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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Relire vos contrats actuels…

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enquêteVous louez vos copieurs et le terme de cette location approche ? Et si vous relisiez vos contrats de location et de maintenance ?

D’abord, il est toujours utile de s’assurer de la date précise de la fin du contrat de location. En effet, il vous faudra affirmer votre souhait de ne pas le reconduire tacitement. Faites-le même si vous êtes content de votre prestataire. Cela vous permettra de rediscuter des conditions de ses prestations. Cela vous permettra de diminuer fortement le montant du loyer si vous décidez de garder le matériel au-delà de la fin du contrat initial. Cela vous permettra de réfléchir à nouveau à vos besoins.

Ensuite, il faut vous assurer que la reprise physique des matériels est prévue et gratuite. Vous saurez ainsi quelles procédures mettre en œuvre pour faire retirer un matériel que vous ne souhaiteriez pas garder.

Enfin, assurez-vous que le contrat de maintenance se termine en même temps que la location. Eh oui ! Ce n’est pas toujours le cas. Cela vous permettra d’obliger votre prestataire à entretenir le matériel jusqu’à la fin du contrat de location quand il pourrait être tenté de limiter ses coûts d’intervention sur une machine destinée à sortir de son parc. Cela vous évitera également de continuer à payer des forfaits de maintenance alors que vous n’avez plus le matériel.

Cette relecture vous donnera sûrement des sujets de négociation pour votre prochain équipement…

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questionsLe débat entre achat et location ne date pas d’hier, en particulier dans les administrations. C’est un peu comme MAC ou PC. Les tenants de chaque solution sont très convaincus, certains n’hésitant pas à copieusement critiquer l’autre solution. Pour ma part, j’ai depuis longtemps abandonné l’idée de convaincre les tenants de l’achat que ce n’est pas forcément la meilleure solution (et pourtant !).

Cependant, pour ceux qui hésitent, comparons les 2 solutions :

  • L’achat engendre un amortissement comptable  sur 5 années qu’il convient de savoir gérer. La location est une charge comme une autre.
  • Pendant cet amortissement les matériels ne peuvent pas évoluer en fonction de l’évolution des besoins. Les prévisions  au-delà de 2 années sont de plus en plus difficiles, il est donc quasiment impossible d’établir un cahier des charges pour des matériels achetés qui resteraient en parc plus de 5 ans. La location permet de gérer le parc sur une durée plus courte (entre 3 et 5 ans)
  • Le marché des systèmes d’impression connaît une évolution technologique et une compétition de constructeurs telles que le renouvellement des gammes se fait sur une, deux ou trois années. Cela s’accompagne d’une évolution des prix dont l’acheteur se prive à court terme alors que le locataire peut faire une mise en concurrence tous les 3 ans.
  • Les contrats de maintenance sont en général de 3 ans et les prix à la page montent très vite passée cette 1ère durée. Ainsi un parc acheté et qui resterait en place entre 5 et 7 ans (durées généralement constatées) finira par coûter très cher en maintenance, voir par ne plus être maintenu par le prestataire. En location, le matériel appartenant au prestataire, il l’entretient tout le temps de la location et l’évolution des prix de maintenance est encadrée.
Pour ceux qui douteraient encore, le SAE ne donne pas d’autre conseil que celui de louer dans la majorité des cas.
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De nombreuses organisations (grandes ou petites) ont des contrats de location de matériels d’impression (copieurs surtout) avec des échéances différentes. Cette situation résulte de causes diverses :

  • l’évolution des besoins qui a nécessité de nouveaux équipements,
  • la diversification des fournisseurs,
  • les opportunités (budgets exceptionnels, propositions intéressantes,…),
  • les changements dans l’organisation (regroupement d’entités qui avaient contractualisé chacune dans leur coin),
  • les changements dans la politique d’équipement : achat à un moment, location 36 mois après et location 60 mois plus tard.

