Les publications de ASSPI marquent une pause (bien méritée !)
Vous retrouverez vos rendez-vous hebdomadaires dès le 31 août.
En attendant passez un très bel été.
Pause estivale
juillet 27th, 2015 Posted in Divers
juil, 27 2015
Ajouter un commentaire »
Kit de communication
juillet 20th, 2015 Posted in Formation et Accompagnement
juil, 20 2015
Tout le soin que vous apporterez au diagnostic de votre parc d’impression et à l’élaboration de votre politique d’impression ne vous assurera pas la réussite si vous négligez l’accompagnement des utilisateurs et la communication qui va avec.
Or, chaque organisation a ses propres typologies d’utilisateurs, ses propres codes de communication, ses propres processus de fonctionnement. Il faut donc que la communication autour du projet de parc d’impression optimisé soit adaptée à chaque structure (dans certaines organisations, des adaptations devront être faites pour chaque site). Ces adaptations porteront sur le fond et la forme (extranet ou réunions plénières, développement durable et/ou économies,…).
Par contre, nous pouvons définir les différents éléments du kit de communication qui amènera vos utilisateurs à adopter votre nouvelle politique d’impression :
- A : communication en amont du projet sur les objectifs et les modalités
- B : communications pendant l’étude (entretiens utilisateurs, réunions de présentation, …)
- C : communication sur la future politique d’impression
- D : communications pendant le déploiement du parc et des outils associés (formations, plannings, reportages,…)
- E : communication après le déploiement (enquête de satisfaction, résultats atteints,…)
Vous pouvez toujours monter une étagère en kit en omettant un des renforts prévus, cela ne l’empêchera pas de tenir debout. Mais si le poids qu’elle doit porter est important, elle n’y résistera pas et sur la durée, elle finira par fléchir….
A lire aussi,
Une politique d’impression effective
Un accompagnement sur plusieurs mois
Achat VS Location
juillet 16th, 2015 Posted in Divers, Marchés Publics
juil, 16 2015
Le débat entre achat et location ne date pas d’hier, en particulier dans les administrations. C’est un peu comme MAC ou PC. Les tenants de chaque solution sont très convaincus, certains n’hésitant pas à copieusement critiquer l’autre solution. Pour ma part, j’ai depuis longtemps abandonné l’idée de convaincre les tenants de l’achat que ce n’est pas forcément la meilleure solution (et pourtant !).
Cependant, pour ceux qui hésitent, comparons les 2 solutions :
- L’achat engendre un amortissement comptable sur 5 années qu’il convient de savoir gérer. La location est une charge comme une autre.
- Pendant cet amortissement les matériels ne peuvent pas évoluer en fonction de l’évolution des besoins. Les prévisions au-delà de 2 années sont de plus en plus difficiles, il est donc quasiment impossible d’établir un cahier des charges pour des matériels achetés qui resteraient en parc plus de 5 ans. La location permet de gérer le parc sur une durée plus courte (entre 3 et 5 ans)
- Le marché des systèmes d’impression connaît une évolution technologique et une compétition de constructeurs telles que le renouvellement des gammes se fait sur une, deux ou trois années. Cela s’accompagne d’une évolution des prix dont l’acheteur se prive à court terme alors que le locataire peut faire une mise en concurrence tous les 3 ans.
- Les contrats de maintenance sont en général de 3 ans et les prix à la page montent très vite passée cette 1ère durée. Ainsi un parc acheté et qui resterait en place entre 5 et 7 ans (durées généralement constatées) finira par coûter très cher en maintenance, voir par ne plus être maintenu par le prestataire. En location, le matériel appartenant au prestataire, il l’entretient tout le temps de la location et l’évolution des prix de maintenance est encadrée.
Pour ceux qui douteraient encore, le SAE ne donne pas d’autre conseil que celui de louer dans la majorité des cas.
A lire aussi
Réfléchir à vos coûts d’impression
juillet 13th, 2015 Posted in Coûts d'impression
juil, 13 2015
La période estivale est souvent l’occasion de prendre un peu de recul et de s’interroger sur les actions qu’il faudra mener en septembre. C’est le moment de se pencher sur les coûts d’impression si vous voulez que vos budgets soient optimisés pour commencer l’exercice 2016 (et oui, il faut du temps..).
