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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

AMO pour marchés de systèmes d’impression

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Nous l’avons déjà évoqué : les systèmes d’impression sont souvent les parents pauvres de la Direction Informatique qui a d’autres priorités, des Moyens Généraux qui ne maîtrisent plus les enjeux technologiques, du Service Marchés qui craint le manque de candidats et les recours d’invalidation.

Effectivement, les procédures liées aux systèmes d’impression se sont complexifiées : la définition des besoins ne peut plus se contenter de reprendre les caractéristiques du matériel précédent, les candidats sont plus frileux pour se positionner sur des appels d’offres avec des exigences trop importantes, les candidats malheureux peuvent se révéler très mauvais perdants.

Mais au-delà de la procédure, les enjeux de ces marchés sont importants pour l’organisation : une erreur de définition des besoins et le travail de toute l’administration peut être perturbé, une erreur sur les conditions du marché et les budgets de 3 à 5 années sont impactés, une erreur dans la procédure et les utilisateurs pourraient se retrouver privés d’outils de travail le temps de relancer…

Or, les petites et moyennes organisations (fondations, instituts, petites et moyennes communes, …) ne disposent que rarement des moyens nécessaires (temps, connaissances, ….) à la mise en œuvre de réelles consultations, ne serait-ce que de MAPA.

Elles ont alors un recours : l’assistance à maîtrise d’ouvrage (AMO). Elles peuvent faire appel à un prestataire externe qui les conseillera et rédigera les documents de la consultation avec les équipes internes. Il pourra même les assister dans l’analyse des offres. Pour quelques milliers d’Euros, elles assurent la procédure de mise en concurrence et peuvent faire des économies non négligeables par rapport à des contrats de gré à gré.

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Satisfaction des utilisateurs

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L’accompagnement des utilisateurs face à l’optimisation des systèmes d’impression se limite très souvent à une communication en amont, une annonce au moment du déploiement et une formation plus ou moins utile.

Pourtant, au sens littéral, accompagner une personne consiste bien à l’amener jusqu’à l’endroit où elle doit se rendre et s’assurer qu’elle est bien au bon endroit.

Il est donc très utile de s’assurer que les utilisateurs sont bien arrivés, c’est-à-dire qu’ils maîtrisent les nouvelles règles (quand faire appel à l’atelier de reprographie ?), les nouvelles procédures (où dois-je déposer mes consommables usagés ?), les nouvelles fonctionnalités (Comment scanner vers mon adresse mail ?), … La formation et la communication à priori ne constituent pas une garantie que chacun s’est approprié les nouveaux outils. Elles sont nécessaires mais pas suffisantes.

Le meilleur moyen de s’assurer que tout va bien pour les utilisateurs, c’est encore de le leur demander. Ainsi, les projets d’optimisation des systèmes d’impression (et surtout les projets ambitieux) devraient comprendre la mise en place d’une enquête de satisfaction quelques semaines après sa mise en œuvre complète (déploiement physique + formations + mise en place des modes opératoires).

Certains penseront que cette enquête risque de remonter des avis négatifs et des rancœurs, notamment  face au retrait de moyens d’impression personnels. Elle le fera sûrement mais il vaut toujours mieux permettre au mécontentement de s’exprimer dans un cadre maîtrisé plutôt que de le laisser compromettre la réussite du projet au travers de comportements qui peuvent aller jusqu’à des pannes provoquées.

Cette collecte de la parole des utilisateurs permettra également d’ajuster le projet (procédures à adapter à des contraintes, formations à compléter, évolutions à prévoir,…). Ces ajustements peuvent permettre à des personnes sceptiques (voir hostiles) d’accepter, d’adopter les nouveaux outils et d’admettre que l’optimisation leur a apporté des plus.

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C’est une question récurrente pour les acteurs de la commande publique. Les arbitrages se font souvent selon les habitudes et les convictions du responsable de ces équipements et on peut noter un certain clivage selon qu’il s’agisse de la Direction informatique plus habituée à acheter ses matériels ou de la Direction des services généraux habituée à la location par les usages des fournisseurs.

Autre critère habituel pour arbitrer ce débat : les budgets. Si les budgets de fonctionnement sont contraints, l’acquisition peut être tentante et, au contraire, si d’importants investissements doivent être menés par ailleurs ou si l’endettement est une problématique sensible, la location devient une alternative intéressante.

