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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Recycler ses propres impressions

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Les constructeurs de systèmes d’impression cherchent à limiter les impacts de leurs matériels sur l’environnement et la consommation de ressources naturelles : green washing ou réelle préoccupation, je vous en laisse juges.

Dans cette course, Toshiba vient de marquer des points en lançant un multifonction capable d’effacer l’encre sur les documents. Ce système fonctionne avec un toner spécial qui s’efface en passant dans un four à haute température. Le MFP ressemble à tous les autres mais est doté de ce four supplémentaire. Le procédé permettrait de réimprimer jusqu’à 5 fois sur la même feuille générant ainsi de substantielles économies de papier.

De nombreux documents imprimés pourraient être traités de cette manière. Ainsi tous les documents destinés à une lecture immédiate, tous ceux destinés à la prévisualisation, ceux distribués lors de réunions et bien d’autres sont jetés après usage, ils pourraient directement être recyclés dans l’entreprise. Par contre, les documents destinés à être annotés ou archivés à des fins de conservation ne sont pas concernés.

Reste à connaître le bilan énergétique d’une telle machine : 2 fours (un pour l’impression, l’autre pour l’effacement) génèrent forcément une surconsommation électrique.

De plus, le procédé n’aura-t-il pas tendance à dédouaner les utilisateurs des pratiques d’impression responsables qu’ils commencent à acquérir ?

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Si vous vous intéressez à l’optimisation des systèmes d’impression, vous avez forcément entendu parler du TCO. Mais, comme souvent pour les acronymes et le jargon professionnel, ceux qui en parlent partent du principe que chacun sait de quoi il s’agit. Pour ma part, j’aime bien revenir à la définition précise de ce genre de termes. Ainsi, je suis sûre de les utiliser à bon escient et, en partageant la définition, je m’assure que nous parlons tous de la même chose.

Aujourd’hui, je vous propose donc de partager la définition du TCO.

Littéralement, TCO est un acronyme anglais pour désigner le coût total de possession (Total Cost of Ownership). Cette notion découle de la notion de coût du cycle de vie qui est le « coût cumulé d’un produit tout au long de son cycle de vie ». Son évaluation consiste à  à chiffrer l’ensemble des coûts prévisionnels d’un produit pendant toutes les phases de son cycle de vie, depuis les études préalables jusqu’à son retrait de service. Cette évaluation inclut les coûts du produit principal ainsi que ceux de ses éléments annexes.

Ainsi le TCO d’un produit se compose de :

  • son coût d’acquisition,
  • son coût de propriété (utilisation et maintenance),
  • son coût de démantèlement (ou de retrait de service). Le retrait de service peut engendrer des coûts négatifs (réutilisation ou revente de certains éléments).

Prenons l’exemple du calcul du TCO d’un micro-ordinateur. Il comprend :

  • le prix d’achat du matériel ou le coût de location,
  • les coûts d’acquisition de tous les logiciels au cours de la vie de l’ordinateur,
  • tous les coûts d’utilisation, comme
    • les réparations ;
    • les services de hotline ou de helpdesk;
    • mais aussi tous les coûts liés à l’installation d’un système d’exploitation (ou de nouvelles versions), de nouveaux logiciels (ou de nouvelles versions). Ces coûts qui représentent très souvent un pourcentage important du TCO sont souvent largement sous-estimés
  • plus les coûts de destruction, moins les éventuels gains à la revente ou au recyclage.

Pour ce qui concerne le calcul du TCO des systèmes d’impression, l’étude s’arrête souvent au coût de propriété puisque l’organisation utilisatrice ne paie pas directement le coût du démantèlement (Cf DEEE).

Le calcul du TCO d’une imprimante devrait s’approcher de l’exemple précédent. Mais, les coûts liés aux changements de versions de drivers, à l’assistance aux utilisateurs, au changement des consommables, à la mauvaise utilisation des fonctionnalités sont très souvent sous-évalués voire non pris en compte.