Je vous propose donc de commencer par revoir (voir ?) ce que sont ces fameux coûts d’impression.
3 éléments sont évidents pour tous :
- Les coûts d‘acquisition : amortissements, loyers…
- Les consommables : encres, toners, tambours, papiers…
- La maintenance : extensions de garantie, maintenance forfaitaire ou à la page…
Mais ils ne constituent que la partie visible de vos réels budgets d’impression. Il faut leur ajouter les éléments suivants :
- Les pages imprimées non utilisées : pages jetées car ratées, oubliées, lues une seule fois…
- Le temps passé par les collaborateurs à régler les problèmes techniques : drivers, bourrages, appel SAV…
- Les pertes de productivité : immobilisation matériels inadaptés,méconnaissance des fonctionnalités, mauvaise circulation de l’information…
- La gestion des factures des prestataires : enregistrement comptable, réclamations, avoirs…
- L’impression de pages couleur non maîtrisée : mails, brouillons…
Si les 3 premiers éléments sont les plus évidents, ils ne sont pas pour autant toujours identifiés car certaines factures sont « obscures » et certains contrats « opaques ».
Quant aux autres éléments, ils sont presque toujours oubliés dans les calculs alors qu’ils constituent une source très importante d’économies.
En tant qu’expert de ces sujets, nous vous fournissons une photographie éclairée de vos coûts réels et vous accompagnons dans la mise en place de solutions sur mesure, adaptées à vos besoins et économes.
Contactez-nous : iobiols@asspi.fr ou 06 81 02 89 74
A lire aussi
Prévention des déchets de bureau
juillet 6th, 2015 Posted in Bureau vert
juil, 06 2015
La meilleure prévention des déchets de bureau liés aux impressions est de réduire le nombre de pages imprimées. Dit comme ça, c’est une évidence. Dans la pratique, cela exige de combiner plusieurs actions.
Dans son Guide pour l’éco-responsabilité, l’Ademe fait un zoom particulier sur le papier et les impressions.
Il y est notamment question de l’impact du choix des équipements. Ainsi, les imprimantes laser sont à privilégier en portant une attention particulière aux fonctionnalités telles que le recto-verso, l’impression brouillon, l’impression de plusieurs documents par page… La possibilité d’utiliser des toners de grande capacité peut également être un critère car elle permet de jeter moins de cartouches vides et représente souvent des économies budgétaires non négligeables.
Autre piste de réflexion : les pratiques d’impression. Nous en avons déjà traité à plusieurs reprises mais il ne semble pas inutile de rappeler que la réduction des marges, de la taille des polices, l’impression en recto-verso, l’aperçu avant impression sont autant de sources de diminution de la consommation de papier .
La gestion de l’approvisionnement en papier est également cité par l’Ademe comme facteur d’économies de papier.
Sources : Ademe
A lire aussi
La politique de gestion du papier
Enquête Riposte Verte sur la gestion des déchets de bureau
Une politique d’impression effective
juin 29th, 2015 Posted in Formation et Accompagnement, Pilotage des parcs d'impression
juin, 29 2015
De nombreux projets d’optimisation des systèmes d’impression se terminent à la mise en place du nouveau parc, au mieux après les formations utilisateurs. Force est de constater que les déviances quant à la politique d’impression interviennent alors très vite et que trois ans plus tard, tout est à refaire ou presque. Les principales causes de ces écarts sont le retour aux usages d’impression antérieurs (recto simple, impressions de mails,…), l’obtention d' »exceptions » pour la mise en place de systèmes d’impression individuels, l’évolution des besoins et les dérives de la prestation de services du partenaire choisi.
3 points sont essentiels pour faire en sorte que votre politique d’impression soit effective sur la durée :
- L‘accompagnement des utilisateurs en continu : formations, retraining, animations, communications…
- La mesure régulière des résultats : enquêtes de satisfaction, mise en place et suivi d’indicateurs de qualité de services, de consommation,…
- L’évaluation régulière de l’évolution des besoins : plan d’action à court et moyen terme face aux dérives, gestion des demandes,…
Non seulement la mise en place de ces actions vous assurera les résultats attendus de votre politique d’impression sur la durée mais elle vous permettra également de préparer très en amont et facilement ses évolutions et le futur parc nécessaire.