Or, ce décalage dans les natures des contrats et dans leurs échéances ont des conséquences importantes :

  • il est difficile de suivre de nombreuses échéances, le renouvellement d’un contrat peut donc vous échapper
  • vous ne pouvez changer vos matériels qu’au fil de l’eau sans bénéficier des prix intéressants que vous auriez sur la quantité totale
  • vous recevez et devez traiter autant de factures que de contrats alors qu’avec une seule échéance vous pourriez demander une facture globale
  • si vous avez diversifié vos fournisseurs, vous ne représentez qu’un petit enjeu pour chacun d’eux et risquez de ne pas obtenir leurs meilleures conditions et leurs meilleures prestations
  • vous ne pouvez gérer vos moyens d’impression comme un parc puisque pour chaque renouvellement vous vous contentez d’étudier les besoins liés à ce matériel sans vision globale

Dans un projet d’optimisation des moyens d’impression, ramener l’ensemble du parc à une même échéance est donc une priorité. Ce n’est pas toujours chose facile mais c’est indispensable.

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Une fois que vous aurez choisi les matériels qui constitueront votre futur parc de systèmes d’impression, il vous faudra choisir entre diverses formules de mise à disposition :

  • Achat avec ou sans contrat de maintenance
  • Location avec contrat de maintenance
  • Crédit bail avec contrat de maintenance
  • Prix unique à la page incluant la location et la maintenance

La plupart des prestataires du secteur proposent toutes ces formules.

L’achat est surtout pratiqué lorsque l’acheteur dispose d’une trésorerie lui évitant de s’endetter. C’est notamment un système apprécié des acheteurs publics qui disposent d’un budget d’investissement ou des services informatiques pour l’acquisition d’imprimantes. Certes, il permet d’acquérir du matériel pour une durée qui peut être relativement longue puisque les pièces détachées doivent au moins être disponibles pendant 5 ans. Mais, cela oblige souvent à conserver un matériel même s’il n’est plus adapté aux besoins (quelle organisation peut prédire aujourd’hui quels seront ses besoins d’impression dans 5 ans ?), même s’il ne bénéficie pas des dernières avancées technologiques qui vous seraient bien utiles. Le contrat de maintenance est indispensable pour les copieurs. Il sera contracté pour une durée initiale (entre 3 et 5 ans) et renouvelé par période de 12 mois supplémentaire. Les prestataires sont en général réticents à ces prolongations qui leur coûtent cher et vous permettent de vous dispenser d’acquérir un matériel neuf.Pour les imprimantes, la maintenance se réduit traditionnellement à la période de garantie et la gestion du parc consiste à acheter-jeter.

La location est le système de plus utilisé car il permet une certaine souplesse du parc. En effet les matériels sont loués pour 3 ou 4 ans en général. A la fin de cette période initiale, vous pouvez changer de matériel ou décider de le conserver en renégociant le montant du loyer. le contrat de maintenance est lié à la période de location et pourra lui aussi être prolongé avec une renégociation des prix copies (à la hausse en général puisque les machines vieillissantes génèrent plus de pannes onéreuses). Ce système permet en outre d’avoir une parfaite maîtrise des coûts puisque le loyer trimestriel est connu sur la durée. A la fin de la période, le prestataire reprend le matériel qui n’appartient pas au locataire.

Le crédit-bail est une formule très proche de la location à la différence près que vous pouvez acquérir le matériel à la fin de la période initiale pour un montant défini à l’avance (quelques % du prix initial).

Le prix unique à la page incluant la location et la maintenance est un système souvent basé sur un volume trimestriel de pages (forfait fixe facturé que les impression soient réalisées ou pas). Quand il est basé sur la consommation réelle, c’est le système le plus simple et le proche de la réalité puisque vous ne payez pas pour un matériel (à part pour quelques collectionneurs le copieur ou l’imprimante en soi n’ont aucun intérêt) mais bien pour l’usage de ce matériel (imprimer).
Les formules de location ont un coût que les acheteurs identifient facilement (coût financier) mais la formule d’achat génère des coûts cachés : matériel inadapté, pannes fréquentes, stockage de matériels obsolètes, enlèvement des matériels en fin de vie, matériels implantés sans passer par les achats (budget du service utilisé pour acheter une imprimante dans la grande surface spécialisée locale) et qui génèrent des coûts d’achat de consommables,…
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