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Il est acquis pour chacun que les impressions ont des coûts certains et que certains de ces coûts sont plus ou moins cachés. Parmi ces coûts plus ou moins bien identifiés, nous trouvons les coûts liés à la gestion des consommables du parc de systèmes d’impression.

Les services informatiques considèrent souvent cette gestion indispensable comme une corvée. Elle est d’ailleurs souvent déléguée au service achats. Les enjeux sont pourtant importants : une rupture de stock génère une gène considérable dans le fonctionnement des services, des consommables inadaptés ou de qualité médiocre peuvent engendrer des pannes coûteuses et gênantes, des achats gérés dans l’urgence entraînent des coûts plus élevés.

Certaines pratiques peuvent simplifier et sécuriser la gestion de ces consommables.

Certains sites Internet ont une offre très étendue et permettent de passer commande très rapidement. Les livraisons peuvent également être très rapides (24 H en région parisienne). Certains proposent même une gestion en ligne des commandes et des stocks de cartouches. Cette solution  impose de connaître parfaitement les références nécessaires au bon fonctionnement du parc, de tester certains types de cartouches (génériques, recyclées…) et de tenir à jour un outil reliant chaque référence aux matériels qui les utilisent et générant une alerte à l’atteinte d’un seuil critique du stock.

Une autre solution consiste à créer un partenariat avec un fournisseur pour définir les conditions d’approvisionnement : cadencier, qualité, prix, modalités de livraison… Ce partenariat peut permettre de déléguer au prestataire la gestion des stocks tampons, le référencement des produits nécessaires au parc de systèmes d’impression…

Enfin, la mise en place d’un parc sous contrat de maintenance à la page permet de s’exonérer d’une grande partie de la corvée. En effet, le partenaire s’engage à fournir les consommables nécessaires contre un prix à la page. De plus en plus de fournisseurs proposent le réassort automatique des consommables. Ainsi à l’atteinte d’un certain volume d’impressions le système du prestataire déclenche la livraison des cartouches et autres consommables nécessaires. Le stock tampon de chaque référence est défini dès le déploiement du parc. Cette solution est d’autant plus utile que l’entreprise est implantée sur plusieurs sites : le prestataire déclenche les livraisons site par site à partir des volumes d’impression et des stocks tampons de chaque site.

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Le recyclage des photocopieurs

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L’empreinte écologique d’un photocopieur multifonction est très importante : 3 300 kg de CO2 sont émis (source Action Carbone) et 2,1 tonnes de « matières premières » sont utilisées (eau, cuivre, aluminium, etc.) lors de sa fabrication. Quant à l’empreinte carbone de l’ensemble des matériels informatiques et bureautiques, elle est équivalente à celle de l’aviation civile soit environ 3 % des émissions totales !

Les photocopieurs multifonctions sont très souvent loués pour des périodes de 3 ou 4 ans. A la fin de la durée de location ils sont repris par le prestataire qui les a installés. Conformément à la législation sur le recyclage des DEEE (déchets d’équipements électriques et électroniques)  » le producteur doit prendre en charge l’organisation et le financement de l’enlèvement et du traitement « . Certains matériels sont en bien piètre état mais d’autres sont encore tout à fait opérationnels même s’ils ne sont plus à la pointe de la technologie. Ainsi, certaines entreprises se sont spécialisées dans le recyclage de ces matériels qui, selon leur état seront révisés, reconditionnés pour être distribués en matériels d’occasion ou valorisés par prélèvement et revente des pièces détachées. Ces sociétés concluent des partenariats avec les constructeurs et les distributeurs de copieurs.

Pour les copieurs achetés, le principe est le même sauf que cette fois c’est le fournisseur du nouveau parc doit reprendre les anciens matériels. Dans certains cas (de plus en plus rares) cette reprise fera l’objet d’une remise sur l’acquisition des nouveaux matériels. Dans d’autres cas (plus fréquents), le prestataire se fera tirer l’oreille arguant des coûts de transport et autres excuses pour ne pas remplir ses obligations.

