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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Relire vos contrats actuels…

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enquêteVous louez vos copieurs et le terme de cette location approche ? Et si vous relisiez vos contrats de location et de maintenance ?

D’abord, il est toujours utile de s’assurer de la date précise de la fin du contrat de location. En effet, il vous faudra affirmer votre souhait de ne pas le reconduire tacitement. Faites-le même si vous êtes content de votre prestataire. Cela vous permettra de rediscuter des conditions de ses prestations. Cela vous permettra de diminuer fortement le montant du loyer si vous décidez de garder le matériel au-delà de la fin du contrat initial. Cela vous permettra de réfléchir à nouveau à vos besoins.

Ensuite, il faut vous assurer que la reprise physique des matériels est prévue et gratuite. Vous saurez ainsi quelles procédures mettre en œuvre pour faire retirer un matériel que vous ne souhaiteriez pas garder.

Enfin, assurez-vous que le contrat de maintenance se termine en même temps que la location. Eh oui ! Ce n’est pas toujours le cas. Cela vous permettra d’obliger votre prestataire à entretenir le matériel jusqu’à la fin du contrat de location quand il pourrait être tenté de limiter ses coûts d’intervention sur une machine destinée à sortir de son parc. Cela vous évitera également de continuer à payer des forfaits de maintenance alors que vous n’avez plus le matériel.

Cette relecture vous donnera sûrement des sujets de négociation pour votre prochain équipement…

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Infogérance et systèmes d’impression

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Nous avons eu l’occasion d’évoquer l’infogérance des systèmes d’impression dans un article précédent sans préciser tout ce que regroupe ce terme. Il s’agit en fait de tous les services associés à vos parcs de systèmes d’impression et destinés à optimiser leur utilisation. Vous entendrez également parler de MPS (Managed Print Services) si vous recevez les commerciaux des prestataires capables de vous proposer ces services.

Confier la gestion de son parc de systèmes d’impression commence très souvent par le diagnostic de la situation actuelle et la définition des besoins. Ces études et analyses portent sur les matériels mais aussi sur les usages, les modes opératoires. Cela se poursuit avec des préconisations sur ces différents points prenant la forme d’une politique d’impression.

Ensuite, les fournisseurs potentiels sont appelés à proposer leurs services d’infogérance. Ceux-ci porteront sur :

  • Le déploiement programmé du parc : pilote, paramétrages, formations,…
  • De services de maintenance préventive : alertes automatiques, programmation annuelle,…
  • De services de maintenance curative : alertes automatiques, interventions sur sites, hot line,…
  • Une gestion automatisée des consommables : stocks tampon, approvisionnement automatique,…
  • Un accompagnement des utilisateurs : formations, communication,…
  • Un pilotage du parc : outils de suivi, comités de pilotage, plans de progrès,…
  • Des outils de maîtrise des consommations : quotas, badges, codes,…
  • Une gestion des flux documentaires : archivage, routage,…

Avoir recours à l’infogérance permet non seulement de réduire les coûts, mais également d’améliorer l’efficacité des services, la productivité des employés, ainsi que la sécurité des données et la mobilité.

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La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.

De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.

L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.

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Une fois que vous aurez choisi les matériels qui constitueront votre futur parc de systèmes d’impression, il vous faudra choisir entre diverses formules de mise à disposition :

  • Achat avec ou sans contrat de maintenance
  • Location avec contrat de maintenance
  • Crédit bail avec contrat de maintenance
  • Prix unique à la page incluant la location et la maintenance

La plupart des prestataires du secteur proposent toutes ces formules.

L’achat est surtout pratiqué lorsque l’acheteur dispose d’une trésorerie lui évitant de s’endetter. C’est notamment un système apprécié des acheteurs publics qui disposent d’un budget d’investissement ou des services informatiques pour l’acquisition d’imprimantes. Certes, il permet d’acquérir du matériel pour une durée qui peut être relativement longue puisque les pièces détachées doivent au moins être disponibles pendant 5 ans. Mais, cela oblige souvent à conserver un matériel même s’il n’est plus adapté aux besoins (quelle organisation peut prédire aujourd’hui quels seront ses besoins d’impression dans 5 ans ?), même s’il ne bénéficie pas des dernières avancées technologiques qui vous seraient bien utiles. Le contrat de maintenance est indispensable pour les copieurs. Il sera contracté pour une durée initiale (entre 3 et 5 ans) et renouvelé par période de 12 mois supplémentaire. Les prestataires sont en général réticents à ces prolongations qui leur coûtent cher et vous permettent de vous dispenser d’acquérir un matériel neuf.Pour les imprimantes, la maintenance se réduit traditionnellement à la période de garantie et la gestion du parc consiste à acheter-jeter.

La location est le système de plus utilisé car il permet une certaine souplesse du parc. En effet les matériels sont loués pour 3 ou 4 ans en général. A la fin de cette période initiale, vous pouvez changer de matériel ou décider de le conserver en renégociant le montant du loyer. le contrat de maintenance est lié à la période de location et pourra lui aussi être prolongé avec une renégociation des prix copies (à la hausse en général puisque les machines vieillissantes génèrent plus de pannes onéreuses). Ce système permet en outre d’avoir une parfaite maîtrise des coûts puisque le loyer trimestriel est connu sur la durée. A la fin de la période, le prestataire reprend le matériel qui n’appartient pas au locataire.

Le crédit-bail est une formule très proche de la location à la différence près que vous pouvez acquérir le matériel à la fin de la période initiale pour un montant défini à l’avance (quelques % du prix initial).

Le prix unique à la page incluant la location et la maintenance est un système souvent basé sur un volume trimestriel de pages (forfait fixe facturé que les impression soient réalisées ou pas). Quand il est basé sur la consommation réelle, c’est le système le plus simple et le proche de la réalité puisque vous ne payez pas pour un matériel (à part pour quelques collectionneurs le copieur ou l’imprimante en soi n’ont aucun intérêt) mais bien pour l’usage de ce matériel (imprimer).
Les formules de location ont un coût que les acheteurs identifient facilement (coût financier) mais la formule d’achat génère des coûts cachés : matériel inadapté, pannes fréquentes, stockage de matériels obsolètes, enlèvement des matériels en fin de vie, matériels implantés sans passer par les achats (budget du service utilisé pour acheter une imprimante dans la grande surface spécialisée locale) et qui génèrent des coûts d’achat de consommables,…
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