Malgré tout, la location avec contrat de maintenance est la pratique largement la plus répandue (90 % des placements en France). Les grands acteurs de ce marché proposent tous également la location sous forme de prix unique à la page incluant la location et la maintenance mais cette offre présente des contraintes qui limitent son utilisation (volumes imposés le plus souvent pour garantir le revenu du prestataire, prix plus élevés car le prestataire provisionne le risque d’une baisse des volumes).

Cette suprématie de la location avec contrat de maintenance s’explique par les nombreux avantages qu’elle apporte par rapport à l’achat :

Elle permet de faire évoluer le parc de matériels au plus près des évolutions de besoins. L’achat sera amorti sur 5 ans et interdira donc toute évolution sur cette période sauf à ajouter des matériels. Or, les organisations connaissent en général des évolutions significatives, impactantes pour les besoins en impression, sur des périodes de 2 à 3 ans (restructuration, contrainte budgétaire, déménagement,…). La location permet donc de revoir les outils d’impression tous les 3 ou 4 ans.

Elle ne diminue pas la capacité d’endettement de l’organisation.

Enfin, face aux évolutions technologiques et aux baisses de prix sur ce marché, la location permet de relancer une mise en concurrence tous les 3 ou 4 ans et donc d’obtenir des matériels performants, dotés d’outils modernes au meilleur prix.

Ces constats sont d’ailleurs également faits par la Direction des Affaires Juridiques de Bercy dans son Guide de l’acheteur public en matière d’impression et de reproduction de documents. Le groupe d’Étude de Marché chargé des achats de matériels de reprographie conseille également la location assortie d’un contrat de maintenance pour financer ces équipements.

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Consultation pour parcs de systèmes d’impression

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Lancer une consultation pour son parc de systèmes d’impression n’est pas une mince affaire, quelque soit la taille du parc.

Nous découpons cela en 3 phases : la rédaction du cahier des charges, l’analyse des offres et la négociation.

La rédaction du cahier des charges

Elle exige une certaine connaissance à priori des produits et solutions disponibles. L’acquérir prend du temps (Recherches sur Internet, lecture de revues spécialisées, visites de show-rooms, entretiens avec des prestataires potentiels,…). Mais en plus, elle fait appel à un savant dosage : trop d’exigences effraieront les candidats, pas assez vous mettra à la merci d’un service minimum. Enfin, il faut anticiper l’analyse des offres. Si vous ne prévoyez pas de cadres précis pour les réponses, vous allez passer des heures à chercher les informations qui vous intéressent dans les 3 Kg de documents que vous aura fournis chaque candidat (j’exagère à peine pour le poids !).

L’analyse des offres

Suivant que vous aurez choisi d’adresser votre consultation à quelques prestataires pré sélectionnés ou que vous en aurez fait une large publicité, vous aurez plus ou moins de dossiers de réponse à analyser. Le critère prix est certes important et tout naturellement vous allez souvent commencer par comparer les budgets. Mais, il est insuffisant. Certains commerciaux sauront mettre en avant un prix au détriment des performances des produits ou d’options payantes plus difficiles à comprendre et à prendre en compte. Ainsi, bien d’autres critères peuvent et doivent être pris en compte : la capacité de l’entreprise à honorer ses engagements (il est assez peu probable qu’une entreprise avec 2 techniciens puisse dépanner vos 50 matériels dispatchés dans toute l’Ile de France en 8 heures ouvrées), les caractéristiques utiles des matériels proposés (la couleur des carters a assez peu d’intérêt), les caractéristiques des solutions annexes (Gestion centralisée, impression sécurisée, routage,…), les engagements de services (délai d’intervention, formation utilisateurs, déploiement,…), les mesures en faveur du développement durable…

La négociation

Très souvent, l’analyse des offres va vous permettre de détacher 2 ou 3 offres intéressantes. Chacune d’elle aura ses points forts et des points qui vous plairont moins. Il sera alors utile de lancer un round de négociation pour tenter d’obtenir au moins une offre qui présentera tous les points forts. Il faudra donc déterminer que demander, fixer les objectifs que vous voulez atteindre avec cette négociation (délais, prix, options,…) et les formuler pour les candidats.

