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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Qu’est-ce qu’une imprimante jet d’encre?

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Certains d’entre vous vont peut-être penser qu’il n’est pas trop tôt pour ce blog de se poser la question et ils auront raison. En fait, l’imprimante fait tellement partie de notre quotidien que nous n’y prêtons guère attention et que chacun part du principe qu’il sait ce que c’est. Nous allons tout de même vous apporter les éléments nécessaires pour vraiment comprendre le fonctionnement d’une imprimante jet d’encre.

Tout d’abord, une imprimante c’est un bac dans lequel vous allez pouvoir mettre du papier. Ce papier va être « absorbé » par la machine à l’aide de rouleaux qui l’entraînent. Il va ensuite être arrosé d’encre par la tête d’impression. Cette tête est constituée de « buses » qui vont vaporiser des gouttes d’encre sur le papier avec une assez grande précision pour que le document fini ressemble à ce que vous souhaitiez.

L’encre quant à elle est composée d’eau, de colorant et de produits chimiques destinés à la conserver le plus longtemps possible de façon stable. Les cartouches ont donc une date de péremption au-delà de laquelle leur utilisation ne peut être garantie.

La différence entre 2 imprimantes jet d’encre s’analyse en terme de :

  • qualité des impressions : celle-ci est liée à la qualité de l’encre, au nombre de buses de la tête d’impression, au langages d’impression disponibles et au nombre de cartouches en prise pour la couleur (3 en général mais beaucoup plus pour les matériels destinés à de la production couleur de haute qualité)
  • productivité : celle-ci est liée à la qualité et la durabilité de l’entraînement papier, la vitesse de déplacement de la tête d’impression, la capacité des cartouches, la mémoire vive et la mémoire de stockage, sa compatibilité avec différents langages, la capacité du ou des bacs papier et la capacité du bac de réception des documents imprimés.

Très souvent vous n’en attendez que la capacité à imprimer rapidement (tout est relatif !) et de façon proche vos documents de tous les jours. Mais, le choix de ce type matériel n’est pas si simple qu’il y paraît et … il est discutable dans un cadre professionnel.

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Les impressions bureautiques coûtent cher aux entreprises et ont un impact environnemental avéré. Si l’application de pratiques d’impression simples (recto-verso, de documents couleurs en noir et blanc, mode économique / brouillon, …) réduit significativement le coût et l’empreinte écologique, la conception des documents est souvent une source de gâchis.

Abode propose le logiciel LeanPrint. Son objectif est double : optimiser la forme des documents à imprimer en un click, et réduire la consommation de toner. L’éditeur promet 40 % d’économies en moyenne par rapport à des documents non optimisés.

Une fois installé sur le poste de travail, ce logiciel fonctionne avec les principaux logiciels bureautiques : suite Microsoft Office, Adobe Reader, etc. Un bouton permet d’optimiser n’importe quel type de document avant de l’envoyer à l’impression. L’utilisateur a le choix entre deux modes : Super Saver et Toner Saver.

Le mode Super Saver remet en page le document afin de limiter le nombre de pages à imprimer et la quantité de toner nécessaire. Le mode Toner Saver ne touche pas à la mise en page mais optimise le document pour réduire l’utilisation de toner. Avant chaque impression, l’utilisateur peut vérifier la forme finale et obtient des informations sur les économies générées.

Les équipes d’administration informatique disposent d’une console centralisée qui consolide les gains des optimisations individuelles dans un tableau de bord global. Selon le site GreenBiz, LeanPrint coûte 99 dollars (75 euros) en licence perpétuelle ou 36 dollars (27 euros) pour un abonnement annuel. En France, le coût annuel moyen d’une impression bureautique est de l’ordre de 0,05 euros par page. La licence perpétuelle est donc rentable dès 1 500 pages économisées (soit 7 pages par jour).

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Len enjeux de la dématérialisation pour la gestion clients

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La dématérialisation des documents de l’entreprise fait partie des projets à courts termes de très nombreuses organisations privées et publiques. Elle est très souvent associée au traitement des factures clients ou fournisseurs. La commande client paraît peu prise en compte dans ces projets alors que sa dématérialisation pourrait être très profitable en termes d’optimisation de la gestion du poste client et de la relation client.

