ASSPI

Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Mobilité et impression

juin 25th, 2012 Posted in Divers
juin, 25 2012
Ajouter un commentaire »

Les études se succèdent pour souligner l’accélération de l’usage des terminaux mobiles en entreprise. Une tendance dont les implications sont nombreuses. Pas seulement en raison de la façon dont est distribuée, partagée, consommée l’information, avec toutes les perspectives de changement d’organisation et de gouvernance que cela entraîne, mais également à cause du poids que le numérique fait peser sur la mutation du document.

Une main d’œuvre mobile

Une enquête réalisée fin 2011 par Lyra research auprès d’organisations composées de 200 employés établissait que 178 de ces collaborateurs utilisaient un smartphone pour des appels liés à leurs activités professionnelles, et que 115 d’entre eux envoyaient leurs e-mails et exploitaient des applications à partir du même terminal. Plus récemment, Forrester souligne que près d’un quart des appareils utilisés sur le lieu de travail sont des terminaux mobiles et non des PC, tandis qu’un tiers des cadres utilise au moins trois terminaux pour se connecter au système informatique de leur entreprise. D’après le rapport Mobile workforce d’iPass, les travailleurs mobiles sont 91% à utiliser un smartphone pour leurs activités et 44% d’entre eux possèdent une tablette. Et, selon une étude de l’Economist Intelligence Unit, les bureaux seront encore plus virtuels d’ici 2020, avec une majorité d’employés travaillant plus depuis la maison qu’au bureau. On pourrait multiplier les exemples qui confirment la mobilité de la main d’œuvre et les besoins d’impression qui en découlent.

Imprimer là où on est

La perspective de pouvoir imprimer là où on est et non plus là où se trouve l’imprimante séduit plus d’un collaborateur. Le cloud printing et l’impression à la demande sont deux composantes sur lesquelles peut s’appuyer une stratégie d’impression mobile, avec des infrastructures déjà en place, une faible consommation de bande passante et une couverture du sans fil satisfaisante. Pas d’efficacité si les solutions proposées ne sont pas simples à utiliser. Il appartient aux fabricants et aux prestataires spécialisés d’étoffer leurs offres et de fournir à l’utilisateur final des solutions réellement limpides à mettre en œuvre.

Source : Printnews

A lire aussi

Les discrètes évolution des systèmes d’impression

Documents numériques et consommation de papier

Enquête Riposte Verte sur la gestion du papier

, , , , ,
Dossier complet

Les ateliers intégrés d’impression (suite)

juin 21st, 2012 Posted in Divers, Marchés Publics
juin, 21 2012
Ajouter un commentaire »

Pour mener à bien une optimisation globale des moyens d’impression, nous avons vu qu’il est nécessaire de procéder, au préalable, à une étude sérieuse, afin d’en tirer tous les avantages en termes d’organisation, de coût et de méthodes. Cette approche est bien entendu également valable pour les ateliers de reprographie.
La dispersion des moyens techniques est toujours une cause d’augmentation des coûts de revient au sein d’une même administration. Elle constitue aussi souvent une gêne sur les plans de la fonctionnalité et de la productivité. Elle est due à la multiplication des sites géographiques ou à des unités considérées comme autonomes au sein de tel ou tel établissement.
Le développement rapide et prodigieux des technologies, l’arrivée massive de l’informatique dans tous les secteurs de la chaîne graphique et de ses filières de production, constituent une nécessité (et sans doute une chance) de modifier les comportements.
Les fabricants de matériels ont en effet privilégié la mise au point d’outils destinés au traitement de gros volumes, produits avec une grande qualité d’impression dans le cadre d’une productivité élevée et permettant un abaissement des coûts. Cette observation vaut aussi bien pour la couleur que pour le monochrome.

La mutualisation des moyens peut revêtir un aspect plus ou moins important.

