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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Audit avant renouvellement

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auditQu’il s’agisse d’une entreprise ou d’une administration, le renouvellement des systèmes d’impression nécessite la connaissance du marché (acteurs, technologies…), des modes opératoires (financement, types de contrats, services…) et du langage spécifique (les vendeurs ont du mal à se séparer de leur jargon professionnel).

Au delà de cette veille nécessaire, une autre condition de la réussite de ce type de projet est de bien connaître son parc actuel et les besoins de son organisation. Demander les mêmes caractéristiques que le matériel actuel (juste un peu plus rapide si ça ne coûte pas trop cher…) ou faire confiance au commercial pour définir les matériels adéquats, c’est risquer de repartir pour 3 ou 4 ans avec des outils inappropriés.

L’audit des systèmes d’impression doit être un préalable à toute consultation. Il permet de :

  • Connaître parfaitement le parc actuel y compris dans les sites éloignés.
  • Recenser les besoins des utilisateurs et de l’organisation.
  • Mettre à plat les pratiques autour du parc (pratiques d’impression, gestion des consommables…).
  • Se fixer des objectifs (budget, développement durable…) pour le futur parc.
  • Fournir aux prestataires consultés un cahier des charges précis.
  • Obtenir des offres comparables grâce à des matrices de réponses standardisées.

Vous pouvez choisir de mettre en œuvre un audit plus ou moins poussé (exhaustivité ou échantillonnage…) suivant le temps, les moyens et les enjeux du projet. Malheureusement c’est souvent la contrainte de temps qui limite la prise en compte des autres enjeux. Sachant que les phases de livraison (entre 4 et 6 semaines), d’analyse des offres (3 à 4 semaines), de réponse à la consultation (2 à 5 semaines) sont incompressibles, quand le temps fait défaut l’audit est souvent partiel, voire très succinct.  Pourtant prendre le temps de faire un état des lieux précis, d’envisager plusieurs pistes d’amélioration et de choisir une politique d’impression sur le moyen terme fait au final gagner du temps (moins de risque de consultations infructueuses ou mal dimensionnées) et de l’argent (le nouveau parc est optimisé dans tous ses aspects).

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PME et marchés publics

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marches publicsDepuis 2006, le code des marchés publics intègre des mesures favorables aux PME, comme la passation des marchés en lots séparés, ou la suppression de l’obligation de fournir des références similaires au marché proposé. Or, le neuvième rapport annuel rendu par l’Observatoire des PME montre que 61 % des marchés publics locaux (collectivités territoriales) sont attribués à des PME ou des ETI (entreprises de taille intermédiaire). C’est également le cas de 43 % des marches étatiques. Ces résultats montrent que les politiques menées en faveur du développement des PME via la commande publique fonctionnent. Elles se poursuivent d’ailleurs puisque le décret sur la simplification de l’accès à la commande publique est entré en vigueur en octobre 2014.

Avec un volume global de 200 milliards d’Euros, la commande publique constitue un potentiel commercial considérable pour les PME. C’est un levier de développement économique important, y compris localement. Ainsi 41 % des marchés des collectivités territoriales sont attribués à des entreprises locales.

Ces chiffres encourageants ne doivent pas cacher que la part des PME dans les attributions diminue en même temps que le montant des marchés augmente. Ils ne doivent pas non plus cacher que la complexité de réponse pour certaines procédures est un sérieux frein : exigences de certifications, de références, de documents, …

Le groupement entre PME est une excellent solution pour lever ces freins. Il permet de sécuriser l’acheteur sur la pérennité du prestataire, de partager les frais de réponse, de proposer des prestations complètes (groupement de plusieurs savoir-faire).

La réponse en groupement comporte quelques subtilités administratives et commerciales mais avec un accompagnement et/ou une formation, elle est accessible à tous.

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5 années plus tard

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5 ANS5 années et 371 articles plus tard, …

Vous vous souvenez peut-être qu’au départ j’ai créé ce blog sans grande conviction, pour voir. Comme quoi on a souvent intérêt à laisser leur chance à des idées à priori peu convaincantes.

Je reconnais que parfois je manque d’inspiration et les articles se font alors un peu dans la douleur. Mais la plupart du temps, nos rencontres avec des organisations et les personnes qui les animent, les projets que nous menons m’apportent de nouvelles idées, de nouveaux points de vue.

J’espère que vous y trouvez ce que vous cherchez et ce que vous ne cherchiez pas.
J’espère que vos impressions s’en portent mieux.
J’espère que me lire n’est pas trop barbant (peu de suspense, peu d’exotisme mais des actions).J’espère que vous êtes prêts à nous suivre pour une nouvelle année.

Je vous remercie pour vos visites, vos encouragements et nos échanges.

Je vous invite à nous apporter vos commentaires et à vous abonner pour recevoir nos articles par mail.

Très cordialement

Isabelle Obiols

Pourquoi COOPANAME ?

