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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Indépendance du consultant ?

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Comme vous le savez nous sommes totalement indépendants des distributeurs et constructeurs de photocopieurs et nous sommes très attachés à cette indépendance.Elle fait partie de notre éthique.

L’intégrité du consultant fait partie de nos engagements, garantis à nos clients, au même titre que les délais, les livrables et le prix.

De nombreuses structures se sont spécialisées dans l’optimisation des systèmes d’impression mais, pour certaines, les raisons de cette spécialisation sont peu avouables. Certaines ont en effet trouver un modèle économique très rentable qui consiste à proposer leurs services contre une rémunération au % d’économies. Cette proposition alléchante pour le client cache en fait plusieurs travers. D’abord pour être sûrs d’être le mieux rémunérés possible, ces consultants n’hésitent pas à vous préconiser des matériels à minima (les plus petits possibles, le moins possibles…) et des services à minima (pas d’engagements de service permet d’obtenir un prix copie bas, un forfait fixe de maintenance permet de minimiser le coût théorique car on ne tient pas compte des pages supplémentaires…). Mais, en plus, ils sont rémunérés en parallèle comme apporteurs d’affaires par le fournisseur qu’il ne manqueront pas de mettre en avant auprès de vous (quand ils ne sont pas directement financés par ce même fournisseur).

D’autres structures ont des liens très étroits avec un ou deux fournisseurs qui leur apportent des audits à mener et auxquels elles apportent des parcs à déployer. Leur offre paraît saine. Elles vous vantent leur indépendance financière (les liens d’actionnariat direct sont parfois transparents, parfois très bien cachés). Mais quand vient le moment de vous assister dans la rédaction de votre cahier des charges, le consultant vous explique qu’il ne serait pas très judicieux d’être trop exigeant sur les délais d’intervention, qu’il vaudrait mieux exiger telle solution logicielle plutôt que de laisser trop de liberté de proposition aux candidats. Bref, il fait en sorte que son « poulain » ait le plus de chances possibles d’être retenu, voire d’être le seul à pouvoir répondre.

Même s’il est parfois difficile de détecter ces « liens », certains indices peuvent vous alerter : la rémunération au pourcentage, les activités annexes de l’entreprise (distribution de matériels, de logiciels…), l’actionnariat de l’entreprise, ses références (appelez les et demandez quel fournisseur a été retenu au final…).

Une des raisons qui a poussé Isabelle Obiols à créer ASSPI, c’est sa conviction que seul un regard objectif peut vous aider à mener à bien vos projets. Elle a un réel intérêt à découvrir et comprendre votre organisation, une vraie motivation à vous conseiller et à vous aider dans vos choix, une vraie satisfaction à voir ses préconisations fonctionner. Son intégration dans une coopérative d’activités vous garantit cette éthique.

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Les perspectives en matière de marchés publics

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Les perspectives économiques étant ce qu’elles sont, il est plus que jamais indispensable de diversifier ses cibles, d’être présent sur toutes les affaires qui concernent nos métiers, d’être visibles et crédibles.

Dans ce contexte, nous ne pouvons que vous conseiller de vous intéresser aux marchés publics.

D’ailleurs, la Banque Postale vient de publier une note de conjoncture intitulée « LES FINANCES LOCALES EN 2012″, dans laquelle elle constate, cette année encore, la croissance des investissements des administrations territoriales.

En effet, ils ont atteint 52,6 milliards d’euros en 2012. C’est 1,6 % de plus que pour l’année 2011.
C’est la troisième année consécutive que lesdits investissements augmentent.

Bien entendu, les résultats divergent selon les collectivités :
– communes : + 3,1%
– départements : – 3,6%
– régions : + 0,8%

Ces chiffres confirment l’importance de l’ancrage local. Il est plus facile et moins coûteux de se faire connaître des communes près de nos entreprises que de clients inconnus à l’autre bout de la France.

Malgré les apriori communs, l’investissement pour décrocher un client public n’est pas plus important que pour un client privé. Une fois que vous maîtrisez les codes de l’exercice (décryptage des documents, qualité de la réponse à fournir,…), les contacts sont souvent plus simples et les décisions plus rapides.

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Le recyclage du papier à la une

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La filière du recyclage du papier fait la une régulièrement mais un peu plus ces derniers temps.