Ces opérations sont longues, parfois complexes. Elles découragent donc certains qui se contentent de reconduire leur fournisseur en place. Pourtant, la consultation est indispensable régulièrement (au moins tous les 5 ans) pour obliger votre fournisseur à se remettre en question et faire mieux, pour savoir si d’autres prestataires ne seraient pas devenus plus performants et plus intéressants, pour alimenter votre connaissance des différents produits et solutions disponibles. La consultation n’amènera pas forcément un changement de fournisseur, elle vous assurera de la pertinence de votre choix.

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Connaissez-vous ASSPI ?

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Parfois certaines petites phrases vous surprennent et puis, activité oblige, vous passez à autre chose. Mais l’été est souvent une période propice pour que ces petites phrases fassent leur chemin et nourrissent de nouvelles réflexions. C’est ce qui m’est arrivé avec une conversation que j’ai eue en juillet avec un client. Alors que nous faisions le bilan de son audit et de sa consultation, il m’a glissé « comme quoi sur Internet, on peut avoir de bonnes surprises ». J’étais flattée (toujours agréable de recevoir des compliments sur son travail) et puis j’ai rapproché cela d’une autre réflexion que m’avait faite un client alors qu’il me contactait pour faire connaissance « vous êtes toujours en activité parce que parfois sur Internet… ». Et j’en suis restée là car il fallait boucler les dossiers avant de prendre un repos bien mérité.

Mais durant le mois d’août, ces phrases ont fait leur chemin et en ce début septembre, je me rends compte que dans ce blog j’ai beaucoup parlé de ce qui me passionne (et vous préoccupe) mais très peu de ASSPI. Finalement, quelqu’un qui découvrirait ce blog pourrait se demander effectivement si nous sommes toujours en activité, si nous sommes sérieux, si nous sommes compétents, bref si nous sommes réellement des interlocuteurs potentiels pour parler de systèmes d’impression (je me fais un peu peur en pensant que c’est peut-être également le cas de lecteurs qui nous suivent pourtant régulièrement).

Alors 1ère bonne résolution de rentrée, nous allons régulièrement vous donner des nouvelles et des informations sur ASSPI et cela commence aujourd’hui.

Donc oui, en ce début septembre 2014, nous sommes toujours en activité et plus que jamais.

Les projets d’optimisation des systèmes d’impression sont très souvent urgents et nos clients souhaitent toujours qu’ils soient conduits le plus vite possible mais les différentes phases nécessitent du temps. Ainsi, nous avons des projets qui en sont au démarrage, réunions de cadrage et interventions sur site, d’autres qui en sont à la remise des conclusions, d’autres pour lesquels la consultation des fournisseurs potentiels est en cours, d’autres enfin qui sont en train de se finaliser par le choix d’un partenaire.

Au-delà de l’optimisation, nous sommes associés à de nombreux suivis et pilotages de parcs et la rentrée constitue toujours un moment crucial car il faut organiser les comités de pilotage qui se tiendront dans le dernier trimestre de l’année.

ASSPI fait partie de la coopérative d’activités COOPANAME (je vous en parlerai dans un prochain article) et en tant qu’associée de cette coopérative, j’y suis très impliquée dans l’accompagnement des coopérateurs pour l’accès à la commande publique (formations, mise en place de procédures, animation d’un groupe d’échange de bonnes pratiques..).

Avec toutes ces activités et ces projets, je reconnais que l’activité formation pour la rédaction des mémoires techniques est en sommeil depuis 6 mois. Mais je n’y renonce pas car je reste persuadée qu’il s’agit d’une voie de développement importante et accessible à tous les créateurs d’entreprises.

A titre plus personnel, je suis également engagée dans la formation professionnelle et j’interviens auprès de Bacs +2 et Bacs +3 en alternance dans le cadre de cursus proposés par la Chambre de Commerce de Seine et Marne.

Enfin, la rédaction de ce blog constitue bien une activité à part entière.

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Le marché des imprimantes

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Même si les technologies d’impression se diversifient (cires, encres solides, résines, 3D,…), le marché se répartit encore entre imprimantes laser et imprimantes jet d’encre et dans chacune de ces catégories, entre impression noire et impression couleur.

