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Conseils pour réduire vos coûts d'impression

Impressions par badges et administrations publiques

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Les administrations sont souvent des lieux ouverts au public avec un grand nombre de bâtiments et de sites d’implantation. Ces lieux accueillant de nombreux visiteurs, les organisations doivent veiller à ce que les personnes non habilitées n’aient pas accès aux documents contenant des informations confidentielles. Elles doivent également sensibiliser leurs agents à des pratiques responsables en termes de sécurité.

Les documents imprimés sur les imprimantes ou les multifonctions situés dans les couloirs peuvent être égarés, récupérés par des utilisateurs non autorisés ou lus par des visiteurs (26% des salariés français ont trouvé des documents confidentiels sur une imprimante ou un photocopieur). Le secteur public et les administrations cherchent constamment  à empêcher les fuites de documents internes contenant des informations sensibles et à contrôler les opérations d’impression sur les appareils multifonctions.

De plus, ces organisations sont financées par des fonds publics et sont soumises à une importante pression budgétaire. Leurs autres préoccupations sont donc également de pouvoir gérer les coûts de façon détaillée, d’empêcher les impressions inutiles et de s’inscrire dans une démarche de protection de l’environnement. Or, sans une gestion d’impression centralisée, il est impossible de contrôler entièrement les opérations d’impression et d’imputer les coûts aux différentes directions et aux différents services.

Les administrations publiques peuvent compter entre plusieurs dizaines et plusieurs milliers d’employés. Si certains disposent encore de leur propre imprimante dans leur bureau, ils sont de plus en plus nombreux à utiliser des imprimantes multifonctions situées dans les couloirs accessibles à presque tout le monde, y compris les usagers. Il est donc essentiel de pouvoir contrôler l’accès aux documents par le biais d’une authentification. De plus, comme les employés peuvent travailler à différents étages voire dans plusieurs bâtiments, il est utile pour eux de pouvoir imprimer leurs documents où qu’ils soient, et à tout moment.

Les agents sont de plus en plus familiers de l‘utilisation de badges (pour l’accès aux bâtiments, pour l’enregistrement de présence, pour la restauration collective,…). Ces utilisations peuvent tout à fait être étendues à l’authentification pour impression sécurisée. Cette méthode s’avère beaucoup plus efficace et fiable que les codes utilisateurs. En effet, les codes ne restent pas confidentiels très longtemps alors que le badge est personnel et engage la responsabilité de son détenteur. De plus la lecture du badge est plus rapide et plus simple que la saisie d’un code assez long (si l’on veut vraiment sécuriser l’impression 4 chiffres ne sont pas suffisants) sur un clavier.

Comme toutes les opérations d’optimisation de l’usage des moyens d’impression, la mise en place de cette authentification par badges nécessite un accompagnement des utilisateurs. Il sera d’autant plus important que très souvent les utilisateurs ne sont pas du tout sensibilisés aux enjeux de la sécurité documentaire.

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Une politique papier ?

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Dans leurs activités tertiaires (back office), les entreprises surconsomment souvent le papier sans en avoir vraiment conscience. Pourtant, une politique papier ambitieuse présente de nombreux avantages sociétaux.

Au niveau mondial, nous consommons plus de 400 millions de tonnes de papier/carton par an. Or, contrairement à ce que nous promettait l’informatique, cette consommation ne cesse de progresser. Les prévisionnistes nous annoncent une hausse de 20 % d’ici à 2020. En France, un employé de bureau consomma en moyenne 55 Kg de papier ramette soit une moyenne de 50 feuilles par jour. Ainsi, pour une organisation de 100 personnes, le budget papier peut aller jusqu’à 25 000 € par an.

Or, cette consommation a des forts impacts environnementaux :

  • Pour fabriquer une ramette de papier,  il faut plus de 7 Kg de bois. Ainsi, l’industrie papetière consomme 40 à 50 % des volumes de coupes dans le monde.
  • Cette industrie est la 5ème plus grosse industrie consommatrice d’énergie au monde.

  • Fabriquer une ramette de papier nécessite 130 litres d’eau.
  • La fabrication d’une ramette rejette l’équivalent de 2,6 Kg de CO2 dans l’atmosphère.