D’ailleurs ceux qui ont en charge la mise en place de politiques de développement durable connaissent bien ces outils car ils sont indispensables pour que chacun s’approprie les nouveaux usages et pour s’assurer que ces nouveaux usages répondent bien aux objectifs fixés.
A lire aussi
Rendre opérationnelle votre politique d’impression
Accompagner l’optimisation des impressions
Marchés pour systèmes d’impression et recours
juin 25th, 2015 Posted in Marchés Publics
juin, 25 2015
Force est de constater ces dernières années, que les candidats aux marchés publics en matière de systèmes d’impression sont devenus plus procéduriers. De nombreux recours sont engagés et amènent des déclarations sans suite ou des annulations.
Le potentiel commercial du secteur public est un enjeu important pour la plupart des acteurs du marché qui, par ailleurs, est de plus en plus concurrentiel. Pourtant, travailler avec le secteur public est coûteux : longueur des procédures, formalisme des consultations,… et dégage peu de marge. Tout ceci explique que certains tentent de faire annuler des marchés quand ils n’ont pas été retenus.
Ces procédures sont coûteuses pour les administrations et surtout, elles mettent en péril l’organisation même des structures qui se trouvent souvent en fin de contrat de location de leur matériels sans solution de remplacement avant plusieurs mois, le temps de relancer une consultation.
Même s’il n’existe aucun moyen de se protéger à 100 % de ces recours, quelques règles permettent de limiter très fortement le risque :
- Les critères d’attribution doivent être le plus détaillés possibles, annoncés dans le règlement de consultation dans leur détail. Cela permet d’obtenir des notes justifiées pour chaque candidat. Une notation basée sur 30 points pour la valeur technique mais sans éléments concrets de mesure de cette valeur ne peut que être sujette à discussion.
- La définition des besoins doit avoir été faite en toute objectivité, sans « l’aide soutenue » d’un futur candidat. Bien sûr, celui qui devra établir le cahier des charges doit avoir des informations et des connaissances sur les produits, les services, l’état de l’art et pour cela il a besoin de rencontrer des professionnels du sujet. Mais, il doit en rencontrer plusieurs et faire seul une synthèse de ce qui est souhaité par son organisation et ce qui est possible à mettre en œuvre.
Ces 2 points nécessitent du temps et des ressources, une certaine expertise. Mais, l’investissement qu’ils représentent est largement compensé par la sérénité et le gain de temps qu’ils procureront tout au long de la consultation.
A lire aussi
AMO pour marchés de systèmes d’impression
Un CCP pour les systèmes d’impression
Sécurité de l’information et document papier
juin 22nd, 2015 Posted in Optimisation des outils d'impression
juin, 22 2015
2/3 des entreprises européennes considèrent que le papier représente une grande menace pour la sécurité de l’information. Dans de nombreuses organisations , un document papier peut être photocopié en de multiples exemplaires. Il peut facilement être partagé ou détruit. Il peut être abandonné sur le système d’impression qui l’a produit ou classé de façon aléatoire ou bien jeté dans n’importe quelle poubelle.
1/3 seulement des entreprises européennes vérifient l’efficacité des politiques mises en place pour aider les employés à produire, faire circuler, stocker et détruire les documents papier. Encore faut-il que ces politiques soient au moins mises en place et nous en sommes loin.
Or, la mise en place d’une politique d’impression détaillée, définissant les règles de traitement du document papier peut limiter ces risques.
Ainsi, les accès aux archives sont souvent libres et les salles d’archivage sont même souvent dotées d’un système de reprographie et d’un système de destruction facilitant la reproduction et l’élimination des documents. Sans contrôle d’accès, ces zones peuvent devenir sources d’importantes « fuites » de l’information (par destruction ou par diffusion).