Il faut noter que les imprimantes laser monochromes demeurent majoritaires dans le monde de l’entreprise en France. Cette prépondérance est encore plus importante quand il s’agit des volumes imprimés. Les imprimantes laser couleur sont en forte progression.

En termes d’évolutions, la tendance notable à venir est celle du développement de l’impression mobile. dans ce domaine les imprimantes laser WiFi sont en forte progression également. IDC (International Data Corporation) prévoit que d’ici 2015, la moitié des utilisateurs de smartphones et de tablettes utiliseront l’impression mobile au bureau.

Les 5 premiers constructeurs d’imprimantes sont dans l’ordre : HP, Canon, Epson, Brother et Samsung. Il est à noter que Samsung est le constructeur qui progresse le plus.

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Les projets d’optimisation des systèmes d’impression peuvent avoir des objectifs divers et variés (développement durable, productivité, service, économies,…). Ils peuvent être menés en suivant diverses stratégies (mutualisation, facilities management, renégociation, accompagnement utilisateurs,…). Mais, malgré la diversité de leur nature, 5 pistes sont toujours utiles à exploiter.

La centralisation des achats permet d’obtenir d’excellents résultats en termes financiers. Quand il s’agit de centraliser les achats qui auparavant été délégués à chaque site (voire à chaque direction), le bénéfice est évident : les conditions de négociation sont bien plus favorables sur des quantités importantes. Quand il s’agit de centraliser les achats auprès d’une seule et unique direction alors que les achat d’imprimantes étaient confiés à la DSI, les achats de copieurs aux services généraux ainsi que les achats de consommables, le bénéfice porte sur la vision globale des coûts (la DSI achetait des imprimantes peu chères sans s’intéresser du coût des consommables, elles prendra sa décision sur un coût global si elle est responsable du budget global).

La mobilité est une réelle amélioration du service rendu aux utilisateurs. Elle permet de les accompagner dans leur appropriation de nouveaux usages sans imprimante personnelle. Elle consiste à leur donner la possibilité d’imprimer n’importe où par choix ou comme solution de repli en cas de pannes. L’homogénéisation des parcs facilite cette utilisation.

La location et le prix à la page sont des offres bien connues des responsables de parcs de copieurs, beaucoup moins des responsables de parcs imprimantes. Et pourtant … Le prix à la page est réellement une source d’économie substantielle par rapport au modèle d’achats de consommables. En effet, il oblige les constructeurs à faire preuve d’innovation pour réduire le coût des consommables s’ils veulent que leurs contrats soient rentables et vendables. De plus il apporte un vrai plus aux utilisateurs d’imprimantes qui bénéficient de service de maintenance, de hot line, de formation…

Le besoin de confidentialité est souvent cité comme un frein à la mutualisation des systèmes d’impression. Pourtant, les multifonctions offrent des possibilités intéressantes et fiables en la matière : codes utilisateurs, badges. Ces usages sont d’ailleurs de bien meilleurs gages de confidentialité qu’une imprimante posée sur un bureau.

L’empreinte environnementale est un enjeu de plus en plus important de ces projets d’optimisation. Qu’il s’agisse de bannir du parc les matériels obsolètes qui ne répondent pas aux normes de consommation d’énergie, de réduire la consommation de papier, de limiter le nombre de matériels ou de mettre en place des circuits de recyclage de cartouches et de machines, ces actions sont sources d’économies et entrent pleinement dans les plans de RSE.

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Imprimantes 3D

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Même si ces imprimantes sont un peu éloignées de ce qui nous occupe dans ce blog, profitons du mois de mai et de son rythme un peu plus lent pour découvrir cette révolution technologique.

Il s’agit en fait d’utiliser un fichier informatique appelé CAO (Conception Assistée par Ordinateur) pour saucissonner l’opération globale en différentes actions. Ces actions sont en fait les différentes couches qui vont se superposer pour former un objet réel.

Le choix du terme « imprimante » 3D est lié au fait que le mécanisme repose sur des buses comme pour le jet d’encre. La différence porte sur le produit projeté qui dans le cas de la 3D peut être du plastique, de la poudre de polyamide ou de la cire.

