L’audit a souvent mauvaise presse. Il est souvent perçu comme un outil de contrôle (de flicage ?) et ses résultats ne sont pas toujours opérationnels.
Pourtant, dans notre domaine, s’il est bien mené et que la communication des objectifs et des résultats est assurée, il s’avère être un outil très efficace. Vous me direz que cela fait beaucoup de conditions.
Il est vrai que la communication est primordiale. La mauvaise perception qu’ont les utilisateurs de l’audit provient le plus souvent d’une absence totale de communication en amont et d’une incompréhension entre les auditeurs et les audités. Ainsi, sans aucune communication préalable aux opérations d’inventaire physique, les auditeurs s’entendent systématiquement dire : « Vous venez pour me retirer mon imprimante » et le dialogue s’arrête très vite, surtout si l’auditeur répond qu’il est là pour rationaliser les systèmes d’impression. Alors que si les personnes sont informées des objectifs de l’audit et du déroulement des opérations, elles sont plus ouvertes à la discussion, essaient d’expliquer pourquoi leur imprimante est importante et grâce à ce dialogue, l’auditeur apprendra des informations précieuses sur les usages et les besoins. De plus, s’il prend la peine d’expliquer la teneur du projet (objectifs, nouvelles fonctionnalités possibles, gains pour l’utilisateur,…), il désamorce déjà une partie des oppositions. Cette communication préalable est souvent négligée car l’urgence qui règne quasiment toujours sur ces projets amène les décideurs à penser qu’elle n’est pas indispensable et qu’elle constitue une perte de temps, un retard au démarrage. Pourtant, même s’il est vrai qu’elle fera « perdre » quelques jours avant de pouvoir démarrer les opérations sur le terrain, elle sera source de gains considérables en termes de recueil d’informations et d’adhésion à la future politique d’impression.
Dans le même esprit, ne pas communiquer sur les résultats de l’audit, engendra inévitablement des incompréhensions et des oppositions lors de la mise en place de la politique d’impression. Par exemple, certains utilisateurs n’auront pas compris qu’il s’agit d’une politique globale, appliquée à l’ensemble de l’organisation et chercheront à obtenir des « dérogations ». cela engendrera des pertes de temps, des conflits et amènera parfois à devoir accepter ces dérives qui ne pourront que se multiplier et faire échouer le projet (en termes financiers bien sûr mais également en terme de fonctionnement)
Quant à bien mener l’audit, 2 points nous paraissent incontournables : les aspects quantitatifs du parc sont essentiels mais non suffisants, l’évaluation des coûts indirects doit être modérée et prudente.
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