Les utilisateurs ont souvent tendance à penser que le seul moyen d’assurer la confidentialité de leurs documents papier est de les imprimer sur une imprimante locale, dans leur bureau. Or, ils n’hésitent pas ensuite à aller copier ce document confidentiel sur le copieur du couloir, au vu de tous, voire même laisser les documents sur la machine le temps d’aller boire un café. Nous ne répèterons jamais assez que des solutions simples existent pour gérer efficacement la confidentialité de la production de documents papier.
Source : Etude Iron Mountain
A lire aussi
Impression inutile et non-sécurisée
Impression sécurisée : les enjeux
Conibi et Relay
juin 15th, 2015 Posted in Bureau vert, Spécial PME-TPE
juin, 15 2015
Alors que je m’apprêtais à rédiger un article sur Conibi, j’ai consulté les archives de ce blog et j’ai constaté que j’en avais parlé en mai 2014. Coïncidence troublante et drôle. Espérons que ce sujet ne deviendra pas le monstre du Loch Ness de notre publication.
L’article précédent était destiné à vous faire connaître cet acteur majeur de la récupération de consommables usagés. cette fois, il s’agit de mettre en avant une initiative de Conibi à destination des PME et TPE. En effet, très souvent ces structures n’ont pas suffisamment de consommables à jeter pour remplir une Ecobox par an. Le système classique de Conibi ne fonctionne donc pas. Pourtant, il faut bien s’en débarrasser et sans les jeter avec les ordures ménagères si possible !
Grâce à un partenariat avec Mondial Relay (spécialiste du retrait de colis pour les particuliers), Conibi propose à ces « petits » consommateurs de déposer leurs consommables dans les commerces de proximité membres du réseau Mondial Relay. Il suffit de les emballer (emballage d’origine ou autres), d’y apposer l’étiquette que vous aurez imprimée à partir de votre espace client sur le site Conibi et de choisir le Point Relais® le plus proche ou avec les horaires d’ouverture les plus pratiques.
A lire aussi
Collecte de cartouches à la Poste
Le coût d’un appel d’offres
juin 4th, 2015 Posted in Marchés Publics
juin, 04 2015
Il y a déjà quelques temps, le Géfil (Syndicat National de l’ingénierie loisirs, culture et tourisme) a mené une étude pour répondre à cette question cruciale.Il en a déduit que pour les donneurs d’ordres, sans audition des candidats, le coûts moyen est de 7 500 € HT et de 10 500 € HT avec la phase de négociation. Ces évaluations tiennent compte du temps nécessaire pour toutes les étapes de la définition des besoins à l’attribution et son suivi (10 jours). Elles portent sur des consultations nécessitant un cahier des charges étoffé. Cependant, l’étude apporte une précision concernant la définition des besoins qui devrait être prépondérante dans la préparation de l’appel d’offres et pourrait donc à elle seule nécessiter 10 jours ce qui fait passer le coût moyen sans audition à 12 500 € HT. C’est le cas des procédures portant sur les systèmes d’impression pour lesquels la définition des besoins nécessite très souvent un travail d’inventaire et d’analyse conséquent.
Or, il n’est pas rare de voir des appels d’offres portant que les systèmes d’impression déclarés infructueux parce que les besoins avaient été mal évalués (budgets sous-évalués, contraintes omises,…) ou par manque de candidats (pénalités trop importantes, exigences disproportionnées,…). Pire, quelques procédures sont annulées suite à des réclamations de candidats évincés (problèmes de critères, de notation,…). C’est donc à chaque fois un budget d’environ 10 000 € HT qu’il faut dépenser à nouveau pour recommencer. Sans compter les impacts sur les autres appels d’offres qui seront retardés par manque de ressources en interne pour les lancer tous en même temps.
Si la connaissance des systèmes d’impression en interne n’est que partielle et que les ressources sont très sollicitées (il n’est pas rare que les directions informatiques doivent gérer 3 à 4 projets en même temps), le meilleur moyen de sécuriser sa procédure et son budget est de faire appel à une assistance à maîtrise d’ouvrage.
Nous reparlerons du coût d’un appel d’offres dans notre prochain article mais du point de vue de l’entreprise candidate cette fois.
A lire aussi