  • Au sein d’un même établissement sur un même site ou sur des sites éclatés : il s’agit souvent d’ateliers dédiés à des services ou directions qui au regard de leurs missions réclament une certaine autonomie, mais qui pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre.
  • Entre des ateliers appartenant à des établissements autonomes d’une même administration dans un périmètre géographique restreint : comme précédemment, ces ateliers pour pouvoir bénéficier des avancées technologiques et réduire leurs coûts ont choisi de partager un outil commun tout en maintenant une gestion propre. Ils sont liés entre eux par le biais de conventions qui fixent la part de chacun dans la répartition des dépenses au prorata de leurs productions.
  • Entre des établissements autonomes d’une même administration qui ont fusionné l’ensemble de leurs moyens au sein d’une seule unité de production : chacun de ces établissements rencontrant de grandes difficultés pour conserver un atelier, ils ont décidé de fusionner l’ensemble de leurs moyens (locaux, matériels et ressources humaines) au sein d’un seul atelier géré en commun.

A lire aussi

Les moyens d’impression dans les organisations publiques

Les ateliers intégrés d’impression

Pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

, , , , , , , , , ,
Dossier complet

Gestion de parc ou administration de parc ?

juin 18th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression
juin, 18 2012
Ajouter un commentaire »

La gestion et la maîtrise des parcs informatiques et donc des parcs d’impression sont devenues des impératifs techniques et économiques. Ainsi, les responsables informatiques doivent de plus en plus être des gestionnaires.

L’administration de parc va permettre à l’administrateur d’effectuer le suivi technique de son parc informatique et d’administrer les ressources informatiques de son entreprise.

Quelles fonctionnalités recouvrent l’administration de parc d’impression?

  • Inventaire du matériel
  • Inventaire des logiciels
  • Gestion des licences
  • Déploiement des logiciels
  • Configuration des postes
  • Gestion des alertes
  • Intégration
  • Outils de reporting
  • Contrôle à distance
  • Documentation

Les outils existant permettent aux entreprises de définir l’administration de toutes leurs ressources d’impression en fonction des règles de l’entreprise, à partir d’une console centrale.

Et la gestion de parc…

La gestion de parc, c’est le suivi en temps réel du patrimoine technique, informatique ou non de l’entreprise. Elle offre une vision globale de l’état, du suivi et des coûts des appareils utilisés dans l’entreprise et notamment des imprimantes et des copieurs. Il s’agit non seulement de recenser les différents types de machines présentes dans l’entreprise, leur nombre, leur localisation et les logiciels qui y sont installés mais de connaître aussi l’année de fabrication et d’acquisition de ces matériels et logiciels, le nom des fournisseurs, les consommables nécessaires…

La gestion de parc est une fonction à la fois administrative et technique : elle apporte une connaissance patrimoniale de son parc et offre une vision technique étendue, une vision financière et administrative.

Elle va ainsi constituer le pivot autour duquel peuvent s’articuler l’assistance aux utilisateurs ou Help Desk, la maintenance, la gestion des budgets…

L’administration de parc fonctionne plutôt comme le bilan du parc (supervision et diagnostic ponctuel du parc) alors que la gestion de parc serait plutôt le compte de résultat du parc avec un suivi permanent des actions (reporting, tracking…). C’est un peu la « comptabilité » du système d’information.

A lire aussi

Pilotage du parc de systèmes d’impression

Le reporting des activités de votre parc d’outils d’impression

Définition du comité de pilotage

, , , , , , , , ,
Dossier complet

Les moyens d’impression dans les organisations publiques

juin 7th, 2012 Posted in Marchés Publics, Optimisation des outils d'impression
juin, 07 2012
Ajouter un commentaire »

Les dépenses affectées au traitement du document imprimé (équipements techniques individuels, en libre service ou de production, ressources humaines, consommables, papier, gestion, etc…) peuvent représenter jusqu’à 5% du budget d’une entité administrative.

Nous vous proposons donc une série d’articles sur ce traitement et ses enjeux. Nous commençons aujourd’hui par une présentation des moyens d’impression disponibles et de leur utilisation.