Cette révolution technologique va bouleverser nos façons de produire : plus besoin de plusieurs machines pour produire un objet, plus besoin d’assemblage, chaîne de production inutile, flux tendu possible, produits sur mesure et uniques.

Ces machines deviennent de plus en plus abordables en termes de prix. Sommes-nous en marche vers une généralisation domestique de ces matériels au même titre que les PC ?

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Dans notre série « Comment ça marche », nous allons vous expliquer le fonctionnement d’une impression laser : copieur ou imprimante puisqu’à la base l’imprimante laser a été inventée par Xerox par modification d’un copieur. D’ailleurs on parle de processus xerographique. Ce procédé d’impression est apprécié pour sa qualité et sa précision.

L’opération se décompose en 6 étapes :

1 Le tambour est chargé en électricité statique. Il s’agit d’un tube qui a une assez longue durée de vie mais qui est tout de même du consommable et qui coûte relativement cher.

2 Le tambour reçoit l’image à imprimer grâce au RIP (Raster Image Processor) qui a traduit l’information reçue depuis l’ordinateur en langage compréhensible par l’imprimante. L’image est envoyée très précisément sur le tambour via le laser (ou plutôt des diodes laser) qui inverse la charge électrique du tambour aux endroits imprimés.

3 Le tambour passe devant une fine couche de toner qui a été déposée sur le développeur. Le toner est attiré par les zones où la charge électrique a été inversée et repoussé par les autres. Il ne se dépose donc que sur les zones qui ont été « imprimées » par le laser.

4 Le tambour transfère ce toner sur la feuille de papier.

5 L’encre est fixée sur le papier grâce à une cuisson à environ 200°C combinée à une pression.

6 Le tambour est nettoyé des surplus d’encre et sa charge est annulée pour qu’il soit prêt pour la prochaine impression.

Toutes ces opérations se déroulent à l’intérieur de la machine dans un circuit circulaire.

Peut-être comprenez-vous mieux pourquoi les feuilles sont un peu tièdes quand elles sortent de la machine, pourquoi une imprimante laser consomme plus d’électricité qu’une imprimante jet d’encre (la cuisson nécessite de l’énergie), pourquoi les feuilles sont légèrement enroulées…

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Des économies pour les collectivités territoriales

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Mais, selon Le Parisien, les dotations aux communes, départements et régions pourraient baisser de 10 milliards d’euros d’ici à 2017, soit 10 % des ressources que leur attribue l’État.

«Les dépenses des collectivités territoriales augmentent de 3 milliards par an», a observé Marylise Lebranchu,  «on a sans doute, ensemble, beaucoup d’économies à faire», ajoutant que «la dotation globale de fonctionnement va baisser».

Dans un contexte de ressources contraintes (autant en ce qui concerne les recettes fiscales que les concours financiers de l’État), plusieurs leviers de maîtrise des dépenses locales existent, à qualité de service public équivalente.
La rémunération du personnel est pointée du doigt par la Cour des Comptes comme étant uns source importante d’économies.

L’optimisation de l’organisation peut aussi fournir des pistes d’économies. Dans ce cadre, les charges liées au document sont  importantes dans le budget et peuvent faire l’objet d’économies substantielles (jusqu’à 50 % du budget initial).

Il ne s’agit pas de révolutionner les pratiques mais de réfléchir aux flux des documents (les validations sont-elles toutes nécessaires ? Ne peuvent-elles pas être dématérialisées ?…), de repenser le parc des matériels nécessaires (imprimantes ou multifonctions, couleur, fonction fax,…), de renégocier les conditions financières (location ou achat, maintenance à la page ou achat de consommables,…) et d’accompagner les utilisateurs vers une autre culture du document.

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isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99
isse. En effet, cette réduction au prorata ne tient pas compte du fait que les communes disposent de marges de manoeuvre financières nettement supérieures à celles des régions, et surtout des départements, estime-t-elle, en invitant l’Etat à revoir sa copie sur ce point pour 2015.
En savoir plus sur http://lexpansion.lexpress.fr/actualite-economique/collectivites-locales-la-cour-des-comptes-veut-des-depenses-moins-dynamiques_1418648.html#TBFbo8wye3UVUbuQ.99