Ainsi, sauf dans le cas où un copieur acheté n’est pas remplacé, les entreprises ne devraient pas avoir à faire appel à des « recycleurs ». Les fournisseurs de matériels doivent se charger de la livraison des nouveaux et de la reprise pour recyclage des anciens.

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La filière du recyclage du papier fait la une régulièrement mais un peu plus ces derniers temps.

La semaine passée, le Monde se penchait sur la question avec un article intitulé « la France espère recycler 60 % de son papier en 2018″.

Dans le même temps, Graphiline.com publiait un article intitulé « Le recyclage du papier coûte cher en France ».

La semaine d’avant Riposte Verte relayait un article de Actu-environnement « Pourquoi le recyclage des papiers fonctionne mal ».

Et nous ne nous prétendons pas exhaustifs sur tout ce qui est paru ces derniers temps sur le sujet.

Cette « déferlante » (relative il est vrai) est due probablement à la reconduction de l’agrément de Ecofolio pour la période 2013-2016. Le rôle de cet organisme est de collecter les contributions de ceux qui mettent du papier sur le marché et à les redistribuer aux collectivités en charge de la collecte et du tri. La contribution est passée cette année de 39 à 48 € la tonne mise sur le marché. Malgré cette hausse, les collectivités se sont dites déçues par le niveau de soutien défini dans le nouvel agrément.

Il faut dire que selon Riposte Verte, seulement 20 % des papiers de bureau sont recyclés…et les gisements diminuent puisque malgré une certaine résistance, la consommation de papier ne cesse de diminuer.

A suivre…

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Bureau vert et RSE

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« Le concept de RSE est l’intégration volontaire par les entreprises de préoccupations sociales et environnementales à leurs activités commerciales et leurs relations avec leurs parties prenantes ». Définition de la Commission Européenne.

Une politique de RSE passe donc par la prise en compte du volet environnemental de nos pratiques dans l’entreprise.

La mise en œuvre de certaines actions simples et une communication à destination de tous constituent un bon premier pas. Au-delà de l’affichage, engager une démarche de développement durable est une vraie source de bénéfices. Elle  peut toucher plusieurs domaines (et faire partie des objectifs d’un projet d’optimisation des impressions !).

DECHETS :
• Participer et inciter au tri sélectif des déchets pour permettre le recyclage, en utilisant les corbeilles de bureau double bacs.
• Nommer un responsable… celui-ci doit communiquer surles différentes actions engagées auprès de tout le personnel.

PAPIERS :
• Diminuer la quantité de papier utilisé : Imprimer recto/verso, qualité brouillon, n’imprimer les documents qu’une fois finalisés, imprimer plusieurs pages par feuille(surtout pour les présentations Powerpoint), faire de l’archivage électronique (former les collaborateurs !)
• Utiliser du papier recyclé et/ou du papier labellisé FSC.

ÉCONOMIE D’ÉNERGIE :
• Éteindre la lumière et l’écran d’ordinateur en quittant le bureau (réunion, repas,…).
• Nommez un « inspecteur énergie ».
• Mettre en place des mesures concrètes d’économie d’énergie : Améliorer l’isolation des locaux (fenêtres, ponts thermiques, etc.), utiliser des détecteurs de présence pour l’éclairage des espaces communs, privilégier des machines peu gourmandes en énergie,  utiliser des ampoules à basse consommation.
• Pour aller plus loin, réaliser un audit énergétique pour identifier les postes qui permettront des économies à la fois énergétiques et financières.

ACHATS
• Lors de nouveaux achats, privilégier des produits ayant un impact minimal sur l’environnement.
• Choisir des fournisseurs respectant des critères écologiques stricts.
• Privilégier les achats locaux.
• Informer les clients et fournisseurs de l’impact environnemental des produits et services, y compris de leur processus de fabrication.

TRANSPORTS :
• Système de covoiturage à encourager.
• Privilégier les transports en commun.
• « Subventionner » des abonnements de transports publics.
• Suivre les astuces d’éco-conduite lors de déplacement en voiture : conduite souple, vitesse stabilisée, pas d’abus de la climatisation, etc.