Aujourd’hui, dans les organisations publiques, l’utilisateur a potentiellement accès à 4 moyens d’impression :

  • Les moyens individuels : ces moyens permettent de réaliser des documents-matrices sous forme imprimée et électronique dans des
    normes typiquement bureautiques. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du
    processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme et/ou le rendu de l’impression ne dépendront que du rédacteur et de l’utilisation d’une imprimante personnelle aux capacités limitées.
  • Les moyens départementaux : ils comportent les imprimantes connectées au réseau d’établissement, les copieurs d’étage en libre-service connectés et non connectés au réseau d’établissement, les scanners, les petits outils de reliure (anneaux, spirales, peignes, bandes pré-encollées, agrafeuses) et de découpage (massicot à main). Ces moyens sont activés lorsque la réalisation du document nécessite des capacités (dépassant les capacités des moyens individuels) de reproduction, en nombre et/ou de façonnage, d’admission de formats, de force, et/ou de supports imprimables. Leur utilisation permet au rédacteur de conserver la maîtrise maximale de son document au cours du processus de réalisation. En revanche, la qualité de la transmission de l’information par la mise en forme,le rendu de l’impression et/ou le façonnage, ne dépendent à nouveau que du concepteur du document.
  • Les moyens professionnels : ils peuvent être des ateliers intégrés d’impression ou de reprographie ou des ateliers d’imprimerie. Du fait de l’évolution des technologies et des travaux à prendre en charge d’un tel service, ce noyau immuable intègre de plus en plus fréquemment, un module de traitement des fichiers informatiques soumis à l’impression via le réseau d’établissement ou de médias divers (disquettes, cartouches amovibles, clés USB, CD Rom, DVD, disques optiques…). La dimension de ces ateliers s’échelonne à partir d’une seule unité disposant d’un seul copieur de reproduction numérique monochrome (non) connecté, de divers matériels de façonnage, d’un agent dédié, jusqu’à un service complet mettant en oeuvre des personnels spécialisés, des solutions numériques mono et polychromes (non) connectées (copieurs, imprimantes, duplicopieurs…). Les volumes de production se situent dans une fourchette d’environ 1 million de copies par an à plusieurs dizaines de millions de copies par an.
  • Le recours au secteur concurrentiel : le recours au secteur concurrentiel ne doit pas être considéré seulement comme un moyen de pallier les incapacités à traiter la demande en interne, en permettant d’écrêter la charge ou d’apporter les compléments ou suppléments techniques et matériels requis. Il doit être présent dans toute démarche ou réflexion de modernisation des moyens internes de production graphique.

Le recours à l’un ou l’autre de ces moyens ou leur combinaison se décide à partie de :

  • La forme finale d’un document ainsi que des divers éléments le constituant : couverture, format, papier surfacé…
  • La longueur de tirage : capacité du matériel, temps d’exécution,coûts.
  • Le niveau de rendu (définition) de l’impression : impressions sensibles, rendus particuliers…
  • Les diverses réalités économiques : ROI.
  • Les outils d’aide à la décision.

A lire aussi

Stratégie de l’Etat en matière de solutions d’impression et de reprographie

AMOA DCE marchés systèmes d’impression

Conseils pour la rédaction d’un CCP portant sur les systèmes d’impression

, , , , , , , , , , , ,
Dossier complet

Enquête Riposte Verte sur la gestion du papier : les résultats

mai 28th, 2012 Posted in Bureau vert
mai, 28 2012
Ajouter un commentaire »

En janvier, nous vous informions du lancement de la grande étude de Riposte Verte sur la gestion du papier dans les entreprises.

Avec cette étude, déjà menée en 2010, Riposte verte analyse les pratiques constatées dans toutes les
organisations (privées et publiques) hors le comité PAP50 (50 plus grandes entreprises françaises et 50 plus grandes organisation publiques).

Les résultats analysés et comparés à ceux de l’étude de 2010 viennent d’être publiés. 2 points principaux se dégagent des résultats : il y a peu d’écarts significatifs entre les pratiques des TPE et celles des grandes entreprises ; les efforts de sensibilisation en interne apparaissent (bien) plus soutenus en 2012.