Si les entreprises sont très soucieuses du traitement des commandes, depuis leur saisie dans l’ERP jusqu’à leur facturation, la phase entre la réception de la commande et sa saisie dans le progiciel de gestion reste bien souvent un processus manuel peu optimisé. Pourtant, ce traitement manuel constitue une tâche fastidieuse, chronophage et source d’erreurs qui impacte directement la satisfaction clients tout en mobilisant des ressources précieuses qui pourraient être utilisées à des fins à plus forte valeur ajoutée tel que le service client.

Dans le même temps, les modes de réception des commandes clients se sont largement diversifiés (fax, mails, courriers,…), rendant du coup leur traitement plus complexe alors qu’il est stratégique.

La dématérialisation de ces commandes apporte des solutions concrètes à cette problématique. En effet, en supprimant la saisie manuelle, elle facilite le traitement automatique quel que soit le mode de réception. Cette automatisation apportera une amélioration de la qualité (minimisation des erreurs, traitement plus rapide,…), des gains de productivité, une plus grande traçabilité du flux. A terme, ces gains de traitement de la commande entraînera des encaissements plus rapide et donc une amélioration des flux de trésorerie. En dehors de ces avantages liés à la gestion clients, la dématérialisation entraîne des réductions de coûts de production et de stockage des documents papier.

En conclusion, après les factures clients et fournisseurs, la commande client devrait devenir le 3ème document à dématérialiser.

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La marché de l’impression en 2013

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Selon les chiffres d’IDC, au dernier trimestre 2013, le marché d’Europe de l’Ouest de l’impression a progressé de 5,5% par rapport à l’année précédente et ces hausses concernent aussi bien le créneau de l’impression laser que sur celui de l’impression jet d’encre.

Les ventes d’imprimantes ont ainsi atteint les 6,94 millions d’unités, soit une hausse de 360 000 unités par rapport à 2012. Cette hausse en unités s’accompagne d’une baisse des revenus de 7,9% en valeur. En effet, le marché demeurant hautement concurrentiel, les prix ont chuté.
Les ventes d’imprimantes jet d’encre ont notamment augmenté de 2,6% avec une belle hausse des ventes grand public (+8,6%). Le marché des matériels laser a été plutôt stable pour le 4ème trimestre 2013 mais cela peut s’expliquer par sa forte progression au 3ème trimestre.

Le marché français a quant à lui affiché une progression de 8,6% en unités lors de ce dernier trimestre 2013. Cette progression a également été soutenue par les matériels jet d’encre et par les matériels laser. En ce qui concerne le jet d’encre, la croissance est particulièrement due aux matériels à jet d’encre à destination des professionnels et des entreprises (+13,8%). Il faut également noter la progression remarquable des multifonctions couleur avec une hausse de 21% par rapport au 4ème trimestre 2012. Sur l’année entière et sur l’ensemble des segments, le marché français a progressé de 0,5%.

Sources : IDC Worldwide Quarterly Hardcopy Peripherals Tracker, February 2014

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Les enjeux de la maîtrise des coûts pour les TPE-PME

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Le premier baromètre American Express Cartes Business, dédié aux TPE-PME, mentionne comme préoccupation de leurs dirigeants par ordre de priorité : le maintien de leur chiffre d’affaires (50%), la maîtrise des coûts (48%) et la conquête de nouveaux clients (47%)

La crise génère des difficultés pour de nombreuses entreprises. Si leur première récation est de chercher à développer leur chiffre d’affaires ou à fidéliser leurs clients, elles oublient que maîtriser leurs coûts et les adapter à leurs prix de vente est un facteur de différenciation très important. Ainsi, entre deux entreprises sensiblement similaires, en nombre de salariés, marché et structure, celle qui maîtrisera ses coûts pour être en adéquation avec son prix de vente ou prix de marché aura un avantage concurrentiel qui lui assurera une meilleure rentabilité.