Qui est concerné ? Tout le monde !

Bénéfices attendus
Pour les collaborateurs :
• Préservation accrue de l’environnement naturel de l’entreprise.
• Rapprocher leurs initiatives personnelles de celles de leur entreprise.
• Sensibilisation et encouragement à adopter les mêmes pratiques à la maison.
Pour l’entreprise :
• Diminution des factures d’électricité.
• Diminution des dépenses (papier, ampoules…).
• Anticipation des exigences de la clientèle et, par conséquent, fidélisation et acquisition de clients.
• Meilleure santé (réglage des températures été comme hiver).
Pour l’environnement
• Moins de pollution.
• Diminution de l’utilisation des énergies fossiles.
• Moins de trafic routier donc moins de CO2.

Source : carnet de route RSE

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Les enjeux du marché des cartouches d’encre

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Les ventes mondiales de cartouche d’encre s’établissent à plus d’1.1 Milliard de cartouches d’encres vendues et utilisées annuellement. Mises bout à bout cela équivaut à 129 fois la Grande Muraille de Chine.

Selon le cabinet GfK,  77 millions en cartouche d’encre et 11 millions en cartouche de toner sont vendues en France en 2010. La cartouche d’encre a progressé en nombre de pièces vendues de 4.5% en 2010.

Sur le marché global de l’impression, le revenu des consommables (et donc des cartouches d’encre) a triplé en 6 ans, passant en France de 2,6 milliards d’euros en 2001 à 3,3 milliards en 2007. Sous le double effet de la baisse constante du prix des matériels d’impression et de l’importance du parc installé, la contribution des consommables au chiffre d’affaires global du marché de l’impression n’a cessé de croître au cours des dernières années pour atteindre actuellement 70 % de son montant.

Produire une cartouche laser neuve consomme environ 3.5l de pétrole et pour une cartouche jet d’encre 90ml.

Les cartouches usagées font partie de la famille des DIS « Déchets industriels Spéciaux » : elles contiennent des composants très toxiques pour l’environnement (aluminium, plastique non biodégradable, oxyde de fer, résidus d’encre…); Les cartouches usagées présentent donc des risques pour la santé.

Le plastique utilisé dans une cartouche standard est fabriqué avec une sorte de polymère traité et qui peut mettre 1000 ans à se décomposer.

En France, les cartouches usagées représentent 60 000 tonnes de déchets polluants. Si toutes les cartouches d’imprimantes étaient réutilisées une fois,  50% les déchets liés aux consommables de l’impression seraient évités. Selon les professionnels, une cartouche usagée peut être réutilisée et re-manufacturée entre 3 et 7 fois.

En 2011, une cartouche sur cinq a été collectée. Parmi celles-ci on compte un taux de retour de 45 % pour les cartouches laser pour seulement 14 % de cartouches jet d’encre. Il reste à faire…

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On ne fabrique pas du papier recyclé comme on fabriquerait une voiture. Il s’inscrit dans un modèle circulaire : à partir d’un déchet, on fabrique un bien qui, une fois consommé, retournera au stade de déchet à recycler…et ainsi de suite. La vie de la voiture est plus linéaire : elle est fabriquée, utilisée puis détruite. Les matières utilisées dans sa fabrication ne bénéficient que plus difficilement d’une seconde vie.

Autre spécificité du secteur : la filière, de manière générale, coûte plus d’argent qu’elle n’en rapporte.

Enfin, en matière d’emplois, le développement de la filière nécessite de nouveaux métiers : collecteurs, trieurs, valoristes… Ainsi, le recyclage du papier génère 10 000 emplois directs et près de 50 000 emplois indirects en France.

En février dernier, le ministère de l’Ecologie et les acteurs du recyclage du papier signaient une convention d’engagement volontaire pour développer la filière dédiée aux papiers de bureau. Objectif : passer de 400 000 à 600 000 tonnes de papiers de bureau à recycler d’ici 2015.