Pour commencer, Riposte verte nous rappelle (ou nous apprend) quelques données de la gestion du papier.

  • 11 000 = Consommation annuelle moyenne de feuilles A4 par employé de bureau
  • 50 = Consommation journalière moyenne de feuilles A4 par employé de bureau
  • 1 sur 7 = Part moyenne des impressions jetées sans même avoir été lues
  • 4 sur 7 = Part moyenne des impressions jetées dans les 72 h
  • 80 % = Taux moyen de papier présent dans les déchets d’une activité tertiaire
  • 20 % = Taux moyen de recyclage du papier d’une activité tertiaire

En interne, tous les collaborateurs paramètrent une taille de police réduite (12 max) et 90 % déclarent avoir accès à un copieur multifonctions branché en réseau (↗ 3 % par rapport à 2010). Deux avantages pour ces machines : la fonction recto verso utilisée par 83 % des collaborateurs
(↗ 6 % par rapport à 2010) et la fonction « 2 pages en 1 » utilisée par 36 % d’entre eux (↘ 4 % par rapport à 2010).

La récupération du papier semi usagé est une pratique concrète (très) simple à mettre en œuvre qui emporte l’adhésion des dirigeants comme des employés. 71 % des structures tertiaires interrogées utilisent des bannettes pour récupérer le papier semi usagé que 90 % des collaborateurs
(re)prennent comme brouillon.
Après avoir réduit ses consommations et réutilisé le papier semi usagé, tout acteur responsable doit faire valoriser ses déchets papier. Manifestement, une prise de conscience s’opère puisque 64 % des répondants assurent sensibiliser leur personnel aux écogestes (↗9 % par rapport à 2010). Reste donc un tiers des collaborateurs qui déclare n’avoir jamais été sensibilisé sur l’impact de ses pratiques quotidiennes au bureau !
Lorsque des actions de sensibilisation sont menées, elles sont, dans l’ensemble, inappropriées. L’affichage (54 %) (↗ 23 % par rapport à 2010) et l’envoi de courriels (43 %) (↗ 16 % par rapport à 2010) sont des solutions faciles et peu coûteuses mais largement insuffisantes. Elles seraient à compléter par de la formation, proposée à seulement une personne interrogée sur trois (↗ 16 %).
CONCLUSION
Pour la mise en œuvre d’une politique responsable, on constate d’ailleurs que la taille de l’organisation n’est pas un frein. Si les résultats des trois catégories (TPE/PME /+ de 250 collaborateurs) sont généralement proches, les trois écarts significatifs relevés sont toujours en faveur de la plus petite (choix de papier responsable, suivi des achats, utilisation de bannettes de récupération).
Une évolution positive est tout de même à noter : l’implication croissante des collaborateurs au travers d’actions de sensibilisation voire de formations sur le sujet.
Ainsi, cette étude confirme, comme en 2010, la nécessité de renforcer les moyens alloués à la conduite du changement et à la mise en place d’une politique formalisée : gouvernance dédiée, diagnostic de fonctionnement, plan d’actions prioritaires, objectifs et indicateurs de suivi, etc.

Sources : Riposte Verte

A lire aussi

Résultats de l’étude PAP 50 Public

Guide green IT WWF

Documents numériques et consommation de papier

, , , , , , , , , , ,
Dossier complet

Gérer les évolutions du parc de systèmes d’impression

mai 10th, 2012 Posted in Pilotage des parcs d'impression
mai, 10 2012
Ajouter un commentaire »

Votre parc de systèmes d’impression est installé depuis quelques mois, pour au moins 3 ans. Vous n’en entendez pas parler, c’est donc que tout va bien. Vous vous consacrez donc à toutes vos autres missions et elles sont nombreuses.

Mais, la mise en place de ce parc parfait vous a demandé beaucoup de temps (recherches, entretiens, rédaction de cahier des charges, consultations des utilisateurs, présentation à la Direction…) et beaucoup d’énergie. Vous avez frôlé plusieurs fois la catastrophe. Vos relations avec votre fournisseur vont s’apaiser mais pour le moment elles sont tendues…

Vous pouvez vous éviter tout ça la prochaine fois. Il vous suffit de mettre en place des outils de suivi et de gestion et de faire des points réguliers (2 à 4 par an selon la taille du parc).

