantes jet d’encre grand public ont un prix d’acquisition peu élevé, en revanche elles se révèlent coûteuses à l’utilisation en raison du prix des consommables. On leur reproche également leur vitesse d’impression pas assez rapide dans le cadre d’une utilisation professionnelle. Deux constructeurs, Epson avec les imprimantes micro piezo lancées il y a un an et HP avec la nouvelle gamme Office Jet Pro lancée fin 2009, ont réussi la synthèse technologique de deux savoir-faire pour développer des imprimantes jet d’encre de nouvelle génération permettant de proposer le meilleur du jet d’encre pour un usage professionnel.

Aujourd’hui, la prise en compte des attentes environnementales des utilisateurs est devenue un nouvel axe de recherche et d’innovation pour les constructeurs. Actuellement, les recherches s’orientent vers la réduction de l’empreinte carbone, la réduction du bruit et de la consommation.

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Le marché de l’impression a souffert. En 2009, il a même frôlé un recul de 25 % au niveau mondial. En France, la baisse n’a été que de 10 % en volume et de 6,8 % en valeur, des chiffres qui recouvrent des disparités selon les catégories de machines. Une contraction du marché qui se traduit par un renforcement de la concurrence entre les marques qui sont près d’une vingtaine sur le marché européen.
Cette morosité du marché s’explique en grande partie par l’impact de la crise économique. L’année 2009 a été marquée par le report des décisions d’investissement dans les entreprises et, plus globalement, par la réduction des dépenses. Par contre, la bonne nouvelle est que les entreprises ont continué à imprimer. Les ventes de toners et de cartouches d’encre ont même enregistré
une légère progression en volume. Le recul des ventes de matériels d’impression a aussi d’autres causes plus structurelles. En fait,
depuis 2006, les ventes ont reculé de près de 17 %, traduisant une remise en cause des habitudes d’impression liée à la montée en puissance de la dématérialisation et de préoccupations à la fois économiques et écologiques.

Si la recherche d’économies de coût a été accentuée par la crise, elle est désormais omniprésente et installée pour durer. Aujourd’hui, la demande est de plus en plus forte pour des solutions de gestion de l’impression. Les solutions de coût à la page, initialement développées pour gérer les parcs de machines dans les grandes entreprises, sont aujourd’hui également demandées par les PME.

La chasse au gaspillage est lancée. Quand on sait que l’impact environnemental d’une imprimante est dû à 70 % à l’impression de pages de mauvaise qualité ou non utilisées et qu’environ 16 % des pages imprimées sont jetées avant d’être lues, il y a là un gisement d’économie autour duquel les constructeurs développent solutions et conseils. Cela va de la proposition d’une méthodologie pour réduire le nombre de pages gaspillées, notamment en installant l’impression recto verso en standard sur leurs matériels, jusqu’à la mise en place de solutions de maîtrise de l’impression avec, par exemple, la possibilité d’autorisation par badge des impressions.

Les offres de services de coût à la page développées depuis peu par les fabricants à l’intention des petites entreprises se veulent simples et faciles d’accès. Ce sont généralement des contrats forfaitaires incluant matériel, consommables, maintenance et, éventuellement, le financement.

Une autre tendance, révélée depuis quelques années et qui se confirme, est la progression du parc des matériels d’impression en couleur allant de pair avec le développement des ventes de multifonctions. Dans le contexte plutôt morose qu’a connu le marché des matériels d’impression l’année dernière, ces multifonctions (MFP) constituent la seule catégorie à avoir continué à progresser.

Dans les entreprises, la tendance est à passer directement de l’imprimante laser monochrome à un équipement MFP couleur, en sautant l’étape intermédiaire de l’imprimante laser couleur. Ce succès des MFP tient d’abord à l’apport de leurs multiples fonctionnalités, mais aussi parce qu’ils s’inscrivent dans la logique de rationalisation des coûts que recherchent aujourd’hui les utilisateurs.

Sur ces préoccupations économiques se greffent aujourd’hui des préoccupations environnementales. 32 milliards de pages imprimées sont oubliées sur l’imprimante ou jetées avant lecture, soit l’équivalent de 400 millions d’euros sans compter les effets sur l’environnement. Le souci de l’environnement est une tendance qui va s’accentuer en 2010 et qui constitue un véritable vecteur de développement pour les MFP en A4.

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Réduction des frais généraux : mode d’emploi

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Quand faut-il agir ? En pleine croissance, il convient plutôt de maîtriser la croissance des frais généraux, en baisse d’activité, il est trop tard. Il faut donc agir quand tout va bien, lors de réflexions sur l’organisation de l’entreprise, ses objectifs et les moyens de les atteindre. C’est donc l’occasion d’un plan d’action en matière de frais généraux.

Par quoi commencer ? Un plan de réduction des frais généraux doit commencer par une analyse des masses financières
concernées. La comptabilité ne permet généralement pas d’obtenir directement cette information. Il faut donc recombiner les données et les analyser.

Quels leviers d’action ? La baisse des prix par la négociation, la maîtrise de la consommation, la modification des spécifications pour les produits ou services, le choix entre « faire » et « faire faire », l’organisation des achats.

Qui va s’en charger ? Le recours à un prestataire externe peut apporter à l’entreprise une solution pour l’optimisation de ces frais généraux. La première caractéristique de ces cabinets est d’être tout simplement disponibles pourse pencher sur les dossiers.  La deuxième est qu’il est plus facile pour le Directeur Général de confier cette mission à un cabinet externe plutôt que de demander
aux collaborateurs, en plus de leur quotidien, d’assurer la mission ingrate d’éplucher les factures…

Comment mesurer le résultat ? La performance achats est généralement mesurée par la baisse des charges, l’augmentation moindre des coûts. Les indicateurs portent sur: décisions de non achat (meilleure utilisation des moyens existants), les différences entre budget N et N-1, les différences entre prix de marché et prix obtenus, les remises sur achats, le nombre de fournisseurs et les modes d’achats. Pour les frais généraux, la notion de satisfaction du client interne est importante. L’une des difficultés généralement rencontrée est que la performance ne se mesure pas seulement en terme de productivité mais aussi en terme de qualité et de suivi, difficiles à quantifier.

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