Résultat de notre consommation de papier, 80 % de nos poubelles de bureau sont remplies de papier. En effet, en France, seuls 15 % des papiers de bureau sont recyclés.

Ainsi, mettre en place une politique papier en entreprise s’impose. Elle apporte de nombreux avantages :

  • Elle permet de se mettre en conformité avec la règlementation qui prévoit que le papier doit être valorisé.
  • Elle permet de diminuer les coûts d’achat de papier.
  • Elle permet également de diminuer les dépenses liées aux systèmes d’impression (consommables, acquisition, maintenance,…)
  • De plus, pour la société dans son ensemble, le bénéfice environnemental du recyclage se situe entre 211 et 408 € par tonne de papier/carton recyclé en comparaison à la tonne de papier/carton éliminée par enfouissement/ incinération.
  • Elle permet de diminuer l’impact environnemental de votre organisation  (économie d’eau, baisse des émissions de CO2, moins de déchets…).
  • Elle engendrera une sensibilisation des collaborateurs à une attitude « durable » qui s’inscrira pleinement dans une démarche RSE et/ou un agenda 21.
  • Elle permettra de valoriser l’image de votre organisation auprès des tiers (clients, partenaires,…) en vous fournissant un support de communication sur un aspect concret de votre démarche globale de développement durable.

Bien sûr comme tout changement, la mise en œuvre d’une politique papier ne se fera pas par simple claquement de doigts mais la maîtrise de la ressource papier ne pourra se faire que si une vraie politique papier est engagée.

Sources : Riposte verte

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Rationalisation des matériels …et des impressions

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La rationalisation du parc de systèmes d’impression, maintenant tout le monde voit à peu près en quoi cela consiste : limiter les imprimantes personnelles, dimensionner les matériels centralisés en fonction des besoins réels, maîtriser l’implantation de matériels couleur, prévoir les accessoires qui amèneront productivité et confort (bacs papier supplémentaires, modules de finition,…), …

Mais rationaliser les impressions voilà qui est souvent plus flou. La principale difficulté et elle est de taille c’est le temps. Très souvent (toujours ?) les projets de rationalisation doivent être menés dans l’urgence : la location des multifonctions en parc arrive à terme, le déménagement du site est prévu pour dans 6 semaines, l’accord-cadre ou le marché d’achat des imprimantes doit faire l’objet d’une nouvelle consultation avant la fin du trimestre… Dans ces conditions, la seule rationalisation des impressions possibles est celle qui consiste à instaurer le recto-verso comme norme et à imposer le N&B par défaut. Au mieux, le routage de certains volumes vers l’atelier de reprographie (quand il existe) pourra être mis en place. Ce sont déjà des pistes intéressantes et importantes, mais il est impossible de s’interroger sur la pertinence de telle impression récurrente et de son mode de production.

C’est pourtant bien l’analyse de ces flux (au moins les principaux) qui permettra de vraiment rationaliser les impressions et d’accompagner les utilisateurs vers de nouvelles pratiques.

Alors même si la période des vœux est passée, ASSPI souhaite que tous ceux qui sont en charge de ces projets de rationalisation aient plus de temps devant eux.

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Audit impression et utilisateurs

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Vous l’avez sûrement compris si vous suivez les publications de ASSPI (sinon, nous vous invitons à faire un tour dans nos archives), nous sommes très attachés à la prise en compte des utilisateurs dans l’audit d’impression. Nous sommes convaincus qu’un projet d’optimisation ne peut réussir sans eux.

Bien sûr, l’utilisateur souhaite toujours avoir un système d’impression au plus près de lui. Bien sûr, l’utilisateur a toujours un besoin « impérieux » d’imprimer en couleur. Bien sûr, ses impressions sont ultra confidentielles. Nous avons tous rencontré cet utilisateur lors de nos missions et, pour ma part, je n’ai jamais mené de projets sans que cet utilisateur ne s’exprime haut et fort.

Mais il y a aussi les utilisateurs qui connaissent parfaitement les circuits d’information de l’entreprise, ceux qui ont déjà identifié les points sensibles et les pistes d’amélioration, ceux qui ont déjà pris conscience de l’enjeu du « papier ». Ces utilisateurs là sont des mines d’informations et de bon sens. Ne pas les écouter, ne pas les consulter serait non seulement se priver de leur avis avisé mais aussi les amener à freiner le projet, voire à le faire échouer.