Les entreprises doivent apprendre à connaître leur environnement et le maîtriser pour espérer conquérir de nouveaux contrats et  faire des profits. Au lieu de subir les difficultés causées par cet environnement, il convient de mener une analyse précise de l’entreprise à tous les niveaux de l’organisation, de la production, de la gestion, des relations fournisseurs et clients. Au final, maîtriser ses dépenses, ajuster le volume de production et calculer ses coûts peut rapidement faire gagner de la rentabilité à l’entreprise.

Dans ce cadre, l’analyse et l’optimisation des coûts d’impression sont des actions qui peuvent être menées rapidement et donner à court terme des résultats significatifs. Elles peuvent être le prélude à un remaniement plus profond de l’organisation du travail, une ouverture vers la refonte de la relation client-fournisseur, un levier pour inscrire l’entreprise dans une démarche de développement durable.

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Audit des systèmes d’impression et utilisateurs

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Même si les clés de la réussite d’un audit des systèmes d’impression sont multiples, LA clé de la réussite et de la pérennité de l’optimisation est détenue par les utilisateurs.

Ils sont indispensables à l’établissement d’une image précise du parc et des usages. Chacun d’eux connaît parfaitement son environnement d’impression proche. Ces visions agglomérées et compilées donnent le diagnostic initial. Si leur parole est contrainte, mal comprise, pas entendue, déformée… l’image sera floue, déformée, fausse.

Lors de nos interventions sur les sites pour réaliser les inventaires ou animer les groupes d’entretiens avec les utilisateurs, très souvent, nous sommes confrontés à la méfiance, à l’inquiétude, à l’incompréhension des utilisateurs. Ces réactions sont d’autant plus légitimes qu’ils découvrent la démarche de l’audit par notre présence et ce que nous leur en disons. Bien sûr, une fois que nous avons expliqué les objectifs du projet, la démarche qui consiste à venir voir sur place, à écouter les avis, la parole se libère et les réactions sont plus détendues. Mais, il restera toujours quelque chose d’un peu négatif attaché à cet audit à cause de cette première impression : avez-vous entendu parler des 20 premières secondes qui constituent notre seule et unique chance de produire une bonne première impression ?

Bien sûr, l’audit sera tout de même réussi et le projet pourra tout de même atteindre ses objectifs mais l’énergie dépensée nécessaire pour « rattraper » ce premier faux pas aurait probablement pu être employée à des perspectives plus étendues.

La communication avant même toute opération liée à l’audit est donc indispensable. Elle est simple et peu coûteuse à mettre en place. Elle est porteuse du futur engagement des utilisateurs dans les changements qui les attendent.

Nous verrons dans notre prochain article comment les utilisateurs détiennent également la clé de la réussite de la mise en œuvre de l’optimisation.

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Dans de très nombreuses structures les contraintes budgétaires ont amené à prendre des mesures pour réduire les coûts d’impression. Mais, faute d’une vision globale du sujet, les objectifs ne sont pas atteints voire les budgets d’impression ont augmenté.

En effet, quand les directions optent pour une diminution des  achats de papier et de consommables sans autres mesures, les services adoptent des stratégies de contournement ou d’adaptation. Ces contraintes conduisent certaines directions à recourir à l’externalisation, tandis que l’absence de suivi ou de code d’identification par service rendent les copieurs en libre service attractifs y compris pour les gros tirages qui, s’ils devaient être dirigés vers l’atelier de reprographie, seraient comptabilisés.

Au final, la liberté dans le choix des moyens d’impression laissée aux directions conjuguée à un accès non maîtrisé à l’impression couleur conduit à une augmentation des coûts de fonctionnement globaux alors même que le volume global des impressions baissent.

L’audit permet d’éviter cet écueil car il englobe la totalité des moyens d’impression et définit une stratégie globale d’accès aux outils : maîtrise de la couleur, optimisation de l’utilisation de l’atelier de reprographie, externalisation maîtrisée…

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Optimiser les services

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La standardisation et la consolidation des périphériques d’impression de l’entreprise constituent une solution courante et efficace pour réduire les coûts de maintenance et de consommation. Au fil des années, les entreprises accumulent des imprimantes laser, télécopieurs, et copieurs de divers modèles. Les remplacer par un nombre équilibré de modèles multifonctions efficaces est généralement une solution avec des économies de gestion conséquentes.