Ainsi, savoir quel est le matériel qui imprime le plus de documents couleur vous permettra de vous assurer de son juste dimensionnement mais aussi de l’efficacité de votre maîtrise des volumes couleur.

Repérer les matériels sous ou sur utilisés vous permettra d’éviter les problèmes de pannes récurrentes en fin de contrat de location, mais aussi d’améliorer le service aux utilisateurs en permutant des matériels ou en modifiant des usages.

Les indicateurs à mettre en place et à suivre varient selon vos objectifs, votre parc, votre organisation… et non en fonction de ce que votre fournisseur accepte de vous donner. Le gain de temps final et la pertinence de vos futurs choix justifient largement de consacrer des ressources à la gestion continue du parc.

A lire aussi

Pilotage du parc de systèmes d’impression

Pourquoi des comités de pilotage du parc de systèmes d’impression ?

Pourquoi une politique d’impression ?

, , , ,
Dossier complet

Résultats de l’étude PAP 50 Public

avril 5th, 2012 Posted in Bureau vert, Marchés Publics
avr, 05 2012
Ajouter un commentaire »

Après la sortie en 2010 du PAP 50 Entreprises1, Riposte Verte et le WWF France publient aujourd’hui le PAP 50 Public qui évalue la politique d’achat, consommation et recyclage du papier de 50 grandes institutions publiques et administrations françaises. Cette étude révèle que même si une majorité d’institutions ou d’administrations ont formalisé une politique papier, il existe encore un écart considérable entre les objectifs fixés par le Grenelle de l’environnement et les performances constatées dans l’étude.

Après avoir analysé la politique papier de 50 grandes entreprises en 2010, le Comité PAP50 (Riposte Verte/WWF) analyse celle de 50 grandes institutions et administration françaises (l’Elysée, les services du Premier Ministre, 12 ministères, 22 régions, les 10 plus grandes villes françaises et 4 organismes publics ou semi-publics) concernant leur consommation de papier,la proportion de papier responsable utilisée et les actions mises en place pour optimiser le recyclage dans leurs bureaux.

>> Seulement 1 papier sur 5 est recyclé dans le secteur tertiaire

Les résultats du recyclage sont décevants et préoccupants. Dans le secteur tertiaire en France, seulement1 papier sur 5 est recyclé. Plus grave, dans le bilan 2010 du Plan « État Exemplaire », qui mesure les performances des institutions face aux objectifs fixés dans le cadre du Grenelle, la partie recyclage n’est pas traitée, faisant craindre qu’aucun indicateur n’ait été mis en place. Le recyclage permet pourtant de créer de l’emploi non délocalisable à travers les filières du tri et de la collecte. De plus, le papier recyclé a un bilan environnemental meilleur que le papier fibres vierge.

>> Un manque d’exemplarité des institutions et administrations phares du service public

Sur les 50 grandes institutions et administrations publiques françaises enquêtées, seules 11 institutions et administrations dépassent la moyenne (51,5 sur 100).
Par ailleurs, les objectifs sur le papier définis dans la circulaire « Etat exemplaire » relative au Grenelle de l’Environnement n’ont dans l’ensemble pas été atteints, puisque seuls deux ministères réussissent à valider les trois objectifs du Grenelle concernant le papier.Le secteur du papier est pourtant l’un des plus matures concernant la consommation raisonnée,l’achat responsable et le recyclage.

>> Une politique papier responsable, c’est possible et maintenant

Les résultats du PAP50 Public démontrent que tout n’est pas si noir et que des acteurs ont déjà des politiques papier exemplaires. A ce titre, la note moyenne du PAP50 public obtenu par ceux qui ont répondu est meilleure que celle du PAP50 Entreprises de 2010 (51,5 sur 100 contre 43 sur 100).