Il y a aussi les utilisateurs qui, une fois informés et impliqués dans le projet d’optimisation, se l’approprient et en deviennent les ambassadeurs. Ils n’hésitent pas à s’autosaisir de leur bâton de pèlerin pour porter la bonne parole jusque dans les contrées les plus reculées que sont les bureaux individuels. Ils deviennent les relais de la communication, de la connaissance et des bons usages. Qui peut se passer de ces aides précieuses dans les grandes organisations ?

La décision tranchée d’une rationalisation mathématique semble facile à prendre dans un bureau isolé des services. Elle est certes plus simple et génère plus d’économies théoriques qu’une véritable concertation,… sur le papier. Parce que dans la réalité, elle ne génèrera certainement pas les économies calculées car le terrain a une fâcheuse tendance à ne pas respecter les calculs mathématiques si les utilisateurs ont le sentiment que les économies se font sur leur dos. Parce que dans la réalité, ce qui semble idéal sur le papier peut rapidement se transformer en cauchemar pour tous si les besoins réels ont été mal évalués.

Audit d’impression et  implication des utilisateurs devraient être indissociables. Un logiciel de tracking ne dira pas que l’utilisation du papier à entête pose problème à cette assistante qui n’a qu’un bac papier sur sa petite imprimante…

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Et la parole des utilisateurs ?

Les enjeux de la maîtrise des coûts pour les TPE-PME

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Le premier baromètre American Express Cartes Business, dédié aux TPE-PME, mentionne comme préoccupation de leurs dirigeants par ordre de priorité : le maintien de leur chiffre d’affaires (50%), la maîtrise des coûts (48%) et la conquête de nouveaux clients (47%)

La crise génère des difficultés pour de nombreuses entreprises. Si leur première récation est de chercher à développer leur chiffre d’affaires ou à fidéliser leurs clients, elles oublient que maîtriser leurs coûts et les adapter à leurs prix de vente est un facteur de différenciation très important. Ainsi, entre deux entreprises sensiblement similaires, en nombre de salariés, marché et structure, celle qui maîtrisera ses coûts pour être en adéquation avec son prix de vente ou prix de marché aura un avantage concurrentiel qui lui assurera une meilleure rentabilité.

Les entreprises doivent apprendre à connaître leur environnement et le maîtriser pour espérer conquérir de nouveaux contrats et  faire des profits. Au lieu de subir les difficultés causées par cet environnement, il convient de mener une analyse précise de l’entreprise à tous les niveaux de l’organisation, de la production, de la gestion, des relations fournisseurs et clients. Au final, maîtriser ses dépenses, ajuster le volume de production et calculer ses coûts peut rapidement faire gagner de la rentabilité à l’entreprise.

Dans ce cadre, l’analyse et l’optimisation des coûts d’impression sont des actions qui peuvent être menées rapidement et donner à court terme des résultats significatifs. Elles peuvent être le prélude à un remaniement plus profond de l’organisation du travail, une ouverture vers la refonte de la relation client-fournisseur, un levier pour inscrire l’entreprise dans une démarche de développement durable.

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Gisements d’économies dans les organisations publiques

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Les vœux du Président de la République et de très nombreuses autres déclarations ont fait état de la nécessité de faire des économies tant au niveau de l’État que des collectivités territoriales.

Certaines dépenses sont incompressibles, d’autres subiront nécessairement une hausse mais il existe effectivement des gisements d’économies à exploiter.

Il ne s’agit pas de se lancer dans la « fracturation hydraulique » au risque de détruire ou détériorer les éléments environnants pour extraire quelques milliers d’Euros d’un côté au risque de devoir en dépenser le double ailleurs pour compenser les dégâts.

Les budgets liés aux impressions sont de bons exemples de gisements facilement accessibles et exploitables pour peu qu’ils fassent l’objet de projets à part entière.

Dans les organisations publiques et notamment dans les collectivités territoriales, les ressources (temps, compétences,…) manquent pour mettre en œuvre de tels projets. Ils sont pourtant indispensables.