Beaucoup de choses restent encore à inventer , en termes de compétences et de techniques. Par exemple, la papeterie  du Moulin de Brousses réinvente l’art du recyclage en récupérant la fibre de cellulose contenue dans…les grappes de raisin ou le crottin d’éléphant collecté dans la Réserve voisine de Sigean.

Malgré ses progrès et ses volontés, gardons à l’esprit que le meilleur déchet  est celui qui n’existe pas…

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Les impacts du courrier électronique

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En 2009, il s’est échangé 247 milliards de courriers électroniques chaque jour dans le monde (SPAM compris).

Dans une entreprise de 100 personnes en France, chaque collaborateur reçoit environ 58 courriels et en envoie 33 par jour.

L’impact climatique de l’envoi d’un courriel varie avec le poids des pièces jointes, le nombre de destinataires et le temps de stockage sur un serveur. Ainsi, l’envoi de 33 courriels de 1 Mo à 2 destinataires par jour et par personne génère annuellement des émissions équivalentes à 180 Kg de CO2 (1000 Km parcourus en voiture). Mais si l’on multiplie par 10 le nombre de destinataires, l’impact n’est multiplié que par 4.

En matière de consommation de matières premières, l’envoi d’un courriel avec une pièce jointe de 1 Mo consomme 7,5 g équivalent fer (le poids d’une pièce de 1 €).

Diminuer de 10 % le taux d’impression des mails reçus par les employés d’une entreprise de 100 personnes permettrait un gain de 5 tonnes équivalent CO2 sur un an (5allers-retours New York-Paris).

La lecture à l’écran des documents peut parfois prendre du temps et donc être consommatrice en énergie, génératrice d’un impact climatique non négligeable. L’impression papier peut alors devenir préférable à condition qu’elle soit en N&B, en recto-verso, en mode brouillon, et même en 2 pages par face.

Quelques conseils pour limiter l’impact de vos mails :

  • Cibler les destinataires de vos messages
  • Cibler vos réponses à un message groupé
  • Supprimer les pièces jointes dans vos mails de réponse
  • Envoyer des documents faciles à lire à l’écran
  • Optimiser la taille des documents que vous envoyez (compression, PDF basse résolution…)
  • Trier régulièrement votre boîte mail
  • N’imprimer que ce qui est utile
  • Régler votre imprimante sur « brouillon » et « recto-verso ».

Sources : ADEME

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Quelques chiffres

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IDC vient d’estimer le volume mondial des activités d’impression. Il est en baisse de 1% : 3,09 billions de pages en 2011 contre 3,12 billions en 2010. Le cabinet d’analyses observe ce léger recul en combinant les données des pays émergents avec celles des pays plus développés. Les premiers voient augmenter de 7,5 % leur volume de pages imprimées, avec même une croissance à deux chiffres en Amérique Latine, en Asie et dans le Pacifique.
Les seconds enregistrent une baisse de 5% qu’IDC explique par la conjonction d’une économie en berne, d’une poussée des MPS (management print services) et de la capture de documents, et d’une plus grande prise de conscience environnementale.
Autre constat, la confirmation de la progression des ventes comme du volume de pages imprimées des multifonctions au dépend des imprimantes. Les MFP (multifonctions) laser n’ont cependant toujours pas détrôné en unités la base installée des imprimantes laser, mais c’est le cas des MFP à technologie jet d’encre. Toujours pour les multifonctions, IDC pointe la bonne progression de la couleur et des segments 2 (11 à 20 ppm) et 3 (21 à 30 ppm) sans pour autant relever une augmentation du volume de pages.
IDC évalue néanmoins à 7% le taux annuel de croissance du volume de page imprimées par des solutions laser dans le monde. Le cabinet observe également que la base installée mondiale de l’offre jet d’encre subit une légère érosion passant de 64,4% en 2010 à 63,6 % en 2011. Enfin, on trouve HP sur la première marche du podium des meilleurs vendeurs de pages suivi de Canon et de Xerox.

Sources : Printnews

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