Félicitations au ministère des Affaires Etrangères et Européennes, au Conseil régional Ile-de-France, au Pôle emploi et à la ville de Strasbourg qui démontrent qu’il est possible d’avoir une politique papier exemplaire quel que soit le type d’institution (ville, conseil régional, ministère, etc.).

« Chaque institution a reçu des recommandations personnalisées qui devront être mises en place pour améliorer la gestion du papier dans le secteur public», rappelle Valéry Hergott, directeur de Riposte Verte et membre du Comité PAP50.

Pour en savoir plus : Le rapport PAP50 Public est téléchargeable sur le site www.riposteverte.com/observatoire

Sources : Riposte verte

A lire aussi

Je pense économies de papier lors de la passation de marchés

Enquête Riposte Verte sur la politique papier

La Poste et la collecte de papier de bureaux

, , , , , ,
Dossier complet

Audit d’impression : pourquoi faut-il changer l’approche de la gestion des impressions ?

avril 2nd, 2012 Posted in Optimisation des outils d'impression
avr, 02 2012
Ajouter un commentaire »

L’approche traditionnelle de la gestion de l’impression se résume souvent à des actes
décidés sans réelle stratégie. Généralement,on  donne la priorité au remplacement des
équipements, et ces achats sont souvent opportunistes et indépendants des autres
projets informatiques.

Les différents achats de matériels, de consommables et de services de support sont,
la plupart du temps, morcelés entre l’informatique, les services généraux
et/ou les départements fonctionnels – ces derniers pouvant eux mêmes
être séparés entre différents sites et services.

La plupart du temps, aucune réflexion n’est entamée quant à l’utilisation
des documents et les processus liés à leur production et diffusion. En définitive, très
peu d’entreprises disposent d’une vraie stratégie documentaire.

Ce type de gestion des moyens d’impressionet de leurs évolutions n’est pas sans conséquence
pour la qualité du service rendu et des coûts associés. On constate ainsi une hétérogénéité
forte de modèles, voire de marques, ce qui se traduit par une pléthore de consommables disparates,
de nombreux fournisseurs différents avec leurs contrats associés, le tout avec
peu ou pas de contrôle.

Les équipements eux-mêmes sont rarement adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs.
On note ainsi des fonctionnalités redondantes, des équipements trop spécialisés, des excès
de capacité ou, au contraire, des sous-capacités.

La gestion au quotidien s’avère ainsi lourde et coûteuse, car elle génère d’importants
frais d’achat et de stockage de consommables, ainsi que des coûts de maintenance et
de support utilisateur élevés.

On note par ailleurs une disparité entre le confort théorique et le confort réel des
utilisateurs, qui continuent de penser qu’une imprimante personnelle est plus
appréciable qu’un moyen distribué.

Sans parler du manque, voire de l’absence complète de visibilité et de reporting.

Si vous reconnaissez votre organisation dans ce portrait de la gestion des impressions, il est temps
de positionner l’optimisation des impressions comme un projet prioritaire. Commencez par
un audit approfondi de la situation actuelle…

A lire aussi

Pourquoi doit-on optimiser les impressions ?

Auditer pour rationaliser

Pourquoi une politique d’impression ?

, , , , , , , ,
Dossier complet

Accompagner vos utilisateurs vers les bonnes pratiques d’impression

mars 19th, 2012 Posted in Formation et Accompagnement
mar, 19 2012
1 Commentaire »

Comme nous l’avons souvent dit dans ce blog, l’accompagnement des utilisateurs est un important facteur de réussite des projets d’optimisation des parcs d’impression.

Les utilisateurs doivent être écoutés et entendus sur leur ressenti, leurs usages, leurs contraintes, leurs initiatives…
Ils doivent être informés au fur et à mesure de l’avancée du projet : phases d’études, phases de décision, phases de consultation des prestataires potentiels, phases de choix, phase de déploiement…
Ils doivent comprendre et s »approprier les enjeux du projet.

Ils doivent être formés.Ce point est crucial et pourtant il est souvent sacrifié car le prestataire qui déploie le nouveau parc considère que le projet se termine dès qu’il peut facturer et l’équipe interne pousse un ouf de soulagement quand toutes les machines sont installées au bon endroit et fonctionnent.

