Même si les clés de la réussite d’un audit des systèmes d’impression sont multiples, LA clé de la réussite et de la pérennité de l’optimisation est détenue par les utilisateurs.
Ils sont indispensables à l’établissement d’une image précise du parc et des usages. Chacun d’eux connaît parfaitement son environnement d’impression proche. Ces visions agglomérées et compilées donnent le diagnostic initial. Si leur parole est contrainte, mal comprise, pas entendue, déformée… l’image sera floue, déformée, fausse.
Lors de nos interventions sur les sites pour réaliser les inventaires ou animer les groupes d’entretiens avec les utilisateurs, très souvent, nous sommes confrontés à la méfiance, à l’inquiétude, à l’incompréhension des utilisateurs. Ces réactions sont d’autant plus légitimes qu’ils découvrent la démarche de l’audit par notre présence et ce que nous leur en disons. Bien sûr, une fois que nous avons expliqué les objectifs du projet, la démarche qui consiste à venir voir sur place, à écouter les avis, la parole se libère et les réactions sont plus détendues. Mais, il restera toujours quelque chose d’un peu négatif attaché à cet audit à cause de cette première impression : avez-vous entendu parler des 20 premières secondes qui constituent notre seule et unique chance de produire une bonne première impression ?
Bien sûr, l’audit sera tout de même réussi et le projet pourra tout de même atteindre ses objectifs mais l’énergie dépensée nécessaire pour « rattraper » ce premier faux pas aurait probablement pu être employée à des perspectives plus étendues.
La communication avant même toute opération liée à l’audit est donc indispensable. Elle est simple et peu coûteuse à mettre en place. Elle est porteuse du futur engagement des utilisateurs dans les changements qui les attendent.
Nous verrons dans notre prochain article comment les utilisateurs détiennent également la clé de la réussite de la mise en œuvre de l’optimisation.
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