La semaine passée, le Monde se penchait sur la question avec un article intitulé « la France espère recycler 60 % de son papier en 2018″.

Dans le même temps, Graphiline.com publiait un article intitulé « Le recyclage du papier coûte cher en France ».

La semaine d’avant Riposte Verte relayait un article de Actu-environnement « Pourquoi le recyclage des papiers fonctionne mal ».

Et nous ne nous prétendons pas exhaustifs sur tout ce qui est paru ces derniers temps sur le sujet.

Cette « déferlante » (relative il est vrai) est due probablement à la reconduction de l’agrément de Ecofolio pour la période 2013-2016. Le rôle de cet organisme est de collecter les contributions de ceux qui mettent du papier sur le marché et à les redistribuer aux collectivités en charge de la collecte et du tri. La contribution est passée cette année de 39 à 48 € la tonne mise sur le marché. Malgré cette hausse, les collectivités se sont dites déçues par le niveau de soutien défini dans le nouvel agrément.

Il faut dire que selon Riposte Verte, seulement 20 % des papiers de bureau sont recyclés…et les gisements diminuent puisque malgré une certaine résistance, la consommation de papier ne cesse de diminuer.

A suivre…

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Accompagner le déploiement

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Ca y est ! Le spécialiste que vous aviez mandaté pour réaliser l‘audit de vos systèmes d’impression a rendu son rapport. Vous avez choisi le scénario d’implantation que vous allez mettre en place et son phasage. Vous avez consulté les entreprises susceptibles d’être vos partenaires dans cette aventure et vous avez choisi l’heureuse élue. OUF ! Vous allez enfin passer à un autre projet !

Pas si sûr…

Vous êtes effectivement arrivé au terme des étapes les plus longues et les plus consommatrices de ressources. Il serait donc dommage de gâcher cet important investissement en ratant l’implantation du parc et des usages que vous avez choisis avec tant de soins. Une installation laborieuse, des dysfonctionnements qui durent quelques temps, des formations expédiées en 10 minutes par le technicien qui a fait l’installation, des matériels non paramétrés, …tous ces joyaux de l’installation « classique » peuvent très vite faire basculer vos utilisateurs dans le camp des résistants et faire de votre quotidien un enfer pendant plusieurs semaines.

Même si votre nouveau partenaire est un professionnel des systèmes d’impression et de l’impression en général, il ne connaît pas suffisamment votre structure et vos ambitions pour ce projet. De plus, ses intérêts sont quelques peu contradictoires avec les vôtres : il souhaite y passer le moins de temps possible et y dédier uniquement le personnel qualifié (et donc cher) strictement nécessaire au fonctionnement des matériels. Vous souhaitez qu’il prenne le temps de faire une installation complète (y compris les paramétrages par défaut que vous avez définis), qu’il vous dédie ses meilleurs interlocuteurs qu’il s’agisse de formations des utilisateurs, d‘installation informatique ou de gestion de la relation client.

Il est donc indispensable de préparer le déploiement en définissant vos exigences en termes de niveaux de services, de timing…

Il peut être alors judicieux de se faire accompagner par le spécialiste qui a réalisé l’étude et les préconisations : il connaît bien votre organisation (il a passé quelques semaines avec vous), il connaît bien les organisations des entreprises spécialistes du monde de l’impression (il en est souvent issu) et il maîtrise parfaitement les tenants et les aboutissants de votre projet (il a été votre partenaire dans sa conduite).

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Négociations dans les MAPA

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La négociation a pour objectif de concilier efficacité de la commande publique et respect des principes généraux du Code des marchés publics. Elle doit permettre la réduction de l’écart entre l’offre et la demande. Ainsi, dans le respect des principes d’égalité de traitement des candidats et de transparence des procédures, la négociation peut conduire les candidats à adapter leurs offres. Elle est encadrée et doit suivre certaines règles (d’ailleurs sujettes à débat et jurisprudences diverses).

La négociation est admise en MAPA (Procédure adaptée)  si l’avis d’appel public à la concurrence ou les documents de consultation l’ont expressément prévue.

L’acheteur public est libre de choisir les entreprises avec lesquelles il souhaite engager les négociations (Conseil d’État, 30 novembre 2011, n°353121: “le pouvoir adjudicateur qui, dans le cadre d’une procédure adaptée, décide de recourir à une négociation, peut librement choisir les candidats avec lesquels il souhaite négocier”).