L’expérience montre que la mise en place de guides d’utilisation améliore très nettement la prise en main du nouveau parc. Elle permet d’atteindre plus vite les objectifs de réduction des volumes imprimés (et donc des coûts d’impression).

Quelques conseil pour établir un guide d’utilisation efficace :

  • Il doit être précis
  • Il doit être directif
  • Il doit contenir des phrases courtes (sous forme d’énumérations par exemple)
  • Il doit adopter la même présentation s’il comporte plusieurs pages ou s’il se compose de plusieurs fiches techniques
  • Il doit contenir des illustrations
  • Il faut mettre en évidence les verbes d’action en jouant sur la police (graissage, italique, couleur…)
  • Il ne faut pas hésiter à mettre en valeur les manipulations importantes ou dangereuses

A lire aussi

Accompagner après les changements

Communiquer autour d’un projet d’optimisation

Former mes collaborateurs aux bonnes pratiques d’impression ?

, , , , , ,
Dossier complet

Audit d’impression : la stratégie d’impression pour maîtriser les coûts des PME

mars 12th, 2012 Posted in Coûts d'impression, Spécial PME-TPE
mar, 12 2012
Ajouter un commentaire »

Bien qu’il soit dorénavant admis que les coûts d’impression représentent entre 1% et 3% du chiffre d’affaires annuel d’une entreprise, 80% des PME françaises n’ont toujours pas de politique de réduction des coûts d’impression.

Tandis qu’une majorité de PME  se sont équipées d’une imprimante multifonction (MFP), seules deux PME sur dix encouragent leurs collaborateurs à l’utiliser pour numériser les documents et partager l’information plus facilement. L’enquête révèle que les PME ont investi dans des équipements de haute qualité, cependant l’utilisation d’un MFP reste basique : 86% pour l’impression, 43% pour la photocopie et seulement 16% pour la numérisation.

La mise en place de bonnes pratiques n’a pas encore été suffisamment encouragée. Pourtant, une imprimante multifonction offre un immense potentiel de productivité à une entreprise… Encore faut-il savoir l’exploiter. Moins d’un quart de ces entreprises (23%) propose l’utilisation de l’impression recto verso par défaut, une initiative qui diminuerait le coût de la page imprimée. Elles ne sont que 20% à encourager la dématérialisation des documents (numérisation et envoi par email ou sauvegarde sur clé USB par exemple), 15% à offrir des guides d’utilisation pour l’impression couleur, et 7% à proposer un système d’authentification personnelle.

La réduction des coûts passe encore essentiellement par la négociation à la baisse des coûts d’acquisition et de fonctionnement (achats de matériels, achats de consommables, contrats de maintenance) au détriment d’une stratégie d’impression à long terme orientée vers la productivité.

Pourtant les 65% de PME françaises à avoir pris des mesures reconnaissent que la réduction des pages imprimées vient plus de pratiques ponctuelles que d’une réelle stratégie d’impression : seules 2 PME sur 10 imputent la diminution des pages imprimées à une amélioration des bonnes pratiques dans leur entreprise.

Cette gestion stratégique de l’impression (contrôle de l’accès à la couleur, dématérialisation des processus documentaires, mobilité) tient une grande place dans la réduction des coûts d’impression pour les 12% d’entreprises l’ayant déjà adoptée. Cependant, il reste encore un grand travail d’information à faire auprès des dirigeants de PME, car près d’une PME française sur deux (41%) ne voit l’impression que comme une commodité.

Ainsi la mise en place de bonnes pratiques d’impression et l’utilisation optimisée des systèmes d’impression permettent de maîtriser les coûts et d’améliorer la productivité.

A lire aussi

Le coût d’une mauvaise gestion des impressions est plus élevé que vous ne croyez…

S’attaquer aux coûts d’impression dans les PME

Pourquoi faire appel à un consultant pour ses impressions ?

, , , , , , , , ,
Dossier complet
Older Entries
Newer Entries