La tentation peut alors être grande de confier l’étude nécessaire au prestataire en place ou à un prestataire très motivé pour devenir le futur partenaire, tous deux uniquement soucieux de remporter le prochain marché au mieux des intérêts de leur entreprise. D’autres seront tentés de mener le projet en interne, en raccourcissant les phases de diagnostic au prétexte que le parc est connu, en allant directement à la mise en place de règles mathématiques du genre 1 matériel d’impression pour 6 personnes.

Ces 2 « solutions » s’apparentent à la fracturation hydraulique : les utilisateurs n’ayant pas été entendus et informés ne vont pas comprendre les objectifs du changement, vont le vivre comme une contrainte et vont donc chercher (et souvent réussir) à la contourner (achat de matériels sur des budgets de fonctionnement du service, impressions confiées à des prestataires extérieurs, mauvaise utilisation des matériels et gaspillage,…) ; les choix de matériels inadaptés aux besoins des utilisateurs engendrent des pertes de temps, des pertes d’informations, voire des dysfonctionnements dans les services, leur impact peut aller jusqu’à une augmentation des risques psycho-sociaux pour les agents ce qui génèrera des coûts liés à l’absentéisme, au traitement de ces risques (coaching, communication,…) ; la relation avec le prestataire qui aura réalisé l’étude sera faussée car les négociations seront déséquilibrées à son profit, il imposera relativement facilement ses propres choix excluant ou rendant difficile la mise en concurrence.

Pourtant le rendement de ces gisements d’économies est à la fois rapide et relativement lent. En effet, l’étude nécessaire à une exploitation rationnelle et efficace demande plusieurs semaines, la communication nécessaire au succès du projet nécessite également du temps et la consultation des différents partenaires possibles est soumise à des délais incontournables. Mais, même si ces étapes demandent le plus souvent au minimum 3 mois, les économies sont immédiates dès la mise en place effective de la nouvelle politique d’impression et elles progressent rapidement à condition d’en assurer un suivi régulier et rigoureux.

De plus, loin de générer des détériorations d’autres secteurs avoisinants, l’exploitation de ces gisements d’économies peut engendrer des effets positifs au-delà de la sphère des impressions (prise de conscience de la nécessité de s’interroger sur ses propres pratiques, sensibilisation au développement durable, implication des personnes, …).

Pour conclure, nos vœux pour 2014 : nous ne pouvons que vous engager à mener des projets de gestion rationnelle des impressions dans une optique d’économies durables.

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La mise en place de votre nouvelle politique d’impression s’est bien passée. Vous avez su éviter tous les écueils liés aux utilisateurs. Pourtant, si vous faites un diagnostic des usages 3 mois après la mise en œuvre concrète de l’optimisation, vous serez surpris (et pas agréablement) de constater que nombre d’utilisateurs ont repris leurs bonnes (tout est relatif) vieilles habitudes

  • ils impriment à nouveau tout en recto-simple parce que c’est trop compliqué de se demander ce qui doit être en recto et ce qui peut être en recto-verso.
  • ils impriment à nouveau leurs mails parce qu’on ne sait jamais
  • ils recommencent à imprimer les documents reçus pour les archiver au format papier parce qu’on ne sait jamais…

Le fameux « on ne sait jamais » combiné au non moins fameux « on a toujours imprimé ce document » coûtent des fortunes aux entreprises et administrations.

Conclusion, la communication à priori est primordiale, la communication pendant la mise en œuvre est capitale et la communication de rappel régulière est indispensable.

Il faudra réactiver sans cesse les nouveaux usages, peut-être les remettre en cause s’ils ne trouvent pas leur légitimité auprès des utilisateurs. Il faudra faire en sorte qu’ils deviennent les futurs « on n’a jamais imprimé ce document ».

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En 2013, nous avons vu que les utilisateurs pouvaient faciliter ou fausser l’étude préalable à l’optimisation du parc de systèmes d’impression.

En ce début 2014, penchons-nous sur leur influence quant à la mise en œuvre de cette optimisation.