Le pouvoir adjudicateur est libre d’accorder à l’ensemble des entreprises ayant déposé une offre irrégulière, inacceptable ou inappropriée la faculté de régulariser cette dernière. (Conseil d’État 30 novembre 2011, n°353121 : le pouvoir adjudicateur « peut en conséquence, dans le respect du principe d’égalité de traitement entre les candidats, admettre à la négociation les candidats ayant remis des offres inappropriées, irrégulières ou inacceptables et ne pas les éliminer d’emblée »). Cette forme de « négociation » permet ainsi au candidat de rendre son offre conforme (forme du prix, réponse technique, documents manquants…).

La négociation peut porter sur tous les éléments de l’offre (article 28 du code des marchés publics). Malgré les bonnes volontés pour entamer des discussions sur d’autres éléments que le prix, la plupart des négociations menées dans le cadre de la commande publique se résument encore à cet aspect. Dans le Guide de bonnes pratiques en matière de marchés publics (version 2012), la Direction des Affaires juridiques de Bercy insiste sur le fait qu’il est possible pour un pouvoir adjudicateur de négocier sur le prix mais aussi sur d’autres éléments : quantités, qualité, délais, garantie de bonne exécution du marché, etc. Même si cela peut être parfois compliqué, les candidats ont intérêt à promouvoir ces formes de négociations sur les éléments substantiels de leur offre, de leur différenciation, autres que le prix.

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Meilleurs voeux pour 2013

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ASSPI vous souhaite une très bonne année 2013…

Et vous remercie pour vos visites sur ce blog


Joyeuses fêtes de fin d’année

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ASSPI

vous souhaite à tous d’excellentes fêtes de fin d’année

et

vous donne rendez-vous le 4 janvier 2013.


Maximilien.fr : pour rapprocher entreprises et collectivités

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Avant son lancement fin 2012, le portail commun des marchés publics franciliens est à découvrir dans une version de présentation.

Aujourd’hui, une entreprise doit avoir l’œil sur tout pour trouver des contrats publics. Ces derniers sont matérialisés sous la forme d’épais dossiers constitués par les collectivités. L’association Maximilien, qui regroupe neuf membres fondateurs, propose de centraliser l’offre et la demande faites en Île-de-France et de les simplifier via un site Internet : Maximilien.fr.

« Nous avons mis en ligne un site d’attente début juin, explique Fleur Jourdan, directrice générale adjointe aux Affaires juridiques, marchés, qualité. Le site définitif sera disponible fin 2012, avec des applications pour smartphones et tablettes. »

Environ 1.000 adhérents en 6 ans

D’ici à 2019, les quelque 1.000 collectivités publiques franciliennes pourraient adhérer à Maximilien pour présenter leurs besoins, mais aussi bénéficier d’autres fonctionnalités. Fini les dossiers, place à la dématérialisation : les contrats seront sous la forme de cases à compléter comme une feuille d’impôts. Un coffre-fort électronique sera à leur disposition pour rassembler toutes les réponses. « Maximilien est aussi mené dans un souci d’aménagement numérique du territoire et d’une démarche d’achat éthique et responsable », précise Fleur Jourdan. Une plate-forme collaborative sera mise en place afin que les collectivités puissent intervenir sur les bonnes pratiques en matière d’achat. Elles pourront par exemple regrouper leurs besoins. Grâce à la mutualisation, une cotisation reposant sur la solidarité entre collectivités de taille importante et celles de taille modeste facilitera l’adhésion du plus grand nombre pour une réduction effective de la fracture numérique.

L’accès aux marchés publics pour tous

Du côté des entreprises, l’inscription mettra en place un système d’alerte qui les préviendra de la mise en ligne d’un nouveau marché. Pour les échanges, une bourse à la sous-traitance sera lancée. L’accès à plate-forme sera gratuite et ouverte à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

Maximilien est une initiative de la Région à la suite d’un constat qu’évoque Michèle Sabban, présidente de l’association : « Cette démarche doit faire face à deux difficultés : celle des entreprises, notamment les TPE-PME, à accéder aux marchés publics ; et celle des acheteurs publics à concilier respect de la réglementation et efficacité des achats. Et ce alors que les marchés publics représentent 10 % du PIB et que l’e-administration devait se développer. »

* Les membres fondateurs de Maximilien : la Région Île-de-France, les départements de Seine-et-Marne, de l’Essonne, des Hauts-de-Seine, de Seine-Saint-Denis, du Val-de-Marne et du Val d’Oise, la Communauté d’agglomération de Plaine Commune et la Ville d’Aubervilliers.