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asspi_reduc1Quelles différences entre ASSPI intégrée dans une Coopérative d’activités et d’emplois et un cabinet de consultants ?
Pour les organisations qui font appel à nous les différences sont significatives.
Tout d’abord, cette forme de structure vous garantit notre indépendance vis-à-vis des fournisseurs de matériels d’impression. En effet, nous ne pouvons avoir d’autres actionnaires que des salariés de la coopérative et nous ne pouvons toucher de rétro commissions en tant qu’apporteurs d’affaires. Soyons honnêtes, cette garantie peut vous être apportée par certains cabinets, mais ils sont rares.
Ensuite, le choix de construire une entreprise partagée au sein d’une coopérative est un fort indicateur de notre volonté de promouvoir la coopération, la mutualisation plutôt que la compétition. Or, dans vos projets d’optimisation des systèmes d’impression c’est bien la mutualisation des moyens qui est en jeu et si l’utilisateur est au cœur de vos préoccupations, nous avons une vraie valeur ajoutée à vous apporter.
Dans un cabinet de consultants, l’objectif est la rentabilité et elle passe par l’optimisation du temps des consultants. Quand il s’agit d’un cabinet qui marche, les délais de démarrage des projets sont donc longs et quand il s’agit d’un cabinet qui ne marche pas, il est utile de se demander pourquoi ils sont si disponibles. De plus, les réaménagements de plannings sont compliqués et vos contraintes et imprévus se heurtent à la rigueur de leur organisation interne. Dans notre organisation, l’objectif est la pérennité de nos activités. Chaque associé, chaque salarié a de multiples activités (ainsi je suis consultante expert en systèmes d’impression, formatrice en marchés publics et formatrice en vente pour des apprentis). Sur les 800 salariés de Coopaname, il est facile de trouver quelqu’un qui sera disponible pour participer à des inventaires sur sites. Sur les 30 associés avec qui j’ai l’habitude de collaborer et qui ont de l’expérience, il est facile de trouver des disponibilités pour un plan de communication, des séances de formation, l’animation de réunions… Cette souplesse vous garantit que les plannings prévisionnels que nous établissons sont fiables et que nous nous adapterons à vos rythmes.
Enfin, en nous confiant vos projets, vous participez à la promotion d’une nouvelle forme d’entreprise : une entreprise partagée par des experts de divers domaines (du paysagiste au designer Web) qui collaborent pour mettre à votre disposition des ressources dont vous ne disposez pas en interne.

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Quiz pratiques d’impression

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cocher liste 2En ce printemps et de semaines écourtées, nous vous proposons un petit quiz sur vos pratiques d’impression.

Amusez-vous.

BONNES PRATIQUES D'IMPRESSION

Départ
Félicitation - vous avez complété BONNES PRATIQUES D'IMPRESSION. Vous avez obtenu %%SCORE%% sur %%TOTAL%%. Votre performance a été évaluée à %%RATING%%
Vos réponses sont surlignés ci-dessous.

Maîtrise des dépenses d’impression

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argentNous parlons souvent d’économies et la plupart des projets d’optimisation des systèmes d’impression ont pour objectif de réaliser des économies. De fait, très souvent, les projets bien menés atteignent cet objectif.
Mais, il y a des cas où l’objectif est avant tout fonctionnel : assurer un équipement adapté aux utilisateurs, avoir des outils performants pour répondre à de nouveaux besoins,… Dans ces cas là, en termes financiers, l’objectif sera de maîtriser les dépenses et leur évolution future.

Contrairement à de nombreuses idées reçues, le volume de papier consommé dans le monde et en France ne cesse de croître (+5 % par an). Sans qu’on y prenne garde, la couleur a envahi nos environnements professionnels et pourrait devenir un standard, or elle coûte 10 fois le prix d’une impression N&B. Malgré les nouvelles possibilités d’échange et de stockage de données, les craintes quant à la sécurité engendrent toujours autant (plus ?) d’impressions au cas où.

Tout cela peut amener une hausse régulière du budget d’impression. Pour ne pas se laisser déborder, il vaut mieux mettre en place des mesures qui assureront une évolution voulue et maîtrisée des dépenses. Il est plus facile de mettre en place en préventif une politique d’impression qui définit précisément les usages de la couleur plutôt que de devoir limiter, voire interdire des usages installés. Les utilisateurs considèrent comme un privilège de pouvoir imprimer ce qu’ils veulent quand ils veulent. Il s’agit de leur faire comprendre qu’il s’agit de leur responsabilité de le faire à bon escient et sans gaspillage.

La maîtrise des budgets ne passe pas que par les utilisateurs. Elle passe aussi par des outils de suivi et de gestion qui vont limiter les coûts indirects. Elle passe également par la négociation régulière des conditions de mise à disposition des matériels et des services. La réévaluation régulière des besoins (tous les 4 ans au minimum), la veille sur les évolutions technologiques mais également fonctionnelles, contractuelles et financières, la mise en concurrence des partenaires potentiels sont autant de leviers permettant de contenir les budgets dans les limites souhaitées.

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