Cette mise en œuvre passe très souvent par le déploiement partiel ou complet d’un nouveau parc de matériels. L’état d’esprit et l’implication des utilisateurs sont primordiaux dans cette phase. En effet, ils se libèreront pour les formations (ou pas), ils y seront actifs et demandeurs (ou pas), les premiers temps ils s’entraideront (ou pas), ils feront en sorte que les nouveaux matériels soient alimentés en consommables (ou pas)… Le pouvoir de « nuisance » d’un utilisateur mécontent, incompris est énorme. Le pouvoir d’entraînement et de contagion d’un utilisateur conquis est important mais plus faible.

Ces difficultés doivent être anticipées. La communication à priori est primordiale. La communication juste avant le déploiement et pendant est capitale.

Il convient également de repérer les situations qui pourraient poser problème et y porter un soin particulier de pédagogie et de persuasion.

Nous verrons la semaine prochaine que pour que l’optimisation et ses fruits soient pérennes, il faut encore compter avec les utilisateurs.

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Même si les clés de la réussite d’un audit des systèmes d’impression sont multiples, LA clé de la réussite et de la pérennité de l’optimisation est détenue par les utilisateurs.

Ils sont indispensables à l’établissement d’une image précise du parc et des usages. Chacun d’eux connaît parfaitement son environnement d’impression proche. Ces visions agglomérées et compilées donnent le diagnostic initial. Si leur parole est contrainte, mal comprise, pas entendue, déformée… l’image sera floue, déformée, fausse.

Lors de nos interventions sur les sites pour réaliser les inventaires ou animer les groupes d’entretiens avec les utilisateurs, très souvent, nous sommes confrontés à la méfiance, à l’inquiétude, à l’incompréhension des utilisateurs. Ces réactions sont d’autant plus légitimes qu’ils découvrent la démarche de l’audit par notre présence et ce que nous leur en disons. Bien sûr, une fois que nous avons expliqué les objectifs du projet, la démarche qui consiste à venir voir sur place, à écouter les avis, la parole se libère et les réactions sont plus détendues. Mais, il restera toujours quelque chose d’un peu négatif attaché à cet audit à cause de cette première impression : avez-vous entendu parler des 20 premières secondes qui constituent notre seule et unique chance de produire une bonne première impression ?

Bien sûr, l’audit sera tout de même réussi et le projet pourra tout de même atteindre ses objectifs mais l’énergie dépensée nécessaire pour « rattraper » ce premier faux pas aurait probablement pu être employée à des perspectives plus étendues.

La communication avant même toute opération liée à l’audit est donc indispensable. Elle est simple et peu coûteuse à mettre en place. Elle est porteuse du futur engagement des utilisateurs dans les changements qui les attendent.

Nous verrons dans notre prochain article comment les utilisateurs détiennent également la clé de la réussite de la mise en œuvre de l’optimisation.

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Gérer un parc de systèmes d’impression n’est pas de tout repos. Ceux qui remplissent cette mission dans les organisations, quelle que soit leur taille, le savent.

La première difficulté résulte souvent de l’organisation même. En effet, il est difficile d’avoir une vision globale et exhaustive lorsque les imprimantes sont gérées par l’informatique, les copieurs et les consommables par les moyens généraux et le parc de chaque site géré indépendamment par chaque site.

La deuxième difficulté résulte des pratiques très différentes des fournisseurs : les imprimantes sont très souvent achetées, sous garantie, nécessitant l’achat des consommables, les copieurs sont très souvent loués, sous maintenance avec des engagements de services et la fourniture de consommables incluse dans le prix de cette maintenance. Ces différences génèrent des difficultés à gérer les fins de vie de parc (que faire des imprimantes en fin de vie ?), à gérer la continuité de service aux utilisateurs, à calculer un coût à la page selon les technologies,…

De nombreux autres obstacles se dressent devant celui qui voudrait ou devrait piloter le parc de systèmes d’impression : manque de ressources, opacité de la facturation,…

Quand le nombre de machines devient relativement important, quand elles sont dispersées sur divers sites, quand les relations avec les fournisseurs ne sont pas satisfaisantes, quand des décisions s’imposent à court ou moyen terme,… il peut être particulièrement pertinent et efficace de faire appel à un partenaire externe, neutre et expert.

Il lèvera les obstacles, il libèrera les équipes internes qui pourront se consacrer à d’autres tâches, …

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