Sources : le Portail du Conseil régional

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Quelques chiffres

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IDC vient d’estimer le volume mondial des activités d’impression. Il est en baisse de 1% : 3,09 billions de pages en 2011 contre 3,12 billions en 2010. Le cabinet d’analyses observe ce léger recul en combinant les données des pays émergents avec celles des pays plus développés. Les premiers voient augmenter de 7,5 % leur volume de pages imprimées, avec même une croissance à deux chiffres en Amérique Latine, en Asie et dans le Pacifique.
Les seconds enregistrent une baisse de 5% qu’IDC explique par la conjonction d’une économie en berne, d’une poussée des MPS (management print services) et de la capture de documents, et d’une plus grande prise de conscience environnementale.
Autre constat, la confirmation de la progression des ventes comme du volume de pages imprimées des multifonctions au dépend des imprimantes. Les MFP (multifonctions) laser n’ont cependant toujours pas détrôné en unités la base installée des imprimantes laser, mais c’est le cas des MFP à technologie jet d’encre. Toujours pour les multifonctions, IDC pointe la bonne progression de la couleur et des segments 2 (11 à 20 ppm) et 3 (21 à 30 ppm) sans pour autant relever une augmentation du volume de pages.
IDC évalue néanmoins à 7% le taux annuel de croissance du volume de page imprimées par des solutions laser dans le monde. Le cabinet observe également que la base installée mondiale de l’offre jet d’encre subit une légère érosion passant de 64,4% en 2010 à 63,6 % en 2011. Enfin, on trouve HP sur la première marche du podium des meilleurs vendeurs de pages suivi de Canon et de Xerox.

Sources : Printnews

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Les déclencheurs de l’optimisation des systèmes d’impression

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La refonte d’un parc d’impression est rarement une démarche naturelle. Elle intervient souvent après un déclic.

Très souvent, l’évènement qui va être à l’origine du projet d’optimisation des impressions est un déménagement. Qu’il soit partiel (quelques services) ou total, il permet de profiter de la dynamique de changement pour envisager de nouveaux usages, de nouveaux équipements , de nouvelles règles. Il s’agit en effet souvent d’un moment propice pour se poser des questions et remettre en cause des pratiques, parfois ancestrales. Mais, il convient de veiller à ne pas ajouter du dépit à de l’angoisse. L’accompagnement des utilisateurs est alors encore plus crucial. L’optimisation des moyens d’impression à leur disposition devra réellement être un plus, elle devra réellement leur apporter un mieux. Ils devront vraiment pouvoir s’approprier ces nouveaux outils et ces nouveaux usages au même titre qu’ils devront pouvoir s’approprier leur nouveau lieu. Ces deux projets menés simultanément (déménagement et optimisation des impressions) pourront ainsi s’appuyer l’un sur l’autre pour être menés avec succès : les avantages de l’utilisation d’un matériel performant mutualisé seront un appui pour faire accepter les open spaces, des locaux plus modernes dotés de la gestion par badges des entrées/sorties, de la restauration, de la température du bureau… rendront naturelle l’impression sécurisée badgée…

L’autre déclencheur fréquemment rencontré est l’échéance de location des parcs de copieurs. Puisqu’il est temps de changer les matériels, autant refondre l’ensemble du parc de systèmes d’impression. Mener alors un projet d’optimisation permet d’éviter de remplacer en 1 pour 1 des machines qui ne sont peut-être plus adéquates, qui ne bénéficient pas des dernières avancées technologiques… L’écueil le plus fréquent dans ce cas, c’est le temps. En effet, si l’échéance n’est pas anticipée, il est impossible de mener à bien l’audit, la construction des scenarii d’équipement, la consultation des partenaires potentiels et le déploiement du nouveau parc. Cette situation aboutit le plus souvent à un simili audit mené par le prestataire en place et une proposition commerciale déguisée en préconisations.

Bien d’autres raisons peuvent servir de déclencheur à un projet d’optimisation des systèmes d’impression (transfert de la responsabilité entre services généraux et informatique, démarche environnementale…) mais les 2 décrites ci-dessus sont vraiment les plus courantes.

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