Après le Big Bang, je vous propose de nous intéresser au changement par vagues.
Il s’agit toujours d’optimiser le parc et d’arriver à la mise en place d’un schéma cible « idéal ». Mais, cette fois, le parti pris est celui de la progressivité.
Le projet sera mené par vagues successives. Le découpage peut être fait :
- en fonction des dates d’échéance des contrats de copieurs. Le parc est découpé en zones d’impression et dès que le copieur d’une zone arrive à échéance, la zone est optimisée par mise en place des matériels préconisés et suppression des matériels existants.
- en fonction de projets annexes. L’optimisation peut suivre les phases du déploiement d’une nouvelle infrastructure informatique, d’une réorganisation de locaux…
- en fonction d’un plan de progression destiné à accompagner l’organisation dans ce changement. Dans un 1er temps, les imprimantes individuelles dans un même bureau sont remplacées par des imprimantes réseau dans le bureau et les copieurs sont remplacés par des multifonctions dimensionnés pour absorber les volumes à venir. Dans un second temps, les imprimantes en réseau qui impriment de faibles volumes sont supprimées et les utilisateurs formés et accompagnés pour l’utilisation du multifonction centralisé. Dans un dernier temps, les imprimantes (à l’exception de celles des VIP et de celles qui répondent à des besoins spécifiques) sont totalement supprimées. Une autre progression peut être définie service par service (un service est choisi comme champion de l’optimisation, il est le premier à être équipé d’un parc optimisé et sert de modèle aux autres qui suivent par vagues).
Cette méthode permet de ne pas payer de pénalités de résiliation. Elle permet de prendre le temps de la formation et de la communication autour du projet, assurant ainsi l’adhésion des collaborateurs. Elle limite les risques puisque des solutions de repli sont toujours possibles le temps de résoudre le « couac » éventuel.
Elle est très souvent choisie pour mener les projets d’optimisation. Cependant, elle a aussi ses inconvénients. Le maintien, même provisoire, de matériels individuels freine certains utilisateurs dans leur apprentissage de bonnes pratiques d’impression. Les économies espérées ne seront pleinement réalisées qu’à la fin du processus qui peut être assez long. L’équipe projet interne devra gérer plusieurs prestataires en même temps dont certains qui comprendront très vite que leur parc est mourant et ne seront donc pas forcément très coopératifs. La finalité du projet peut être remise en cause par des évènements imprévus (déménagements, restructuration, changement de direction…).
Comment choisir entre Big Bang et changement par vagues ? La taille du parc est déterminante : il est évident qu’un parc de plus de 1000 matériels ne pourra pas être optimisé selon la méthode du Big Bang (plusieurs Big Bang successifs sont cependant possibles, par site par exemple). Les échéances du parc de copieurs influeront également le choix: si le parc fait déjà l’objet d’un seul et unique contrat le Big Bang est à étudier, si les échéances s’étalent sur plus de 18 mois, les vagues successives seront moins coûteuses.Enfin, les objectifs prioritaires du projet seront à considérer : la réduction rapide des coûts amènera certainement à envisager une démarche de Big Bang alors que la réduction des volumes imprimés nécessitera l’évangélisation des utilisateurs, la mise en place de solutions logicielles…et donc une démarche par vagues. D’autres critères entrent également en compte (hétérogénéité du parc existant, maturité du projet, constitution des équipes internes…). Chaque cas est particulier mais, dans tous les cas, la question du choix entre Big Bang et changement par vagues doit être posée dès le début du projet et tranchée suite à l’analyse de la situation et non à un à priori.
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