De nombreux projets d’optimisation de l’impression passent également par l’optimisation des services liés à la maintenance et aux consommables. Un moyen efficace de le faire consiste à externaliser une partie ou tous les services d’impression à des professionnels spécialisés, fournisseurs de services d’impression ou fournisseurs d’imprimantes et de multifonctions. Les services sont proposés selon différents modèles de contrat tels que la location financière assortie d’une maintenance à la page ou un« coût par page » global qui peuvent couvrir l’approvisionnement en consommables, la maintenance des matériels, le support d’aide en ligne – tous efficacement soutenus par des outils d’administration des imprimantes.

L’enjeu est bien de dimensionner les services aux besoins de la structure tout comme nous cherchons à dimensionner le parc de systèmes d’impression. En effet, certains de ces services (reportings, paramétrages standards,…) n’engendrent pas forcément de coûts supplémentaires et sont implémentés dans l’offre de base des prestataires. Mais d’autres services sont tarifés (paramétrages particuliers, gestion automatique des consommables, délais d’intervention hors normes,…) et il convient alors de comparer ce surcoût aux coûts internes (souvent cachés) qui y sont liés et à l’amélioration de la productivité du parc et du service rendu aux utilisateurs.

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Recycler ses propres impressions

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Les constructeurs de systèmes d’impression cherchent à limiter les impacts de leurs matériels sur l’environnement et la consommation de ressources naturelles : green washing ou réelle préoccupation, je vous en laisse juges.

Dans cette course, Toshiba vient de marquer des points en lançant un multifonction capable d’effacer l’encre sur les documents. Ce système fonctionne avec un toner spécial qui s’efface en passant dans un four à haute température. Le MFP ressemble à tous les autres mais est doté de ce four supplémentaire. Le procédé permettrait de réimprimer jusqu’à 5 fois sur la même feuille générant ainsi de substantielles économies de papier.

De nombreux documents imprimés pourraient être traités de cette manière. Ainsi tous les documents destinés à une lecture immédiate, tous ceux destinés à la prévisualisation, ceux distribués lors de réunions et bien d’autres sont jetés après usage, ils pourraient directement être recyclés dans l’entreprise. Par contre, les documents destinés à être annotés ou archivés à des fins de conservation ne sont pas concernés.

Reste à connaître le bilan énergétique d’une telle machine : 2 fours (un pour l’impression, l’autre pour l’effacement) génèrent forcément une surconsommation électrique.

De plus, le procédé n’aura-t-il pas tendance à dédouaner les utilisateurs des pratiques d’impression responsables qu’ils commencent à acquérir ?

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La réduction des coûts d’impression

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La réduction des coûts d’impression est possible pour tous les types d’entreprises. Même les PME peuvent en bénéficier sans faire de gros investissements mais en adoptant quelques bonnes pratiques dans leurs achats et leurs usages.

Les impératifs économiques (et écologiques) amènent de nombreuses entreprises à s’interroger sur les volumes et les coûts de leurs impressions. Réduire ses coûts d’impression passe bien par une réduction du TCO et  par une réduction des volumes.

La réduction du TCO passe d’abord par la connaissance du TCO actuel. Cela peut paraître évident et pourtant de nombreuses entreprises ignorent encore combien leur coûte une page. Cela passe aussi par une meilleure adéquation des équipements avec les besoins réels. Là encore, la connaissance du parc actuel, des solutions logicielles associées, des services complémentaires et l’évaluation des besoins réels sont incontournables. Autre point sensible et fort levier d’économies, la négociation des prix et contrats (location, maintenance, achats, formation…) doit, comme dans le secteur public, non pas rechercher le moins disant mais bien le mieux disant.

La réduction des volumes devrait s’accélérer dans les entreprises car de nombreuses solutions sont à leur disposition. D’abord des solutions de gestion d’impression (impression sécurisée, routage,…) mais aussi des solutions de gestion de documents qui favorisent la numérisation et amènent donc une diminution des flux de documents papier au profit de flux numériques. L’arrivée de nouveaux supports comme les tablettes facilement transportables et qui fournissent un bon confort de lecture va aussi sans doute contribuer à accélérer cette mutation.

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